с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.6.18. Оттиск печати.
Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
3.6.19. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверяющий штамп "Копия верна" (находится в отделе делопроизводства ДОСД), должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства.
Например:
оттиск штампа "Копия верна"
Начальник
отдела делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия
Дата оттиск гербовой
печати
Копии кадровых документов заверяются в отделе кадров.
3.6.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером N 10 и включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
И.О. Фамилия
123-12-23
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
3.6.21. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Министерства, в котором исполнен документ.
Результаты исполнения документов переносятся в САД немедленно.
3.6.22. Отметка о поступлении документа.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК). На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма полученного документа распечатывается регистрационная отметка, включающая входящий регистрационный номер документа, дату поступления, сокращенное наименование Министерства, количество листов, экземпляров документа и приложений к нему, а также штрих-код с уникальным буквенно-цифровым идентификатором.
3.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.7.1. Приказ
3.7.1.1. Основным нормативным правовым актом Министерства является приказ.
Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Министерства.
Проекты приказов готовятся структурными подразделениями Министерства на основании поручений Министра и его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров ДОСД на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на директоров Департаментов Министерства, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел делопроизводства ДОСД.
Правовая экспертиза проекта приказа на его соответствие действующему законодательству Российской Федерации, правилам русского языка и редактирование проекта приказа осуществляется Департаментом правового обеспечения.
3.7.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений Министерства, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также директором Департамента правового обеспечения и начальником или заместителем начальника отдела делопроизводства ДОСД. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов по основной деятельности визируются всеми заместителями Министра (последовательность расположения виз рассматривается в п. 3.7.1.5 настоящей Инструкции по делопроизводству).
Завизированные проекты приказов передаются в отдел делопроизводства ДОСД (список рассылки прилагается), начальник отдела делопроизводства ДОСД передает завизированные приказы на подпись Министру.
3.7.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и предоставляются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Справка подписывается руководителем структурного подразделения Министерства, ответственного за разработку проекта приказа. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.
Структура регистрационных номеров приказов следующая:
хх - приказы по основной деятельности;
хх-к - приказы по личному составу;
хх-н - приказы об установлении надбавок к должностным окладам;
хх-п - приказы о награждении;
хх-ком - приказы по командировкам.
3.7.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается директором или заместителем директора Департамента.
В случае необходимости регистрации приказа в Министерстве юстиции Российской Федерации в указателе рассылки указывается Минюст России с пометкой "для регистрации".