Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.
2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.
2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп.2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.
Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.
На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.
2.4. Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в в соответствии с приложением 3.
2.5. Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду предприятия.
2.6. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета.
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Рекомендуемое
Форма 1
Инвентарная книга
 | |
| 650 × 353 пикс. Открыть в новом окне | |
Форма 2
Карточка учета документов (лицевая сторона)
 | |
| 650 × 476 пикс. Открыть в новом окне | |
Форма 2а
Карточка учета документов (оборотная сторона)
 | |
| 650 × 479 пикс. Открыть в новом окне | |
Форма 2б
Карточка учета документов (лицевая сторона вторых и последующих листов)
 | |
| 650 × 470 пикс. Открыть в новом окне | |
Форма 2в
Карточка учета документов (оборотная сторона вторых и последующих листов)
 | |
| 652 × 460 пикс. Открыть в новом окне | |
Форма 3
Абонентская карточка (лицевая сторона)
 | |
| 650 × 469 пикс. Открыть в новом окне | |
Форма 3а
Абонентская карточка (оборотная сторона)
 | |
| 650 × 451 пикс. Открыть в новом окне | |
Примечание. В карточке учета документов указывают:
1) в графе "Вид документа" формы 2 - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;
2) в графе "Разовые выдачи" формы 2а - абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рекомендуемое
ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ
1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.