дата проставления апостиля (пункт 6 апостиля);
фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего или удостоверившего (засвидетельствовавшего) официальный документ (пункты 2 и 3 апостиля соответственно);
фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль (пункт 7 апостиля);
реквизиты документа, подтверждающего уплату государственной пошлины за проставление апостиля (если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в графе 5 журнала регистрации апостиля указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины).
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый официальный документ.
Журнал регистрации апостиля ведется в электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем).
При технических сбоях автоматизированной информационной системы журнал регистрации апостиля ведется в бумажном виде.
102. Результатом предоставления административной процедуры является передача документов специалисту, уполномоченному выдавать документы.
Выдача или отправка официальных документов заявителю
103. Основанием для начала административной процедуры является поступление официальных документов с проставленным апостилем специалисту, уполномоченному выдавать документы.
104. Выдача документов осуществляется заявителю или его представителю при предъявлении расписки о приеме официальных документов и документа, удостоверяющего личность. В случае утраты расписки документы выдаются заявителю при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, или его представителю (при предъявлении доверенности от заявителя, в том числе в простой письменной форме).
105. Специалист, уполномоченный выдавать документы, знакомит заявителя (его представителя) с перечнем выдаваемых официальных документов. Заявитель (его представитель) расписывается в получении документов в соответствующей графе журнала регистрации апостиля. При ведении в электронном виде журнала регистрации апостиля специалист, уполномоченный выдавать документы, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приеме документов заявителем, для проставления заявителем даты и подписи.
Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.
106. В случае поступления официальных документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный выдавать документы, готовит проект письма об отправке официальных документов и передает проект письма с приложением официальных документов на подпись уполномоченному должностному лицу.
107. Уполномоченное должностное лицо подписывает письмо и передает специалисту, уполномоченному выдавать документы.
108. Специалист, уполномоченный выдавать документы, передает письмо с приложением официальных документов в структурное подразделение Минюста России или его территориального органа, ответственное за документационное обеспечение, для отправки заявителю.
Максимальный срок выполнения административного действия - один рабочий день.
109. После отправки официальных документов заявителю специалист, уполномоченный выдавать документы, вносит в графу 6 журнала регистрации апостиля отметку об отправке документов заявителю с указанием даты отправки.
Отказ в проставлении апостиля
110. Основанием для начала данной административной процедуры является установление специалистом, уполномоченным на составление апостиля, наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 33 Административного регламента.
111. Специалист, уполномоченный на составление апостиля, сообщает уполномоченному должностному лицу об установленных основаниях для отказа в проставлении апостиля в срок, не превышающий одного рабочего дня с момента выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 79 Административного регламента.
112. Уполномоченное должностное лицо рассматривает основания для отказа в проставлении апостиля, установленные специалистом, уполномоченным на составление апостиля.
Максимальный срок выполнения административного действия - один рабочий день.
113. В случае принятия уполномоченным должностным лицом решения об отказе в проставлении апостиля специалист, уполномоченный на составление апостиля, сообщает заявителю об установленных основаниях для отказа в проставлении апостиля на личном приеме или при обращении заявителя по телефону за информацией о ходе предоставления государственной услуги.
114. При возврате официальных документов заявителю на личном приеме специалист, уполномоченный на составление апостиля, разъясняет заявителю установленные основания для отказа в проставлении апостиля и порядок обжалования принятого решения об отказе, возвращает заявителю представленные документы и вносит в графу 7 журнала учета входящих документов для проставления апостиля запись об установленном основании для отказа в проставлении апостиля.
115. Заявитель расписывается в получении документов и проставляет дату их получения в графе 7 журнала учета входящих документов для проставления апостиля. При ведении в электронном виде журнала учета входящих документов для проставления апостиля специалист, уполномоченный выдавать документы, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приеме документов заявителем, для проставления заявителем даты и подписи.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 минут.
116. По требованию заявителя, получающего официальные документы на личном приеме, специалист, уполномоченный на составление апостиля, готовит проект письма заявителю об отказе в проставлении апостиля.
В проекте письма специалист, уполномоченный на составление апостиля, излагает установленные основания для отказа в проставлении апостиля, а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения.
117. Специалист, уполномоченный на составление апостиля, передает проект письма с приложением официальных документов на подпись уполномоченному должностному лицу.
118. Уполномоченное должностное лицо подписывает письмо об отказе в проставлении апостиля и передает специалисту, уполномоченному выдавать документы.
119. По требованию заявителя специалист, уполномоченный выдавать документы, выдает письмо об отказе в проставлении апостиля с приложением представленных официальных документов заявителю лично или передает в структурное подразделение Минюста России или его территориального органа, ответственное за документационное обеспечение, для отправки заявителю.
Максимальный срок выполнения административного действия - один рабочий день.
120. Заявитель расписывается в получении письма и официальных документов и проставляет дату их получения в графе 7 журнала учета входящих документов для проставления апостиля. При этом специалистом в графе 7 делается отметка с указанием реквизитов письма об отказе в проставлении апостиля.
121. При ведении в электронном виде журнала учета входящих документов для проставления апостиля специалист, уполномоченный выдавать документы, распечатывает строку журнала, соответствующую записи о приеме документов заявителем, для проставления заявителем даты и подписи.
Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.
IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия ими решения
122. Текущий контроль за соблюдением порядка предоставления государственной услуги осуществляется на постоянной основе должностными лицами Минюста России (его территориальных органов), ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, а также путем проведения руководителем структурного подразделения Минюста России (его территориального органа), осуществляющего полномочия по предоставлению государственной услуги, проверок исполнения специалистами и уполномоченными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.
123. Для текущего контроля используются сведения, полученные в системе электронного документооборота, служебная корреспонденция Минюста России, устная и письменная информация специалистов и уполномоченных должностных лиц.
124. О случаях и причинах нарушения сроков, последовательности и содержания административных процедур (действий) специалисты и уполномоченные должностные лица немедленно информируют руководителя структурного подразделения Минюста России (его территориального органа), осуществляющего полномочия по предоставлению государственной услуги, а также предпринимают срочные меры по устранению нарушений.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги
125. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц Минюста России или его территориального органа.
126. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Минюста России или его территориальных органов) и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
127. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав граждан и организаций виновные лица привлекаются к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации.
128. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются федеральные государственные гражданские служащие Минюста России или его территориального органа.
129. Проверка осуществляется на основании приказа Минюста России (территориального органа Минюста России).
Результаты проверки оформляются в акте, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Акт подписывают председатель, члены комиссии и руководитель структурного подразделения Минюста России (территориального органа Минюста России), осуществляющего полномочия по предоставлению государственной услуги.
Проверяемые лица под роспись знакомятся с актом, после чего указанный акт помещается в соответствующее номенклатурное дело.