- Выставляет договор с приложениями в СЭД на согласование.
- Контролирует соблюдение сроков согласования сторонами.
- При выставлении согласующими лицами замечаний, осуществляет их устранение, после чего выставляет договор на повторное согласование.
- По завершении цикла согласований дает распоряжение в ДОУ провести распечатку и организовать подписание договора.
- Контролирует подписание договоров сторонами. Вносит данные в программу 1С и СЭД и контролирует перевод договора в статус действующего.
4.1.3. При организации закупок без проведения тендера:
- Запрашивает и анализирует предложения компаний, реализующих материалы, оборудование, комплектующие.
- Принимает от поставщика счета на оплату. Проводит анализ цен, согласно информации о среднерыночной стоимости оборудования, материалов, комплектующих по данным интернет-источников. Направляет счет на согласование руководителю организации и СЭД, либо иному лицу, уполномоченному органами управления общества для выполнения функций ЕИО.
- После получения согласования, направляет поставщику бланки стандартного договора. Контролирует соответствие указанной в договоре информации о количестве требуемых материалов, комплектующих и оборудования, сроках поставки, и особых условиях, данным заявок. Контролирует подписание договора сторонами. Вносит данные в программу 1С и СЭД и контролирует перевод договора в статус действующего.
4.1.4. Контролирует сроки поставок.
- Запрашивает у Поставщика информацию о своевременности поставок.
- При необходимости согласует изменения сроков поставок, замену оборудования, материалов, комплектующих изделий с авторами заявок, оформляя в СЭД служебную записку с обоснованием причин.
- Оформляет дополнительные соглашения к договорам.
4.2. Осуществляет приемку оборудования, материалов, комплектующих, либо организует их доставку.
- Контролирует правильность заполнения и комплектность документации: накладных, счёт-фактур, универсальных передаточных документов, сертификатов и паспортов качества на каждую отгруженную единицу (партию) материальных ценностей.
- Контролирует соответствие доставленных (либо полученных на складе поставщика) материалов, комплектующих и оборудования по заключенной спецификации.
- Осуществляет приемку и осмотр поставленных материалов, комплектующих и оборудования, проверяя, количество, качество и комплектность.
- При поставках некачественной продукции производит возврат поставщику материалов, комплектующих и оборудования.
- При необходимости выезжает к поставщику для получения материалов, комплектующих, оборудования.
4.3. При нарушении поставщиками договорных обязательств:
- Составляет акты о поставке материалов, оборудования, комплектующих несоответствующего качества, ассортимента или объема.
- Собирает всю необходимую информацию и документацию для юристов с целью подготовки претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств.
- Согласовывает с поставщиками изменения условий заключённых договоров.
4.4. Координирует работу по погрузке, выгрузке грузов и размещению их внутри склада.
- Осуществляет контроль за заведением и проведением первичной учетной документации, путем создания спецификаций (согласно утвержденного стандарта).
4.5. Сортирует материальные ценности по видам, качеству, назначению и другим признакам.
4.6. Организует хранение материальных ценностей с целью предотвращения их порчи и потерь. Обеспечивает их сохранность.
4.7. Осуществляет учет наличия на складе хранящихся материальных ценностей и ведет отчетную документацию по их движению.
- Согласно заявки в СЭД осуществляет выдачу материалов, комплектующих и оборудования с фиксированием перечня в журнал расходования ТМЦ.
- По итогам квартала, на основании журнала расходования ТМЦ составляет требование – накладные (акты на списание ТМЦ).
- Организует и контролирует подписание требование – накладных (актов на списание ТМЦ) руководителем и его заместителем, а также прикладывает пообъектную расшифровку к требованию – накладной.
- Оформляет перемещение спецодежды со склада предприятия на личные карточки учета спецодежды, в соответствии с действующими на предприятии нормативами.
4.8. Участвует в проведении ревизий и инвентаризаций.
4.9. Осуществляет комплектацию и выдачу материальных ценностей по наряд-заданиям.
4.10. Формирует нормативы на выдачу спецодежды.
4.11. Контролирует сроки эксплуатации спецодежды, заблаговременно определяет потребности и организует пополнение запасов спецодежды и инструмента на складе предприятия.
4.12. Обеспечивает поддержание оптимального запаса материалов, комплектующих и оборудования на складах.
- Предотвращает совершение закупок сверх установленных норм, а также контролирует передачу материальных ценностей, согласно принятым к исполнению заявок.
- В случаях установленного сверхнормативного расхода материалов, оборудования, комплектующих информирует об этом непосредственного руководителя.
- При необходимости оформляет и направляет поставщику письмо о необходимости изменений в сроках или объёмах поставок.
- Осуществляет ежемесячный контроль состояния запасов материалов, оборудования и комплектующих изделий, времени их нахождения на складе;
- Определяет и поддерживает минимальный запас продукции на складе, с учетом нормативов по наименованиям продукции.
- При обеспечении заявок применяет неликвидные материалы, предотвращая их накопление на складах организации.
4.13. Соблюдает правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
4.14. Предоставляет отчетность:
- ежемесячно формирует отчет о выполнении закупок по заявкам,
- при возникновении препятствий для выполнения своих должностных обязанностей предоставляет непосредственному руководителю информацию (в виде устного или письменного отчёта):
- о возможности, либо невозможности принятия заявок;
- о возможной замене дефицитных материальных ценностей, либо с не соответствующими требованиям сроками поставки, либо не производимых, либо снятых с изготовления;
- о коррекции в сроках поставок, с обоснованием причин;