| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___» _______ 20__г. |
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция разработана для установления единого порядка управления проектной и технической системой документации в целях своевременного информационного обеспечения и организации работы с документами в рамках реализации положений СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения инженером по научно-технической информации (далее Инженер по НТИ), в функции которого входит прием, обработка, хранение и работа с документами проектной и технической системы документации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с проектной и технической системой документации независимо от вида носителя информации.
2. ПРИЕМ, ПРОВЕРКА И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
2.1. Прием и проверка проектной и технической документации
2.1.1. Прием и проверка проектной и технической документации осуществляется централизованно в Архиве Инженером НТИ.
2.1.2. Передающая сторона должна передать Инженеру по НТИ проектную и техническую документацию по подписанному со своей стороны Акту приема-передачи Приложение А, составленного в двух экземплярах или сопроводительным письмом.
2.1.3. Инженер по НТИ при приеме документов должен в присутствии Передающей стороны проверить наличие на документах реквизитов указанных в Приложении Б соответствует сдаваемый документ.
2.1.3.1. При отсутствии необходимых реквизитов и отметок на документе Инженер по НТИ должен вернуть документы передающей стороне.
2.1.3.2. При наличии необходимых реквизитов и отметок на документе Инженер по НТИ должен сверить наличие передаваемых документов с указанными в Акте приема-передачи:
а) при отсутствии в Акте передаваемого документа, в свободной колонке Акта проставляется наименование отсутствующего документа;
б) при наличии в Акте наименования отсутствующего документа, проставляется отметка об отсутствии документа в перечне.
2.1.4. Инженер по НТИ после проверки должен подписать Акт приема-передчи и один экземпляр Акта вернуть Передающей стороне.
2.2.Обработка документов
2.2.1. Инженер по НТИ после приема и проверки проектной документации должен в течение 3 (трех) рабочих дней:
- отсканировать документ, файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием документа;
- создать электронную карточку документа в соответствующем разделе в информационной системе (ИС), заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа;
- вложить в созданную карточку скан документа;
- после уведомления менеджером по проектированию сотрудника Архива о замене проекта или отдельных листов, сканированный документ заносится в уже существующую карточку в раздел «История изменений», где менеджером по проектированию устанавливается цикл согласования проекта, в который входят в том числе руководитель ИСП и бенефициар. Более ранний проект/лист, находящийся в карточке, аннулируется;
- после уведомления менеджером по проектированию сотрудника Архива о переносе завершенного документа в раздел «общий», документ переводится в статус "архивный".
2.2.2 Занесенные в базу документы раскладываются в хранилище. Проектная документация раскладываются по объектам.
3. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1 Организация архивного хранения документов осуществляется в соответствии с требованиями документа «Основные правила работы архивов организаций», одобренного решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Документ, являющийся неотъемлемой частью основного документа (изменение к проекту и т.д.), подшивается и хранится совместно с основным документом. Срок хранения в данном случае определяется с даты последнего дополнения, если иной срок действия не оговаривается.
3.2 Хранение и формирование в дела технической документации осуществляется в Архиве.
3.3 Отбор документов на уничтожение и составление на них Акта о выделении документов к уничтожению производится по истечении срока хранения документа, указанному в Номенклатуре дел.
3.4 Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании Экспертной комиссии, которая проводит экспертизу ценности документов. В состав Экспертной комиссии входят представители организации-владельца документации, Инженер по НТИ и других компетентных лиц в зависимости от вида документа.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение А Форма Акта приема-передачи исходных данных, исполнительной и технической документации
(обязательное)
Форма Акта приема-передачи исходных данных, исполнительной и технической документации
от «____» __________ 20__ г.
_________________________________ в лице директора ________________________ передает, а _________________ в лице __________ принимает на хранение следующую документацию:
| № п/п | Наименование документа (№, дата) | Объект | Кол-во экз. | Примечание |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
Передал: Принял:
Инженер по НТИ
______________/___________ _____________/_______________
Дата
Приложение Б Реквизиты для проектной документации
(обязательное)
Реквизиты для проектной документации
Наименование документа | Реквизиты | ||||
| Печать (наличие, какой организации) | Подпись (наличие, представителя какой организации) | Кол-во экземпляров | Наличие электронного носителя | Другие реквизиты | |
| Проект | Не обязательно | ДА (ГИП или ГАП) | Суммарно 4 (может выдаваться единичными экземплярами) | ДА | Наименование проектной организации, шифр проекта, объект |
| Изменение | Не обязательно | ДА (ГИП или ГАП) | До 4 | Не обязательно | Наименование проектной организации, шифр проекта, объект |
| Согласование | Не обязательно | ДА (ГИП, или ГАП, или согласующей организации) | От 1 | нет | Наименование согласующей организации, объект согласования |
| Корректировки | Не обязательно | ДА (ГИП или ГАП) | Суммарно 4 (может выдаваться единичными экземплярами) | ДА | Наименование проектной организации, шифр проекта, объект |
| Прочие документы | Не обязательно | ДА | От 1 | Не обязательно | --- |