СТО УП «Регламент согласования офисом управления проектами договоров поставки между Генеральным поставщиком и контрагентом»

Разработан: Смирнов С.А.

1. Общие положения

1.1. Настоящий стандарт организации (далее – СТО) устанавливает порядок согласования офисом управления проектами договоров поставки между Генеральным поставщиком (в роли покупателя) и контрагентом (в роли поставщика) в рамках реализации инвестиционно-строительного проекта, управление которым входит в технологии develop-man и основан на методологии develop-man.

− СТО УП «Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту»;

− СТО УП «Правила формирования корзины закупок»;

− СТО УП «Реестр недобросовестных Контрагентов»;

− СТО МИ пользователя по работе с ПО «Автоматизация генеральных поставок».

1.3. Настоящий СТО обязателен для исполнения всеми участниками системы стандартов бренда develop-man, в том числе:

− ЕИО Генерального поставщика – должностное лицо, действующее от имени специализированной организации, определенной тарифным соглашением и аккредитованной согласно СТО УП «Заключение договоров с аккредитованными организациями при реализации инвестиционных проектов» (далее – Генерального поставщика);

− Менеджером Генерального поставщика – ответственное лицо со стороны Генерального поставщика;

− Координатор – ответственное лицо офиса управления проектами, контролирующее процесс реализации ИСП по технологии develop-man;

− Модератор ИС МТ.

1.4. При использовании данного СТО применяются требования действующих редакций документов, на которые сделаны ссылки в тексте настоящего СТО.

2. Описание процесса

2.1. Алгоритм процесса согласования офисом управления проектами договора поставки и (или) спецификации по форме «Поставка к сроку» между Генеральным поставщиком и контрагентом представлен на рисунке 1:

2.2. Подготовка к согласованию договора поставки

2.2.1. Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня с момента выбора поставщика выполняет одно из следующих действий в в СЭД Papir согласно СТО Руководство пользователя по работе с сервисом «Электронные документы» в системе PAPIR:

1) формирует договор с поставщиком, используя СТО СТД 003-2014 Договор поставки и спецификацию по форме «Поставка к сроку»;

2) создает спецификацию по форме «Поставка к сроку» в случае, если уже существует действующий договор с выбранным поставщиком. 

2.2.2. Менеджер Генерального поставщика указывает в обсуждении к спецификации используемый способ отбора поставщика согласно СТО УП «Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту».

2.2.3. В случае, если контрагент определен способом отбора «По результатам прошедших ранее конкурентных закупок», то Менеджеру Генерального поставщика необходимо указать в обсуждении к спецификации ссылку на результаты проведенной ранее закупки.

2.2.4. В случае, если контрагент определен способом отбора «Самостоятельно», то Менеджеру Генерального поставщика необходимо приложить во вложения к спецификации минимум 3 (три) полученных коммерческих предложения.

2.2.5. В случае, если Менеджер Генерального поставщика заранее предусматривает наличие рисков в спецификации, то ему необходимо в обсуждении к документу указать аргументированное обоснование необходимости заключения такой спецификации (в том числе ссылки на соответствующие документы).

2.2.6. Менеджер Генерального поставщика после выполнения вышеописанных требований направляет созданный документ на согласование Координатору.

2.2.7. После отправки на согласование договора и (или) спецификации «Поставка к сроку» внесение каких-либо изменений в данные документы категорически запрещено.

В случае, если в процессе согласования необходимо внесения изменений в согласуемый или согласованный документ, то Менеджеру Генерального поставщика следует последовательно выполнить следующие действия:

1) снять с согласования (если документ находится в процессе согласования);

2) внести соответствующие изменения;

3) оставить комментарий в обсуждении к документу с указанием подробной информаций о внесенных корректировках в данный документ;

4) отправить на полный цикл согласования.

2.3. Согласование договоров поставки

2.3.1. Координатор, после получения на согласование спецификации по форме «Поставка к сроку», в течение 1 (одного) рабочего дня проверяет её, выявляет риски и выполняет действия согласно п. 2.3.2 – 2.3.9 настоящего СТО (в том числе, используя вспомогательную таблицу 1).

В случае, если по результатам заседания комиссии не было найдено единого решения, то Координатору следует инициировать повторное заседание комиссии пригласив к данному составу:

− ЕИО Генерального поставщика;

− ЕИО организации Заказчика;

По результатам комиссии Координатор формирует заключение.

2.3.2. В случае, если в спецификации обнаружены технические замечания (не выполнения требований раздела 2.2 настоящего СТО, наличие просроченных сроков поставки, указанных в спецификации и т.д.), то Координатор отклоняет согласование документа и отправляет его на доработку Менеджеру Генерального поставщика с указанием выявленных замечаний.

В таком случае Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня выполняет одно из следующих действий:

1) устраняет направленные ему замечания и повторно отправляет скорректированную спецификацию на согласование Координатору;

2) сторнирует спецификацию, указывает в ней соответствующую отметку (в том числе о прекращении работы с документом), после чего направляет письменное уведомление Координатору о прекращении работы с согласовываемым документом.

2.3.3. В случае, если для выбора контрагента в полученной спецификации нарушены сроки проведения этапов, установленные в СТО УП «Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту», то Координатор уведомляет об этом ЕИО Генерального поставщика.