Право подписи телеграмм Суда имеют Председатель Суда, первый заместитель Председателя Суда, заместители Председателя Суда, судьи Суда, руководители структурных подразделений Суда и их заместители.
Вместе с подлинником телеграммы Суда в экспедицию для учёта передаётся заверенная исполнителем одна из её копий, вторая заверенная копия приобщается к производству.
Телеграммы Суда, оформленные с нарушением установленного порядка, работниками экспедиции не принимаются и незамедлительно возвращаются исполнителям на доработку.
2.8.21. Адрес международной телеграммы Суда должен быть написан буквами алфавита страны назначения или на русском языке буквами латинского алфавита.
Текст международной телеграммы, должность, фамилия и инициалы должностного лица Суда должны быть написаны на любом языке, разрешённом страной назначения, латинскими буквами.
Адресные данные отправителя*(15) должны быть написаны буквами русского алфавита.
Для написания международных телеграмм Суда используются латинские буквы (приложение 35).
Примеры оформления международных телеграмм Суда представлены в приложении 36.
Вместе с подлинником международной телеграммы Суда в экспедицию для учёта передаётся заверенная исполнителем одна из её копий и текст телеграммы на русском языке*(16). Вторая заверенная копия международной телеграммы Суда и текст телеграммы на русском языке приобщаются к производству.
3. Особенности работы с документами в Суде
3.1. Делопроизводство в секретариатах судебных составов при рассмотрении судебных дел (материалов) в качестве суда первой инстанции
3.1.1. Заявления, апелляционные жалобы (представления), частные жалобы и представления и другие документы, поступившие в секретариаты судебных составов (далее - секретариаты) из Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений, принимаются в автоматизированном режиме и регистрируются в АИС. Документам, поступившим в секретариат Дисциплинарной коллегии Суда, дополнительно присваивается штрих-код (приложение 73).
3.1.2. При регистрации в АИС каждому заявлению в автоматизированном режиме присваивается номер.
Регистрационный номер состоит из буквенного обозначения подразделения: АК - Судебная коллегия по административным делам; ЭК - Судебная коллегия по экономическим спорам; ВК - Судебная коллегия по делам военнослужащих; ДК - Дисциплинарная коллегия; индекса судебной инстанции (ПИ); двух последних цифр календарного (текущего) года; дефиса и порядкового номера, а также литеры (например: АКПИ15-1).
В Судебной коллегии по делам военнослужащих также используются литеры "У" для обозначения уголовного дела и "А" для обозначения административного дела (например: ВКАПИ15-1).
3.1.3. На первой странице заявления (жалобы, представления) ставится регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера заявления (жалобы, представления) (приложение 67).
3.1.4. После формирования состава суда заявления передаются на изучение (рассмотрение) судьям, о чём делается отметка в журнале регистрации дел (заявлений), рассматриваемых по первой инстанции (приложение 16).
3.1.5. При вынесении судьёй определения об отказе в принятии заявления либо о возвращении заявления формируется материал, в который подшиваются: копия заявления; конверт (в котором были присланы документы); подлинник определения судьи и копия сопроводительного письма (о направлении документов заявителю).
В сформированном материале нумеруются листы и составляется опись документов (приложение 54).
На обложке материала указываются регистрационный номер материала, фамилия и инициалы заявителя.
3.1.6. Работник секретариата передает на отправку в экспедицию в заклеенных конвертах (с надписанным почтовым адресом, индексом и отметкой о направлении заказным почтовым отправлением) надлежащим образом заверенные копии определений Суда об отказе в принятии заявления или о его возвращении вместе с заявлением и подлинными документами, приложенными к нему.
3.1.7. При вынесении судьёй определения об оставлении заявления без движения надлежащим образом заверенная копия этого определения направляется заявителю и контролируется поступление дополнительных документов.
В случае поступления дополнительных документов в срок, указанный в этом определении, они регистрируются по номеру, присвоенному заявлению, и передаются на изучение судье.
В случае вынесения определения о возвращении заявления и повторного обращения после этого с таким же требованием документы регистрируются по новому номеру в порядке очерёдности.
3.1.8. После вынесения судьёй определения о принятии заявления к производству оформляется судебное дело, которое формируется из этого определения судьи и заявления с приложенными документами. На обложке дела (приложение 59) указываются регистрационный номер дела, фамилия и инициалы заявителя, суть заявленных требований. Листы дела нумеруются и составляется опись документов дела (приложение 54).
3.1.9. В АИС и в журнале регистрации дел (заявлений), рассматриваемых по первой инстанции (приложение 16), делается отметка о вынесении соответствующего определения.
3.1.10. Дополнительно поступающие документы по делу, материалу (отзывы на заявление и т.п.) регистрируются работником секретариата по регистрационному номеру дела (материала) и передаются судье, на изучении у которого находится заявление или в производстве которого находится дело.
Дела, направленные на новое рассмотрение, вновь регистрируются в секретариатах в установленном выше порядке.
3.1.11. Лица, участвующие в деле, и иные участники судебного процесса извещаются о дате, времени и месте предварительного судебного заседания или судебного заседания в порядке, установленном процессуальным законодательством.
Заинтересованным лицам (ответчику) по административному делу вместе с судебным извещением о рассмотрении дела направляются копии заявления и приложенных к нему документов.
Расписки в получении повесток (извещений) приобщаются к делу.
3.1.12. Сведения о вручении или невручении лицам, участвующим в деле, судебных извещений и вызовов (повесток) приобщаются к материалам делам.
В случае невручения судебного извещения адресату об этом докладывается судье, в производстве которого находится дело.
3.1.13. В АИС вводится информация о движении дела: дата и время назначения слушания, фамилия и инициалы докладчика, запрос дополнительных материалов.
3.1.14. В соответствии с требованиями процессуального законодательства при участии в судебном заседании иных участников судопроизводства у них отбирается подписка установленного образца (приложения 48, 49).
3.1.15. В случае отложения судебного заседания у явившихся в Суд лиц берётся расписка об их извещении о новой дате, времени и месте рассмотрения дела, а неявившиеся лица извещаются в установленном процессуальным законом порядке.
3.1.16. В случаях, установленных процессуальным законодательством, протокол судебного заседания ведется с использованием автоматизированной системы протоколирования судебных заседаний.
3.1.17. После судебного заседания секретарь судебного заседания вносит в АИС сведения о результате рассмотрения дела либо приостановлении производства по делу, а в случае отложения разбирательства дела - сведения о новой дате и времени судебного заседания.
3.1.18. После рассмотрения в дело в хронологическом порядке подшиваются документы, приобщённые в ходе судебного разбирательства, протокол судебного заседания, судебные постановления, копии сопроводительных писем о направлении судебных актов (расписки об их вручении), копия исполнительного листа.
К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также дубликаты и копии документов, уже имеющихся в деле, черновики. Представленные сторонами документы возвращаются им работником секретариата заказным письмом (с уведомлением) или вручаются под расписку.
Листы судебного дела нумеруются. Документы подшиваются работником секретариата в дело с твёрдой обложкой. Объём одного тома судебного дела не должен превышать 250 листов. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. В конце внутренней описи каждого тома дела цифрами и прописью указывается количество документов и листов, составляющих том. Опись заверяется подписью работника секретариата, который указывает свою должность, фамилию, проставляет дату заверения описи и подпись.
3.1.19. Судебные дела (материалы) хранятся в секретариатах, в которых они были сформированы, в течение трёх лет, после чего в установленном порядке передаются в отдел хранения судебных документов.
3.1.20. Судебные дела (материалы), подлежащие возврату по миновании надобности, оформленные надлежащим образом, передаются в экспедицию для отправки под расписку.
3.1.21. Электронные образы подписанных решений Суда передаются в Банк данных судебных документов Суда.
3.1.22. Копии решения (определения, постановления) Суда по делу, изготовленные в установленном порядке, выдаются (направляются) в соответствии с процессуальным законодательством.
На копии решения (определения, постановления) при необходимости проставляется отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило.
3.1.23. Заверенная в установленном порядке копия решения Суда о признании нормативного правового акта или его части недействующими направляется в редакцию печатного издания с указанием в сопроводительном письме о том, подлежит ли публикации всё решение или же лишь сообщение о нём.
3.1.24. Надлежащим образом заверенные копии вынесенных судебных решений Суда передаются работником секретариата в экспедицию в заклеенных конвертах полностью оформленными (с надписанным почтовым адресом, индексом и отметкой о направлении заказным почтовым отправлением) по реестру для отправки заказными почтовыми отправлениями или нарочным. В реестре указываются наименование и номер исходящего документа и адресат. Реестр с распиской работников экспедиции подшивается в наряд секретариата.
Ответственность за правильное указание реквизитов почтовых отправлений несет работник секретариата, оформлявший корреспонденцию.
3.1.25. После рассмотрения судебного дела в АИС в электронном виде с выводом на бумажный носитель формируется статистическая карточка на дело по первой инстанции.