2.7.23. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер приказа состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:
14 апреля 2015 г. N 14-П.
Заголовок приказа (распоряжения) должен выравниваться по центру бланка Суда и печататься полужирным шрифтом; точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
2.7.24. Текст приказа (распоряжения) должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цель и основания для издания приказа. Она начинается словами "в целях", "в соответствии" и т.п. Если приказ издаётся на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом "приказываю".
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения Суда или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении Суда или должностном лице, на которые возлагается контроль за выполнением приказа.
Если приказ отменяет (изменяет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
После подписания приказ (распоряжение) необходимо довести до должностных лиц Суда в соответствии со списком доведения (приложение 42), который готовится вместе с проектом приказа (распоряжения).
2.7.25. Совместные приказы с органами государственной власти и организациями (далее - совместные приказы) оформляются в указанном выше порядке со следующими особенностями:
- совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) без бланка;
- наименования Суда и органов государственной власти и организаций (далее - органы) должны располагаться на одном уровне;
- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более позднего подписания и размещается по центру;
- регистрационный номер совместного приказа, подготовленного Судом и другим органом (органами), состоит из регистрационных номеров документов Суда и наименований органов, проставляемых через косую черту в порядке их указания в совместном приказе;
- подписи руководителей Суда и органов располагаются под текстом на одном уровне.
2.7.26. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются вначале руководителем подразделения Суда, готовившим проект, затем руководителями других подразделений Суда, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником Управления документооборота и делопроизводства (приложение 41).
Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переработке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись Председателю Суда (первому заместителю Председателя Суда), визируются заместителями Председателя Суда в соответствии с распределением обязанностей.
2.7.27. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
2.8. Регистрация и отправка исходящих документов Суда
2.8.1. Исходящими документами Суда являются документы, направляемые из Суда в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам. Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями п. 2.7 настоящей Инструкции.
2.8.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в подразделениях Суда в день их поступления для отправки работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях.
Обработка, учёт и отправка исходящей корреспонденции Суда производятся экспедицией.
2.8.3. Обработка исходящей корреспонденции*(12) для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией и включает в себя её сортировку, взвешивание, определение и проставление на конвертах (пакетах) стоимости (франкирование), составление описей заказных бандеролей и писем, упаковку судебных дел, учёт и сдачу исходящей корреспонденции в отделение связи.
2.8.4. Учёт исходящей корреспонденции осуществляется в автоматизированном режиме путём считывания сканером штрих-кода (приложения 72, 73) исходящего документа с использованием соответствующего программного обеспечения АИС.
2.8.5. После подписания документов, подлежащих отправке (исходящих документов Суда), они вместе с исполненным документом, листами согласования (проектом документа с необходимыми визами) передаются работнику соответствующего подразделения Суда, ответственному за ведение делопроизводства, для их регистрации, подготовки к отправке, подшивки в наряд (производство) и хранения.
2.8.6. При получении исходящего документа для регистрации и отправки работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства, проверяются правильность его оформления, наличие приложений и количество листов.
Исходящие документы непроцессуального характера регистрируются в АИС с автоматическим присвоением исходящего номера.
Для регистрации документов заполняется электронная регистрационная карточка документа.
2.8.7. Регистрационный номер исходящего документа состоит из номера наряда, дефиса, индекса (буквенного обозначения подразделения) (приложение 37), дефиса, порядкового номера, косой черты и двух последних цифр календарного года (например: 1-ВС-304/15). Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
При регистрации исходящих процессуальных документов им присваиваются номера производств по судебному делу или жалобе.
2.8.8. Исходящие документы, подготовленные для отправки, передаются в экспедицию работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, в заклеенных конвертах полностью оформленными (с отметкой о категории почтового отправления, наклеенными этикетками (стикерами) с указанием почтового адреса и индекса).
2.8.9. Подготовленные для отправки судебные дела передаются в экспедицию работниками секретариатов судебных составов Суда, ответственными за ведение делопроизводства. В их присутствии проверяются: наличие сопроводительного письма, соответствие номера, количества томов судебного дела и адресата, указанным в сопроводительном письме.
2.8.10. В получении судебных дел для отправки работник экспедиции расписывается на копии сопроводительного письма, а в получении заказных писем и писем для отправки с курьером - в реестрах передачи документов либо в соответствующих журналах подразделений Суда (приложение 14).
2.8.11. Неправильно оформленная для отправки корреспонденция экспедицией не принимается и подлежит возврату.
Ответственность за подготовку корреспонденции для отправки несут работники подразделений Суда, ответственные за ведение делопроизводства.
2.8.12. Судебные дела, а также решения Суда по делам и жалобам направляются с сопроводительными письмами, подготовленными в установленном п. 2.7.2 настоящей Инструкции порядке и подписанными уполномоченными работниками аппарата Суда.
2.8.13. Судебные извещения могут направляться Судом заказными письмами или телеграммами, подготовленными в установленном п. 2.7.2 настоящей Инструкции порядке, с уведомлением о вручении (приложение 34).
2.8.14. Судебные дела, а также исходящие документы с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства и т.п.), отправляются заказными бандеролями или заказными письмами.
2.8.15. На заказную корреспонденцию составляется опись в трёх экземплярах. Один экземпляр направляется с корреспонденцией, второй передаётся в почтовое отделение, а третий, с отметкой работника почтового отделения о приёме корреспонденции, подшивается в соответствующий наряд экспедиции.
2.8.16. Передача в экспедицию исходящих документов Суда и судебных дел, подлежащих отправке через отделение связи, для их обработки осуществляется ежедневно до 17 часов в установленном порядке.
Передача исходящей корреспонденции Суда из экспедиции в отделение связи осуществляется ежедневно с 9 до 10 часов.
2.8.17. В зависимости от важности и срочности исходящие документы Суда и судебные дела направляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, курьерами (нарочными)*(13).
Отправка и доставка срочной исходящей корреспонденции Суда курьерами (нарочными) в органы государственной власти и федеральные суды, расположенные в г. Москве, осуществляются через экспедицию два раза в неделю (по средам и пятницам).
Указанная корреспонденция должна быть передана в экспедицию накануне дня отправки (во вторник и в четверг) или в день отправки не позднее 9 часов 15 минут.
Исходящие документы Суда и судебные дела, направляемые курьерами (нарочными), учитываются в экспедиции в Журнале учёта исходящей корреспонденции Суда, доставляемой курьерами (нарочными) в органы государственной власти и федеральные суды, расположенные в г. Москве (приложение 15), доставляются и передаются по реестру, подпись получателя заверяется соответствующим штампом (печатью).
2.8.18. Для отправки исходящей корреспонденции Суда используются специально оформленные почтовые бумажные конверты Суда (для исходящих документов) и пластиковые пакеты Суда (для судебных дел) установленного образца (приложения 32, 33).
2.8.19. Телеграммы Суда оформляются в судебных составах судебных коллегий и структурных подразделениях Суда и передаются работникам экспедиции для подготовки к отправке ежедневно с 9 до 16 часов 30 минут, а в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 до 15 часов 45 минут. Телеграммы Суда категории "срочная" принимаются не позднее чем за 45 минут до окончания времени, установленного служебным распорядком Суда.
2.8.20. Телеграммы Суда должны быть оформлены в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи*(14) (приложение 34) на стандартных листах бумаги (форматы А5, А4), подписаны и заверены печатью Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.