| РАЗРАБОТАН взамен СТО СМК Методологическая инструкция. Подготовка Акта выполненных работ с использованием информационной системы 1С Бухгалтерия и СЭД Лотус ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: 29.05.2014 г. |
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Настоящий Стандарт (далее СТО) устанавливает систему принципов, методов и способов подготовки актов выполненных работ, требования к их содержанию и оформлению, процессу согласования.
1.2. Требования настоящего СТО обязательны для исполнения:
- сотрудниками структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики (далее – Управления по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики);
- организациями-участниками ИС в рамках существующих договорных отношений, в случае включения ссылки на данный СТО в условия договора с Заказчиком;
- сотрудниками организаций Заказчиков в пределах своего участия;
- членами Совета директоров организаций Заказчиков;
- участниками Обществ организаций Заказчиков.
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:
СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов";
- МИ СМК 82.19.13 Инструкция по оформлению и изложению стандартов
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
Сокращения:
ИС – информационная система;
СТО – стандарт организации;
БУ – бухгалтерский учет;
ЕИО – единый исполнительный орган;
ЭЦП – электронно-цифровая подпись;
ППК – проект/пакет/КПЕС
ПУД – первичный учетный документ
ПО – программное обеспечение
ОС – основное средство
ТМЦ – товарно-материальные ценности
Определения:
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Ответственность за соблюдение требований, установленных данным Стандартом, несут сотрудники Управления по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики, а также сотрудники организаций Заказчиков в пределах своего участия.
5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Подготовка Акта осуществляется в программе 1С:Бухгалтерия, при следующих условиях:
- по организации включен режим «Оказание услуг» и режим «Выгрузка актов оказанных услуг в Лотус»;
- договор с контрагентом имеет статусы «Действующий» и «В 1С выгружен»;
- к договору создана спецификация в 1С:Бухгалтерия и привязана к договору в ИС; в случае, если хоть по одному из контрагентов включен режим «ПУД только по действующим договорам и спецификациям» (включается по «организациям-Застройщикам»), спецификация должна иметь статус «Действует»;
5.2. Подготовка Акта может быть проведена следующими лицами:
- ответственным сотрудником организации;
- сотрудником Управления по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики (далее – Сотрудник).
6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
6.1. Жизненный цикл Акта выполненных работ, подготовленного Сотрудником, включает в себя следующие этапы:
- предоставление Заказчиком информации, необходимой для выставления Акта;
- изучение Сотрудником представленной Заказчиком информации, запрос недостающей информации;
- подготовка Сотрудником Акта в программе 1С:Бухгалтерия;
- выгрузка Сотрудником Акта на согласование в ИС;
- внесение изменений в Акт по результатам согласования (в случае необходимости) Сотрудником в программе 1С:Бухгалтерия;
- направление Сотрудником на повторное согласование (в случае необходимости);
- автоматическое направление Акта на подписание ЭЦП в случае положительного согласования;
- автоматическое направление Акта сотруднику структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по приему, обработке, отправке документации, в случае подписания Акта ЭЦП; дальнейшая отправка указанным сотрудником Акта сотруднику структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по внедрению, сопровождению и контролю автоматизированных учетных процессов, в соответствии с СТО МИ 82.19.13. Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской документацией;
- выгрузка Сотрудником задачи в программе 1С: Бухгалтерия ответственному сотруднику структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по внедрению, сопровождению и контролю автоматизированных учетных процессов. Справочник ответственных сотрудников структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по внедрению, сопровождению и контролю автоматизированных учетных процессов, находится в ИС в подсистеме «Контакты/Группы рассылки».