| ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ Дата введения в действие: «_ _»_ ___ ____г. |
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок действий специалистов по оказанию агентских услуг по сдаче в наем жилых помещений (далее – Специалист).
1.2. Требования настоящей Инструкции обязательны для применения специалистами организации-агента Управляющей компании, оказывающей услуги по сдаче в наем помещений (далее – Сервисная служба).
1.3. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции несет Управляющий Сервисной службы.
1.4. Для целей Инструкции прияты следующие понятия:
– База данных клиентов: информация о потенциальных Нанимателях и Наймодателях, сформированная на основании данных с сайтов 74.ru, 100500domov.ru, chelyabinsk.irr.ru, avito.ru и POS материалов, размещенных в Сервисном центре, а также пополняемая данными клиентов, обратившихся в Сервисную службу за оказанием услуг по сдаче в наем жилого помещения. База данных находится в распоряжении всех Специалистов Сервисной службы;
– Коммерческий найм: оказание агентских услуг Специалистом Сервисной службы по сдаче в наем жилых помещений от имени Наймодателя, в роли которого выступает юридическое лицо на основании заключенного договора;
– Наймодатель: участник договора найма, предоставляющий жилое помещение во временное пользование Нанимателю за вознаграждение на условиях заключаемого договора.
– Наниматель: физическое или юридическое лицо, заключившее с собственником жилого имущества договор аренды и получившее во временное владение и пользование такое имущество.
– Принципал: физическое или юридическое лицо, уполномочивающее другое лицо действовать в качестве агента.
– Ресурсоснабжающие организации: ООО «Водоканалсбыт», ООО «Энергосбыт».
– Сервисный центр: организация-агент Управляющей компании по заключению договоров и продаже прочих услуг;
– Управляющая компания: организация, выполняющая функции управления жилым зданием в процессе его эксплуатации;
– POS-материалы: материалы, способствующие продвижению бренда или услуг в местах продаж (Сервисный центр), к примеру: промостойки, постеры и т.д. POS-материалы служат для дополнительного привлечения внимания и эффективного продвижения услуг.
1.5. Для целей Инструкции приняты следующее сокращение:
ИС – информационная система
2. ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ СПЕЦИАЛИСТА ПРИ КОММЕРЧЕСКОМ НАЙМЕ
2.1. Специалист Сервисной службы с момента заключения договора с собственником жилых помещений (юридическим лицом) на представление его интересов в качестве арендодателя в течение 1 рабочего дня должен разместить объявление о сдаче в наем жилого помещения, указанного в договоре, на сайте 74.ru в разделе «Аренда недвижимости» от имени Сервисной службы (с указанием контактных телефонов).
2.2. По факту обращения потенциальных Нанимателей Специалист незамедлительно должен связаться с ними для организации встречи в офисе Сервисной службы для детального обсуждения условий аренды жилого помещения.
2.3. При встрече с потенциальными Нанимателями Специалист должен:
- произвести показ нанимаемого жилого помещения;
- разъяснить условия договора, заключаемого между Сервисной службой и Нанимателем по форме СТД СМК 195-2009 Договор найма жилого помещения.
2.4. Специалист при получении подтверждения готовности дальнейшего сотрудничества от потенциального Нанимателя должен:
- внести персональные данные Нанимателя в базу 1С: Каталоги;
- заключить с Нанимателем договор СТД СМК 195-2009 Договор найма жилого помещения;
- предоставить комплект ключей от жилого помещения Нанимателю.
2.5. В течение всего срока аренды жилого помещения Нанимателем Специалист должен:
- контролировать поддержание Нанимателем в исправном состоянии жилого помещения и санитарно-технического оборудования путем ежемесячного посещения нанимаемого помещения;
- контролировать своевременное предоставление Нанимателем в адрес Специалиста посредством смс-оповещения или электронной почты данных за потребляемые ресурсы;
- контролировать своевременную оплату Нанимателем аренды жилого помещения в соответствии СТД СМК 195-2009 Договор найма жилого помещения;
- осуществлять передачу данных за потребляемые ресурсы в Ресурсоснабжаюшие организации посредством электронного письма ежемесячно с 23 по 26 число месяца, следующего за отчетным.
2.6. В течение срока аренды жилого помещения Нанимателем Специалист должен проверять правильность начислений по потребляемым ресурсам при поступлении в ИС первичных учётных документов (счетов-фактур и актов) от Ресурсоснабжающих организаций:
- если начисления произведены верно, то производит согласование и подписание документов Принципалом в ИС и направляет для оплаты в аккредитованую консалтинговую организацию в области экономики и финансов;
- если начисления не верны, то проводит работу по корректировке начисленных данных.
2.7. При выявлении нарушений пунктов СТД СМК 195-2009 Договор найма жилого помещения Нанимателем, Специалист должен:
- оформить Акт нарушения исполнения пунктов СТД СМК 195-2009 Договор найма жилого помещения, далее – Акт (по форме Приложения А);
- предоставить Акт Нанимателю для визирования;
- если Наниматель отказывается от подписи, то ставит соответствующую отметку в Акте и незамедлительно уведомляет Управляющего Сервисной службы.
2.8. При повторном нарушении пунктов СТД СМК 195-2009 Договор найма жилого помещения или неустранении предыдущих нарушений, описанных в Акте, Специалист должен;
- расторгнуть договор с Нанимателем в соответствии с п.6. СТД СМК 195-2009 Договор найма жилого помещения;
- осуществить поиск новых Нанимателей в соответствии с пп.2.1 – 2.4 настоящей Инструкции.
2.9. Специалист должен предоставлять ежемесячные отчеты Принципалу до 20 числа месяца, следующего за отчетным по форме Приложения Б о результатах выполнения Договора.
3. ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ СПЕЦИАЛИСТА ПРИ ОКАЗАНИИ АГЕНТСКИХ УСЛУГ ДЛЯ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
3.1. С момента поступления от Наймодателя заявки посредством телефонного звонка или личной встречи о необходимости сдать в наем жилое помещение Специалист в течение 1 рабочего дня должен:
- уточнить у Наймодателя информацию о жилом помещении, предназначенном для сдачи в наем (тип дома, этаж/этажность, площадь, количество комнат, наличие мебели и техники, и требования к Нанимателю, стоимость найма и порядок оплаты коммунальных услуг);
- внести информацию в Базу данных клиентов;
- разместить объявление о сдаче в наем помещения от имени Сервисной службы (с указанием контактных телефонов) на сайтах: 74.ru, 100500domov.ru, chelyabinsk.irr.ru, avito.ru в разделах: «Аренда недвижимости»;
- осуществлять поиск потенциальных Нанимателей посредством сайтов: 74.ru, 100500domov.ru, chelyabinsk.irr.ru, avito.ru в разделах: «Аренда недвижимости»