- отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и т.д.), указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма. Все обращения граждан ставятся на "Контроль";
- обращение прочитывается, определяется его тематика, выявляются поставленные заявителем вопросы;
- обращение проверяется на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- составляется аннотация на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;
- готовится проект резолюции. На обращения, адресованные Руководителю, заместителям Руководителя и начальникам управлений проекты резолюций готовят сотрудники отдела делопроизводства и секретариата. Резолюция может содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, порядок и срок исполнения, подпись руководителя органа исполнительной власти с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
3.1.3. Обращение, поступившее в Роснедра по информационным системам общего пользования, распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.
3.1.4. Прошедшие регистрацию обращения граждан в тот же день докладываются руководителю (заместителю руководителя) Роснедра.
3.2. Рассмотрение письменных обращений граждан
3.2.1. Руководитель (заместитель руководителя) Роснедра в трехдневный срок с момента регистрации обращений граждан направляет поручения о рассмотрении обращений в структурные подразделения Роснедра или подведомственные организации.
3.2.2. Начальник структурного подразделения, получившего поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения.
Резолюция начальника структурного подразделения содержит указание исполнителю о сроке подготовки ответа заявителю.
3.2.3. В случае, если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько структурных подразделений, подлинник обращения направляется структурному подразделению - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются структурным подразделениям - соисполнителям поручения.
Соисполнители в 10-дневный срок направляют в адрес ответственного исполнителя свои предложения в соответствии с компетенцией.
3.3. Подготовка ответов на письменные обращения граждан
3.3.1. Должностное лицо, получившее поручение о подготовке ответа на обращение гражданина, изучает обращение и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности доводов заявителя и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости:
запрашивает необходимую информацию;
подготавливает предложения о проведении выездной проверки в связи с обращением гражданина.
3.3.2. В случаях, если для исполнения поручения необходимы проведение выездной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен руководителем (заместителем руководителя) Роснедра, но не более чем на 30 дней.
В этих целях начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя руководителя (заместителя руководителя) Роснедра служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.
В случае получения разрешения руководителя (заместителя руководителя) Роснедра о продлении срока исполнения поручения в адрес заявителя направляется уведомление за подписью начальника структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, с указанием (при необходимости) срока направления ответа на его обращение.
3.3.3. При рассмотрении обращения, отнесенного к предложениям, исполнитель определяет, какие конкретные предложения содержатся в обращении. В отношении каждого предложения производится оценка возможности его принятия.
При проведении данной оценки учитываются следующие обстоятельства:
- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;
- наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящегося к компетенции Роснедра;
- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае принятия предложения;
- материальные и денежные затраты на реализацию предложения;
- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса, которого касается предложение.
С учетом результатов анализа предложения в отношении отмеченных обстоятельств по согласованию с руководителем, которым дано поручение о рассмотрении предложения, принимается решение о принятии или непринятии предложения.
Принятые предложения учитываются в ходе проводимых в установленном порядке работ по совершенствованию регулирования вопросов, затронутых предложением.
О результатах рассмотрения предложения сообщается гражданину. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято.
3.3.4. При рассмотрении обращения, отнесенного к заявлениям, следует выделить действие, на необходимость совершения которого заявитель указывает.
Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения.
Если установлено, что имеются достаточные основания для совершения испрашиваемого действия, принимаются меры для удовлетворения заявления: результаты проведенного анализа докладываются руководителю, которому дано поручение о рассмотрении заявления, руководителем даются соответствующие поручения по совершению испрашиваемого действия.
В случае, если в заявлении содержится сообщение о недостатках в деятельности Роснедра, проверяется (при необходимости - с проверкой на месте) обоснованность этой критики.
3.3.5. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобам, следует проанализировать обоснованность каждого из мотивов, приведенных в жалобе, то есть проверить, соответствовали ли обжалуемые действия (бездействие) работника(ов) Роснедра положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов.
Если в результате проведенного анализа подтвердились приведенные в жалобе факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов, жалоба признается обоснованной.
В случае признания жалобы обоснованной результаты рассмотрения и предложения по устранению причин допущенных нарушений докладываются руководителю, которому дано поручение о рассмотрении жалобы.
Если жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по восстановлению нарушенных прав обратившегося гражданина и ему сообщается о результатах.
Если жалоба признана необоснованной, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
3.3.6. Обращения граждан считаются рассмотренными, если дан письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответ заявителю (с материалами к обращению) за подписью руководителя (заместителя руководителя) Роснедра направляется в структурное подразделение, ответственное за делопроизводство, для регистрации и отправки заявителю.
3.3.7. В случае, если обращение поступило на рассмотрение в Роснедра из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, других органов государственной власти, информация о результатах рассмотрения обращения с копией ответа заявителю при необходимости направляется в соответствующий государственный орган. Ответ в Администрацию Президента Российской Федерации и Правительство Российской Федерации подписывается руководителем Роснедра или лицом, исполняющим его обязанности.
3.3.8. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения указанного в обращении вопроса.
В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, вправе подготовить предложение о прекращении переписки с заявителем по данному вопросу в связи с безосновательностью очередного обращения.
В этом случае начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, представляет на имя руководителя (заместителя руководителя) Роснедра служебную записку о нецелесообразности продолжения переписки с заявителем по данному вопросу.
В случае принятия руководителем (заместителем руководителя) Роснедра решения (в письменной форме) о нецелесообразности продолжения переписки в адрес заявителя направляется соответствующее уведомление.
3.3.9. Если гражданин устранил причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение гражданина рассматривается Роснедра в порядке, установленном настоящим Регламентом.
3.4. Проведение личного приема граждан
3.4.1. Руководитель (заместители руководителя) Роснедра, начальники структурных подразделений проводят прием граждан в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным приказом Роснедра.