Дата введения 1 сентября 2006 г.
Вводная часть. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "выполненных в бумажной и электронной формах";
дополнить абзацем:
"На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота".
Пункт 1.1 после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме".
Пункт 1.2 и сноска. Заменить знак сноски: * на *(1);
дополнить сноской - *(2):
"*(2) Знаком "*" отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5".
Пункты 1.2, 2.1, 2.2, 2.4, 2.8, приложение 2 (пункты 1.6, 1.14) дополнить в конце знаком сноски: *.
Раздел 1 дополнить пунктом - 1.3:
"1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:
- конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
- для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;
- преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик".
Пункт 2.1 после слова "Подлинники" дополнить словами: "выполненные в бумажной форме";
дополнить абзацем (перед примечанием):
"Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051".
Пункт 2.2. Первый абзац. Заменить слова: "должны проверять:" на "проверяют:";
перечисление 1) после слова "спецификациями" дополнить словами: "ведомостями электронных документов";
перечисление 3) после слова "подписей" дополнить словами: "(в том числе электронных цифровых подписей)"; исключить слова: "кроме карты технического уровня и качества продукции".
Пункт 2.3 изложить в новой редакции:
"2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:
- инвентарный номер документа;
- дата регистрации;
- обозначение документа;
- наименование;
- число листов в документе;
- формат документа по ГОСТ 2.301;
- кем выпущен документ;
- подпись о приемке документа на хранение;
- примечание (при необходимости).
Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме".
Пункт 2.4. Первый абзац изложить в новой редакции:
"Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер";
второй абзац исключить.
Пункт 2.6. Исключить слова: "(в инвентарной книге)";
дополнить словами: "в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ".
Пункт 2.7. Первый абзац изложить в новой редакции:
"По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в приложения 3".
Пункт 2.8. Первый абзац после слова "документов" дополнить словами: "в бумажной форме";
дополнить абзацем:
"Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию".
Пункт 2.9 дополнить абзацем:
"Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201".