2.7.2. По окончании рабочего дня все документы с пометкой "Для служебного пользования" убираются в шкафы, а сами шкафы и входные двери от этих помещений закрываются на замок и опечатываются номерными печатями ответственных лиц.
2.8. Порядок уничтожения документов.
2.8.1. Для отбора и уничтожения документов с пометкой "Для служебного пользования" приказом руководителя организации создается экспертная комиссия из числа работников, хорошо знающих делопроизводство и способных определить научно-историческую ценность и практическое значение документов. В состав этой комиссии включается также работник, ответственный за учет и хранение этих документов.
Комиссия в своей работе руководствуется перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения <*>.
--------------------------------
<*> Утверждено Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.
По итогам работы экспертной комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 7).
2.8.2. Уничтожение документов производится только после утверждения акта руководителем организации, путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинках.
Об уничтожении документов в учетных формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.
2.9. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается:
в аппарате Судебного департамента - начальником структурного подразделения, в котором осуществляется учет или хранение документов с пометкой "Для служебного пользования" в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
в территориальных органах Судебного департамента - начальником управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.
2.10. Порядок проверки наличия документов.
2.10.1. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав такой комиссии обязательно включается работник, ответственный за учет и хранение этих документов.
Комиссия, перед началом проверки, знакомится с предыдущим актом и проверяет устранение недостатков, выявленных предыдущей комиссией.
2.10.2. По итогам проверки комиссией составляется акт, в котором указываются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт утверждается руководителем организации.
2.11. О фактах утраты документов (дел), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, издания и дела с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт (Приложение N 8), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
2.12. Снятие с документов пометки "Для служебного пользования" производится приказом руководителя организации или его решением, путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной пометки с проставлением своей подписи и даты.
О снятии пометки "ДСП" на служебных документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. Имеющиеся на служебных документах (изданиях) пометки "Для служебного пользования" зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.
Приложение N 1 Журнал учета входящих документов
Приложение N 1
ЖУРНАЛ
учета входящих документов
| Порядковый учетный номер | Номер поступившего документа | Дата документа | Откуда (от кого) поступил | Наименование или краткое содержание документа | Кол- во экз. | N экз. | Кол-во листов |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 2007 год | |||||||
| 11.01 | Липецкий | ||||||
| 1-дсп | N 3-дсп | 11.01.07 | областной | Отчет по | 1 | 1 | 3 |
| суд | бронированию | ||||||
| УСД в | Справка о состоянии | ||||||
| 2-дсп | N УСД/3-11 | 12.01.07 | Курской | режимных вопросов | 1 | 1 | 5 |
| области | за 2006 г. | ||||||
| 12.01 | УСД в | Списки лиц, | |||||
| 3-дсп | N УСД-4/1- дсп | 13.01.07 | Приморском | подлежащих добровольному | 2 | 1 | 7 |
| крае | медицинскому страхованию | 2 | 7 | ||||
| УСД в | Сопровод. письмо и | ||||||
| 4-дсп | N 7-дсп | 14.01.07 | Воронежской | список судей и членов | 1 | 1 | 1/5 |
| области | их семей, подлежащих добр. мед. страхованию | ||||||
| 15.01 | Тульский | Сопровод. письмо и | |||||
| 5-дсп | N 2-дсп | 15.01.07 | областной | список мировых судей | 1 | 2 | 1/1 |
| суд | и членов их семей на дискете | диске- та | |||||
| В какой отдел (кому) передан документ | Расписка в получении документа и дата | Расписка принявшего документ обратно и дата | Каким исходящим номером исполнен документ | Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа | Примечание | |
| номер дела | номера страниц | |||||
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| УГС | Иванов 11.01.07 | Петров 12.01.07 | 4-4-7 | 1 - 3 | ||
| УГС | Сидоров 11.01.07 | Петров 15.01.07 | 4-4-24 | 1 - 5 | ||
| УСЗС | Попова 12.01.07 | Петров 15.01.07 | р-р N 7 | от 16.01.07 | Экз. N 1 отправлен | |
| УСЗС | Попова 12.01.07 | 12-3-10 | 1 - 7 | в ЗАО "Росно" | ||
| УСЗС | Попова 12.01.07 | 12-3-10 | 8 - 13 | |||
| УСЗС | Попова 15.01.07 | 12-3-10 | 14 | |||
Приложение N 2 Журнал учета исходящих (внутренних) документов
Приложение N 2
ЖУРНАЛ
учета исходящих (внутренних) документов
| Порядковый учетный номер | Структурное подразделе- ние и фамилия исполнителя | Дата документа | Кому (куда) отправлено | Наименование или краткое содержание документа | Кол- во экз. | N экз. | Кол-во листов |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 11 января 2007 г. | |||||||
| УГС | О фактической | ||||||
| СД-АГ/1- дсп | Иванов | 11.01.07 | ФСБ России | осведомленности в совершенно секретных | 2 | 1 | 1 |
| сведениях ведущего специалиста Конева Н.М. | 2 | 1 | |||||
| УГС | Доклад "Порядок допуска | ||||||
| Вн. 4/2- дсп | Марков | 11.01.07 | внутренний | председателей судов к сведениям, составляющим | 1 | 1 | 8 |
| государственную тайну" | |||||||
| 13 января 2007 г. | |||||||
| УД | Верховный | Сопроводительное | |||||
| СД-АГ/2- дсп | Жильцов | 13.01.07 | Суд РФ | письмо и телефонный справочник | 2 | 1 | 1/1 бр. |
| 2 | 1 | ||||||
| ГУОПО | ФГУП | Сопровод. письмо и | |||||
| СД-1/6-дсп | Гусаров | 13.01.07 | НИИ | замечания к проекту | 2 | 1 | 1/4 |
| "Восход" | концепции информацион- ной безопасности | 2 | 1 | ||||
| В какой отдел (кому) передан документ | Расписка в получении документа и дата | Расписка принявшего документ обратно и дата | Какой входящий номер исполнен | Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа | Примечание | |
| номер дела | номера страниц | |||||
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| р-р N 5 | от 12.02.07 | |||||
| УГС | Иванов | 4-4-21 | 8 - 17 | |||
| УГС | Марков | 4-4-20 | 1 - 8 | |||
| р-р N 6 | от 14.02.07 | |||||
| УГС | Иванов | 4-4-21 | 18 | |||
| р-р N 6 | от 14.02.07 | |||||
| ГУОПО | Гусаров | 1-2-15 | 1 | |||
Приложение N 3 Журнал учета служебных изданий
Приложение N 3
ЖУРНАЛ
учета служебных изданий
| Инвентарный номер | Номер и дата сопроводительного письма (накладной) | Откуда поступил | Наименование издания | Издатель и год издания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1-дсп | от вх. N 135 | МВД России | Перечень сведений, | МВД |
| 12.11.06 | подлежащих засекречиванию | 2001 г. | ||
| 2-дсп | 13.01.07 | внутренний | Телефонный справочник | г. Москва |
| управлений (отделов) | 2006 г. | |||
| Судебного департамента в субъектах Российской Федерации | ||||
| 3-дсп | от вх. N 5-дсп | Тульский | Список мировых судей | Тульский |
| 15.01.07 | областной суд | и членов их семей на дискете | областной суд | |
| Приход | Расход | Отметка о переучете или уничто- жении | ||||
| количество экземпляров | номера экземп- ляров | кому отправлено | номер сопровод. письма (реест- ра) и дата | кол-во экземп- ляров | номера экземп- ляров | |
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 1 | 22 | |||||
| 3 | 1 | |||||
| 2 | ||||||
| 3 | в Верховный Суд РФ | СД-АГ/2-дсп | ||||
| от 08.02.07 | ||||||
| 1 | 1 | |||||
Приложение N 4 Карточка выдачи
Приложение N 4
Формат А5
 | |
| 487 × 497 пикс. Открыть в новом окне | |
Приложение N 5 Опись документов, находящихся у исполнителей
Приложение N 5
ОПИСЬ
документов, находящихся у исполнителей
| Дата получения | Номера документов | Наименование документа | Кол-во листов | Отметка о сдаче документа и дата | |
| входящие (инвентарные) | исходящие | ||||
| 2 | 3 | 4 | 6 | 7 | 8 |
| 11.01.07 | Вх. N 1-дсп | Отчет по бронированию | 3 | Петров 11.01.07 | |
| 12.01.07 | СД-АГ/1-дсп | Справка об осведомленности | 1 | Петров 12.01.07 | |
| 17.01.07 | Дело N 4-4-7 | Отчеты по бронированию | 136 | ||
Приложение N 6 Образец оформления пакета, отправляемого фельдъсвзью (спецсвязью)
Приложение N 6