На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты, рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".
В разделе "Начислено" в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8)
Применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации.
В разделе "Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.
1.2. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12)
Табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13)
Применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработанной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть деланы только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма N Т-12 графы 3, 5, форма N Т-13, графа 3) отведено две строки - одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним.
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении формы N Т-13.
Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49)
Применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих.
Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости.
Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.
Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.
В графах раздела "Льготы" проставляются установленные законодательством суммы вычетов из доходов, не подлежащих налогообложению.
Графа "Категория персонала" заполняется в тех организациях, в отчете по труду которых предусмотрено разделение работников по категориям.
Расчетная ведомость (форма N Т-51)
Применяется для расчета заработной платы всем категориям работающих. Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.
Рекомендована для применения в крупных организациях. При применении расчетной ведомости по форме N Т-51 ведется лицевой счет по форме N Т-54. Для учета выплат заработной платы применяется платежная ведомость по форме N Т-53.
Платежная ведомость (форма N Т-53)
Применяется для учета выплат заработной платы.
На титульном листе формы указывается общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа.
При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы.
При составлении документа с помощью средств вычислительной техники платежная ведомость может печататься без строк.
Лицевой счет (формы N Т-54 и N Т-54а)
Рекомендуется применять в крупных организациях для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды.
Заполняется работником бухгалтерии.
При безавансовом расчете заработной платы записи о начислениях и удержаниях в форме N Т-54 производится на двух строках. При необходимости можно в каждую графу включить итоговую строку.
На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость по форме N Т-51.
Свободные графы в верхней таблице могут быть использованы для разных необходимых записей.
2. По учету основных средств и нематериальных активов
Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1)
Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем:
приобретения за плату у других организаций;
строительства хозяйственным или подрядным способом;
получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;
внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;
получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;
взятия в аренду с последующим выкупом;
поступления по акту дарения;