Например, 2 1 - Канцелярия губернатора Санкт-Петербурга -
аппарат губернатора Санкт-Петербурга
2 2 - Канцелярия губернатора Санкт-Петербурга -
аппарат вице-губернатора Санкт-Петербурга -
руководителя Канцелярии губернатора
Санкт-Петербурга
2 3 - Канцелярия губернатора Санкт-Петербурга -
аппарат первого вице-губернатора
Санкт-Петербурга Щербакова В.Н.
62 2 - управление делами территориального
управления Фрунзенского административного
района Санкт-Петербурга
Часть 3 - код сотрудника
Например, 62 2 1 - управляющий делами территориального
управления Фрунзенского административного
района Санкт-Петербурга
62 2 2 - сотрудник управления делами
территориального управления Фрунзенского
административного района Санкт-Петербурга
Образцы указания кодов структурных подразделений, сотрудников и организаций приведены в приложении 1 и 2 к настоящему Положению.
Коды структурных подразделений, сотрудников и организаций приведены в приложении 3 к настоящему Положению.
3. Порядок утверждения единой классификации и внесения изменений и дополнений
Коды структурных подразделений Администрации Санкт-Петербурга, иных организаций, а также сотрудников Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга утверждаются приказом губернатора Санкт-Петербурга.
Коды отделов структурных подразделений Администрации Санкт-Петербурга, организаций и их сотрудников утверждаются приказом соответствующих органов и направляются в Управление телекоммуникационного и информационного обеспечения Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга (далее - УТИО).
При утверждении кодов целесообразно обеспечить совпадение значения кода и значения индекса номенклатуры дел служебных документов соответствующего органа Администрации Санкт-Петербурга.
В случае изменения структуры, штатного расписания и персонального состава работников структурных подразделений Администрации Санкт-Петербурга соответствующая информация об изменениях должна быть передана на следующий рабочий день в электронном виде в УТИО.
После внесения изменений и дополнений в автоматизированную систему ведения глобальных классификаторов данные о новых кодах структурных подразделений, сотрудников и организаций должны быть доведены администратором глобальных классификаторов ЕСЭДД до сведения структурных подразделений Администрации Санкт-Петербурга.
4. Порядок ведения единой классификации
Ведение единой классификации осуществляется централизованно в автоматизированной системе ведения глобальных классификаторов - администратором глобальных классификаторов ЕСЭДД. На этапе внедрения ЕСЭДД функции администратора глобальных классификаторов выполняет государственное предприятие "Центр компьютерных разработок".
В рамках ЕСЭДД все базовые автоматизированные системы ЕСЭДД (системы делопроизводства, банки документов, индивидуальные системы делопроизводства) обязаны использовать коды структурных подразделений, сотрудников и организаций только из единой классификации. Используемые в базовых автоматизированных системах ЕСЭДД копии единой классификации не должны допускать их локальной модификации пользователями.
После внесения изменений и дополнений в автоматизированную систему ведения глобальных классификаторов данные о новых кодах структурных подразделений, сотрудников и организаций должны быть доведены администратором глобальных классификаторов ЕСЭДД до сведения территориальных и отраслевых органов Администрации Санкт-Петербурга, изменения кодов также должны быть внесены в настройку соответствующих автоматизированных систем.
5. Иерархическое представление единой классификации в базовых автоматизированных системах ЕСЭДД
В каждой из базовых автоматизированных систем реализуется локальное, трехуровневое, иерархическое представление единой классификации, которое настраивается администратором автоматизированной системы (пользователем) подразделения, где функционирует система.
Приложение 1
к Положению о единой классификации
структурных подразделений и сотрудников
Администрации Санкт-Петербурга,
а также иных организаций
Образец указания уникального кода структурного подразделения и сотрудника Администрации Санкт-Петербурга, а также иных организаций на официальных документах Администрации Санкт-Петербурга
Вариант 1 (при использовании для подготовки документа
автоматизированных систем ЕСЭДД)
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
122030/2000-555(1)
Бланк Администрации Санкт-Петербурга
122030 - код структурного подразделения, сотрудника или организации
/ - разделитель
2000 - год
555 - номер документа в базе данных
(1) - номер версии документа в базе данных
Приложение 2