- однозначное определение и протоколирование (запись) каждого создаваемого документа структурным подразделением и исполнителем, являющимся автором документа;
- учет (протоколирование) использования официальных бланков документов, а также учет (протоколирование) всех готовящихся и выпускаемых официальных документов;
- обеспечение унифицированного обмена информацией между автоматизированными системами, входящими в состав ЕСЭДД.
Единая классификация включает следующие атрибуты:
Полное наименование структурного подразделения, организации и сотрудника - символьный атрибут.
Код структурного подразделения, организации и сотрудника - числовой атрибут.
Код структурного подразделения, организации и сотрудника формируется из трех частей:
Первая часть - код структурного подразделения
Вторая часть - код управления, отдела, сектора,
входящего в структурное подразделение
Третья часть - код сотрудника
Дополнительные атрибуты единой классификации:
Должность - символьный атрибут
Фамилия - символьный атрибут
Имя - символьный атрибут
Отчество - символьный атрибут
Почтовый индекс - символьный атрибут
Страна (по умолчанию Россия) - символьный атрибут
Регион (по умолчанию Санкт-Петербург) - символьный атрибут
Город (населенный пункт) - символьный атрибут
Район - символьный атрибут
Улица - символьный атрибут
Номер дома - символьный атрибут
Номер корпуса - символьный атрибут
Номер квартиры - символьный атрибут
Номер телефона - символьный атрибут
Номер факса - символьный атрибут
Номер помещения - символьный атрибут
Действующий/недействующий - логический атрибут
Период, в течение которого атрибут
является действующим - дата
Признак удаления - логический атрибут
Признак принадлежности к ЕСЭДД - логический атрибут
E-mail - символьный атрибут
Дата ввода - дата
Дата корректировки - дата
Примечание - текстовый комментарий
2. Указание кода структурного подразделения, организации и сотрудника на документах
Код структурного подразделения, организации и сотрудника указывается на документах в виде номера, состоящего из трех частей, которые разделяются между собой разделителями (пробелами или тире). Незначащие нули при этом не отображаются. Структура отображаемого номера следующая:
ХХХ - ХХ - ХХХ
───── ──── ─────
1 2 3 ,
где
Часть 1 - код структурного подразделения или организации
Например,
2 - Канцелярия губернатора Санкт-Петербурга
62 - территориальное управление Фрунзенского
административного района Санкт-Петербурга
Часть 2 - код управления, отдела, сектора, входящего в структурное
подразделение