Положение об Общем отделе Федеральной службы геодезии и картографии России (утв. приказом Роскартографии от 24 февраля 1996 г. N 19п)
Введено в действие с 1 марта 1996 г.
1. Общие положения
1.1. Общий отдел, именуемый в дальнейшем - Отдел, является структурным подразделением Федеральной службы геодезии и картографии России (Роскартографии).
Деятельность Отдела направлена на осуществление исполнительских и контрольных функций в области ведения служебного делопроизводства, подготовки и размножения служебной документации, контроля исполнения поручений вышестоящих органов и руководства Роскартографии.
Общий отдел непосредственно подчиняется заместителю руководителя Роскартографии, в ведении которого находятся вопросы документационного обеспечения управления.
1.2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной службе геодезии и картографии России, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 1994 г. N 721, приказами и распоряжениями руководителя Роскартографии и распоряжениями его заместителей, настоящим Положением.
1.3. Отдел включает в себя секретную часть, канцелярию, центральный архив, бюро машинописных и копировально-множительных работ, телетайп.
Отдел возглавляет начальник отдела - начальник Первого отдела, который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя Роскартографии.
1.4. Предложения по проекту штатного расписания центрального аппарата Роскартографии, в части касающейся Отдела, разрабатываются начальником отдела и согласовываются с соответствующими управлениями.
1.5. Деятельность Отдела осуществляется на основании правовых актов, нормативно-технических документов Роскартографии в части, касающейся документационного обеспечения управления, и в соответствии с годовыми и квартальными планами работы, утверждаемыми руководителем Роскартографии. О выполнении планов начальник отдела отчитывается перед руководителем Роскартографии ежеквартально.
2. Основные задачи
Основными задачами Отдела являются:
ведение и совершенствование служебного делопроизводства в центральном аппарате Роскартографии;
организация и осуществление совместно с другими управлениями и отделами Роскартографии контроля за сроками исполнения поручений органов законодательной и исполнительной власти, поступающей служебной корреспонденции, организационно-распорядительных документов Роскартографии, заявлений и обращений граждан;
обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, при работе с секретными документами;
печать и размножение служебной документации;
ведение телетайпной связи с предприятиями, учреждениями и организациями отрасли и с другими корреспондентами;
комплектование центрального архива документами, имеющими практическое и историческое значение, ведение архивного дела.
3. Функции
Исходя из основных задач Отдел осуществляет следующие функции:
разрабатывает и поддерживает на современном уровне нормативные документы по вопросам ведения делопроизводства в центральном аппарате Роскартографии в соответствии с нормативными и методическими документами Росархива;
внедряет единую систему служебного делопроизводства в центральном аппарате Роскартографии в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства;
разрабатывает номенклатуры дел секретного и служебного делопроизводства центрального аппарата Роскартографии;
осуществляет ведение секретного делопроизводства, учет и хранение секретной документации;
контролирует выполнение в центральном аппарате Роскартографии установленного порядка разработки, размножения, учета и хранения секретных и служебных документов, а также наличие печатей и штампов;
организует и ведет допускную работу в центральном аппарате Роскартографии, представляет руководителю Роскартографии материалы для оформления на допуск к государственной тайне руководителей подведомственных предприятий, учреждений и организаций;
рассматривает материалы о степени осведомленности в государственных секретах специалистов центрального аппарата Роскартографии и подведомственных предприятий, учреждений и организаций, рекомендованных для поездки за границу, и подготавливает заключения о возможности их выезда;
осуществляет работу по приему, регистрации и учету поступающих в центральный аппарат Роскартографии служебных документов, заявлений и обращений граждан и исходящей корреспонденции, обеспечивает их направление по назначению;
организует и ведет регулярный контроль за сроками исполнения поручений органов законодательной и исполнительной власти, поступающей служебной корреспонденции, организационно-распорядительных документов по Роскартографии, заявлений и обращений граждан;
осуществляет методическое руководство работой по формированию дел со служебной документацией;
производит прием на концентрацию, учет и хранение документов постоянного и временного (10 лет и свыше) хранения, имеющих практическое и историческое значение, и документов по личному составу;
организует работу по созданию и хранению страхового фонда особо ценных документов и ведет учет этих копий;
обеспечивает практическое использование документов, хранящихся в центральном архиве, исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера на основе архивных документов;
организует и проводит совместно с другими управлениями и отделами центрального аппарата экспертизу ценности хранящихся в центральном архиве документов, производит в установленном порядке их передачу на государственное хранение;
осуществляет учет поступающих на утверждение технических проектов и смет, их передачу между структурными подразделениями центрального аппарата, а также передачу этих проектов и смет после их утверждения на хранение в ЦКГФ;
производит печатание и размножение служебной документации;
обеспечивает ведение телетайпной связи с предприятиями, учреждениями и организациями отрасли и с другими корреспондентами;
осуществляет необходимую организационную работу по подготовке и проведению заседаний постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Роскартографии;
участвует в осуществлении проверок подведомственных Роскартографии предприятий, учреждений и организаций.
4. Права и обязанности
4.1. Права Отдела осуществляются начальником отдела и сотрудниками отдела в соответствии с их должностными инструкциями.
4.2. Начальник отдела имеет право:
представительствовать по поручению руководителя Роскартографии в министерствах, ведомствах, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях Роскартографии по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
подписывать и визировать документы, относящиеся к деятельности Отдела;
вносить предложения о рассмотрении на коллегии Роскартографии вопросов состояния служебного делопроизводства и исполнительской дисциплины;
давать обязательные для выполнения всеми сотрудниками центрального аппарата Роскартографии указания по вопросам учета, хранения секретных документов и обращения с ними, сохранения государственной тайны, а также по вопросам организации и осуществления работы со служебной документацией;
запрашивать и получать от управлений и отделов информацию о состоянии дел с исполнением поручений и документов;
контролировать целесообразность и оптимальность определения тиража размножаемых документов;
осуществлять контроль содержания передаваемых телетайпограмм на предмет исключения помещения в них сведений, не подлежащих открытому опубликованию;