внесению изменений в нормативно-технические документы;
учету и хранению нормативно-технических документов.
Цель ведения фонда предприятия - обеспечение сотрудников предприятия (организации) достоверной информацией.
3.2. Комплектование фонда предприятия
3.2.1. Фонд предприятия комплектуется путем:
изучения всех сторон деятельности предприятия;
выявления нормативно-технических документов, прямо регламентирующих или косвенно связанных с этой деятельностью, по указателям или иной литературе;
поиска и приобретения (заказа) необходимых нормативно-технических документов (собственно комплектования), библиографических справочников и указателей нормативно-технических документов.
Рекомендуется направлять указатели специалистам предприятия для более полного и обоснованного заказа необходимых документов.
3.2.2. Правила приобретения (заказа) нормативно-технических документов приведены в приложении 1.
Перечень основных библиографических справочников и указателей нормативно-технических документов приведен в приложении 2.
Перечень основных организаций, ведущих распространение нормативно-технических документов, приведен в приложении 3.
3.3. Ведение структурных частей фонда предприятия
3.3.1. Контрольный фонд группируется по видам документов, установленным пп. 2.1 и 2.2 настоящих Методических указаний. Каждый вид документа располагается в последовательности возрастания их обозначений (без учета цифр года издания или регистрации). Например:
| ГОСТ 2.114 | ОСТ 34-42-559 |
| ГОСТ 34.340 | ОСТ 34-70-685 |
| ГОСТ 422 | ОСТ 46.180 |
| ГОСТ 21551 | ОСТ 108.001.105 |
| ГОСТ Р 1.1 | ОСТ 108.031.08 и т.д. |
| ГОСТ Р 1.5 и т.д. | ТУ 12-005 |
| ТУ 14-29-06 | |
| ТУ 21-22-28 | |
| ТУ 4311-182 и т.д. |
Примечание. Восьмизначный код ОКПО (Общесоюзный классификатор предприятий и организаций), проставляемый на технических условиях (третья группа цифр), не учитывается.
3.3.2. Сборники документов, имеющие на обложке номера документов, расставляются по первому номеру документа.
Тематические сборники документов, изданные без указания на обложке номеров документов, расставляются в алфавитном порядке.
3.3.3. На каждом документе контрольного фонда ставится штамп "Контрольный экземпляр" (ГОСТ 2.501-88) или делается соответствующая надпись.
3.3.4. На каждый документ контрольного фонда (в том числе и в сборниках) составляются две каталожные карточки: для нумерационной и тематической картотеки.
На карточке указываются: номер документа, его название, срок действия, сведения об изменениях, поправках, отмене, замене, год издания; если документ выпущен взамен ранее действующего, то это надо указать. Форма каталожной карточки приведена в приложении 4.
3.3.5. Каталожные карточки нумерационной картотеки расставляются по видам документов в порядке возрастания их обозначений.
Каталожные карточки тематической картотеки расставляются по тематическому содержанию документов в алфавитном порядке.
3.3.6. Рабочий фонд и фонд отмененных документов располагаются так же, как документы контрольного фонда, но каталожные карточки по этим фондам не составляются.
Рекомендуется на каталожных карточках контрольного фонда указывать общее количество экземпляров документа, содержащегося в контрольном и рабочем фондах.
На все экземпляры рабочего фонда документов ставится штамп "Экз. N __" (ГОСТ 2.501-88) или делается соответствующая надпись.
3.3.7. Документы авторского фонда располагаются группами по подразделениям, а внутри групп - по видам документов в порядке возрастания их обозначений.
В авторском фонде хранятся все документы, разработанные предприятием, в том числе отмененные и замененные.
На каждый документ, включенный в фонд, составляется третья каталожная карточка, на которой вверху указывается условное обозначение подразделения-разработчика.
3.3.8. Правила ведения фондов документов в подразделениях предприятия устанавливаются руководством этих подразделений, исходя из общих требований, установленных настоящими Методическими указаниями.
3.3.9. Дополнительные экземпляры документов могут быть заказаны в организациях, ведущих распространение нормативно-технических документов, или на предприятих - держателях подлинников.
При необходимости допускается снятие копии с контрольного экземпляра любым способом репрографии, кроме машинописного. На копии должна быть проставлена надпись "Для внутреннего пользования".
3.4. Внесение изменений в нормативно-технические документы
3.4.1. Внесение изменений в нормативно-технические документы фонда предприятия (частичное изменение содержания, продление, ограничение, снятие ограничения срока действия документа, а также его отмена) осуществляется на основании изменений, содержащихся в информационных указателях, приведенных в приложении 2, а также сведений, получаемых от организаций, ведущих распространение нормативно-технических документов, предприятий-разработчиков и предприятий - держателей подлинников.
3.4.2. Изменения вносятся во все экземпляры документов путем вклеивания их текста в документ. Изменения, касающиеся обозначения документов, срока их действия, вносятся на обложку или первую страницу документа с указанием источника изменения.
При необходимости допускается размножать текст изменения любым способом репрографии, кроме машинописного.
3.4.3. Сведения об изменениях документа вносятся в соответствующие карточки картотек.
3.4.4. На отмененных документах и их каталожных карточках проставляется подпись "Отменен с..." и указывается источник изменения.
Отмененные документы подлежат изъятию из всех фондов (кроме авторского) и помещению в фонд отмененных документов в одном экземпляре.
Остальные экземпляры уничтожаются.
Каталожные карточки отмененных документов не подлежат изъятию из картотек.
3.4.5. Если отмененный документ касается продукции (оборудования, приборов и т.п.), находящейся в эксплуатации, его оставляют в контрольном фонде. На обложке такого документа проставляется надпись, указывающая, в каких случаях может быть использован отмененный документ. Например: "Использовать при ремонте".
3.5. Учет и хранение нормативно-технических документов
3.5.1. Документы фонда предприятия подлежат суммарному и индивидуальному учету.
3.5.2. Суммарный учет должен обеспечивать данные о количественном составе фонда по категориям и видам документов. Ведется он в книге суммарного учета (см. приложение 4).
3.5.3. Индивидуальный учет должен обеспечивать данные о каждом отдельном документе. Ведется он на основе нумерационной картотеки.
3.5.4. Для контроля состояния фонда предприятия рекомендуется проведение не реже одного раза в 2 года инвентаризации контрольного и рабочего фондов.
3.5.5. Документы хранятся в специальных коробках (папках) или непосредственно на стеллажах.
Для удобства поиска документов на стеллажах используются разделители с указанием на них обозначений документов.
На коробках указываются обозначения документов (первого и последнего).