Приказ Федерального агентства по государственным резервам от 15 мая 2017 г. N 102 "Об утверждении Регламента Федерального агентства по государственным резервам" стр. 4

Указанные предложения, поступившие в Росрезерв, рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений Росрезерва.
2.29. Обращения общественных объединений об участии представителей Росрезерва в работе создаваемых этими объединениями органов (общественных комиссий, советов, рабочих групп) рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений Росрезерва. О результатах рассмотрения обращения общественное объединение информируется заместителем руководителя Росрезерва или уполномоченным руководителем структурного подразделения Росрезерва. Кандидатуры представителей Росрезерва в органы, создаваемые общественными объединениями, утверждаются заместителем руководителя Росрезерва.
2.30. В целях оперативного исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, иных случаях в Росрезерве могут быть образованы рабочие группы. Образование рабочих групп, утверждение их руководителей и состава осуществляется руководителем Росрезерва. Решение руководителя Росрезерва оформляется приказом Росрезерва.

Коллегия Росрезерва

2.31. В Росрезерве может быть образована Коллегия Росрезерва (далее - Коллегия).
Если иное не установлено законодательством Российской Федерации, Коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном Регламентом.
2.32. Коллегия является постоянно действующим совещательным органом при руководителе Росрезерва, образуется и возглавляется руководителем Росрезерва.
Состав Коллегии и порядок участия членов Коллегии в ее заседаниях определяются руководителем Росрезерва и утверждаются приказом Росрезерва.
По решению руководителя Росрезерва в состав Коллегии могут включаться представители иных федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также представители организаций по согласованию с руководителями этих органов и организаций. Члены Коллегии не имеют иных полномочий, кроме предусмотренных занимаемой должностью.
Принятые на заседании Коллегии решения оформляются протоколом.
2.33. План работы Коллегии формируется на основе предложений членов Коллегии, структурных подразделений Росрезерва, руководителей территориальных органов Росрезерва, утверждается руководителем Росрезерва и направляется членам Коллегии и иным заинтересованным лицам.
2.34. Документы к заседаниям Коллегии подготавливаются структурными подразделениями Росрезерва в соответствии с утвержденной руководителем Росрезерва повесткой заседания Коллегии или его поручением, а также планом работы Коллегии и должны состоять из материалов по обсуждаемому вопросу (включая в случае необходимости проекты актов) и проекта решения заседания Коллегии, завизированных руководителями соответствующих структурных подразделений Росрезерва и заместителем руководителя Росрезерва (в соответствии с распределением обязанностей).
2.35. Итоговая Коллегия проводится Росрезервом в первом полугодии года, следующего за отчетным, в целях подведения итогов деятельности Росрезерва за отчетный год и определения целей и задач на текущий год и плановый период.
2.36. Организационно-техническое обеспечение деятельности Коллегии возлагается руководителем Росрезерва на Административное управление Росрезерва.

Основные правила организации документооборота в Росрезерве

2.37. Делопроизводство в Росрезерве осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641), инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по государственным резервам, согласованной с Росархивом, Регламентом и иными нормативными правовыми актами Росрезерва.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
2.38. Организация и ведение делопроизводства (за исключением носителей сведений, составляющих государственную тайну) в Росрезерве осуществляются Административным управлением Росрезерва, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Росрезерва.
Организация и ведение секретного делопроизводства в Росрезерве осуществляются Управлением защиты государственной тайны Росрезерва.
2.39. Акты Росрезерва, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Положении о Росрезерве.
2.40. Документооборот в Росрезерве осуществляется с применением системы электронного документооборота Росрезерва.

III. Порядок подготовки и оформления решений Росрезерва

3.1. Решения Росрезерва оформляются в виде приказов или в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, в виде иных актов.
В случаях, установленных законодательством Российской Федерации, руководитель Росрезерва может издавать акты совместно с другими федеральными органами исполнительной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ.
3.2. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Росрезерва, руководитель Росрезерва дает письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у него совещания, а также устные указания руководителям соответствующих структурных подразделений Росрезерва.
Поручения, содержащиеся в резолюции руководителя Росрезерва, оформляются на бланке для резолюций руководителя Росрезерва.
3.3. Проекты приказов или иных актов, представляемые руководителю Росрезерва на подпись, визируются структурным подразделением Росрезерва - исполнителем, заинтересованными структурными подразделениями Росрезерва, Управлением правового обеспечения и внутреннего финансового аудита Росрезерва, Административным управлением Росрезерва и заместителем руководителя Росрезерва (в соответствии с распределением обязанностей).
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов или иных актов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей структурных подразделений Росрезерва, которые подготавливают и вносят проект.
3.4. В случае если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти, он подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими нормативно-правовое регулирование в соответствующей сфере деятельности, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
3.5. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, подлежат государственной регистрации.
3.6. Заместители руководителя Росрезерва могут издавать отдельные распоряжения по вопросам деятельности Росрезерва, его территориальных органов и подведомственных организаций в соответствии с распределением обязанностей.

Оформление решений, принятых на совещании у руководителя Росрезерва

3.7. Решения, принятые на совещании у руководителя (заместителя руководителя) Росрезерва, по его указанию оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением Росрезерва, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем и представляется руководителю (заместителю руководителя) Росрезерва, как правило, в течение суток после окончания совещания.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения Росрезерва, ответственного за проведение совещания.
3.8. В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и организации, а также в заинтересованные структурные подразделения.
Копии протоколов совещаний у руководителя (заместителя руководителя) Росрезерва рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащих срочные или оперативные поручения, - незамедлительно.
3.9. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у руководителя (заместителя руководителя) Росрезерва, осуществляется структурным подразделением Росрезерва, ответственным за проведение совещания, и Административным управлением Росрезерва.

Оформление договоров (контрактов, соглашений)

3.10. Проекты договоров (государственных контрактов, соглашений) подготавливаются структурными подразделениями Росрезерва, к полномочиям которых отнесено решение вопросов, содержащихся в подготавливаемых проектах соглашений (договоров), в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
3.11. Проекты документов, указанных в пункте 3.10, подлежат обязательному согласованию с начальником Управления правового обеспечения и внутреннего финансового аудита Росрезерва, а также начальником Финансово-экономического управления Росрезерва (в случае если указанные документы касаются вопросов финансового обеспечения).
В случае представления указанных документов на подпись руководителю Росрезерва они также согласовываются с соответствующим заместителем руководителя Росрезерва.
При наличии неурегулированных разногласий правового характера начальник Управления правового обеспечения и внутреннего финансового аудита Росрезерва докладывает о них руководителю Росрезерва (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю (в соответствии с распределением обязанностей).

IV. Порядок исполнения поручений в Росрезерве

4.1. Акты Росрезерва, а также резолюции (поручения) руководителя (заместителей руководителя) Росрезерва по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.
4.2. Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
4.3. Структурное подразделение Росрезерва, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем поручения, руководитель этого структурного подразделения организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение. Заместитель руководителя Росрезерва, осуществляющий координацию и контроль деятельности головного исполнителя, обеспечивает совместное решение вопроса, выработку общей позиции и согласование со всеми соисполнителями проекта ответа.
4.4. В случае если документ, который необходимо исполнить, содержит несколько поручений, каждый пункт которого имеет свой срок исполнения, то осуществляется контроль срока исполнения каждого пункта поручения.
4.5. Изменение головного (ответственного) исполнителя и состава соисполнителей по документам во исполнение поручений руководителя Росрезерва или его заместителей осуществляется на основании резолюции руководителя Росрезерва или его заместителей, давших поручения.
4.6. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководителю Росрезерва или его заместителю руководителем заинтересованного структурного подразделения Росрезерва в течение 3 дней со дня подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
4.7. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных в поручении, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно. В указанных случаях головной исполнитель также может самостоятельно письменно запросить информацию в структурных подразделениях Росрезерва, в компетенцию которых входит рассматриваемый вопрос,