СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документов по движению ГСМ в ИС» стр. 3

- Флаг «Согласование» - устанавливает напротив Ф.И.О. ответственного за согласование;

- Флаг «Подписание» - устанавливает напротив Ф.И.О. ответственного за подписание;

1033 × 627 пикс.     Открыть в новом окне

4.3.7. По кнопке «Записать» стартует бизнес – процесс «Отражение движения ГСМ в учете», программа формирует служебное сообщение (рис. №15);

1006 × 76 пикс.     Открыть в новом окне

4.3.8. Если по кнопке «Записать» бизнес-процесс не стартовал (согласно п. 4.3.7.) и сформировалось служебное сообщение «Для номенклатуры «Наименование вида ГСМ» по документу «Поступление товаров и услуг №, от «дата» не определен вид ГСМ по регистру «Связь ГСМ и номенклатуры». Установить связь» (рис. №16), то специалист организации – Заказчика направляет поручение через ИС специалисту Отдела сопровождения о необходимости установить связь в регистре «Связь ГСМ и Номенклатуры»;

1256 × 103 пикс.     Открыть в новом окне

4.4. Проверка количества ГСМ по данным бухгалтерского учета для списания фактически израсходованного ГСМ

4.4.1. Специалист организации – Заказчика перед выгрузкой ПУД «Отчет по движению ГСМ» в ИС, обязан проверить наличие остатков ГСМ по данным бухгалтерского учета, необходимое для списания, фактически израсходованного ГСМ за период;

4.4.2. В документе «Отчет по движению ГСМ» анализирует данные колонки «Количество расхода» табличной части «Движение ГСМ» с данными итогового количества, распределенного ГСМ, по данным бухгалтерского учета по каждой строке (рис. №17);

1040 × 447 пикс.     Открыть в новом окне

4.4.3. Если количество ГСМ в табличной части «ГСМ по складам» меньше фактического расхода ГСМ в табличной части «Движение ГСМ» (рис. №18), то специалист организации- Заказчика в программе 1С: Бухгалтерия предприятия регистрирует ФХЖ – неотфактурованная поставка материалов документом «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Покупка, комиссия без расчетных документов» руководствуясь СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация в ИС нетфактурованной поставки материалов»;

1157 × 449 пикс.     Открыть в новом окне

4.4.4. После регистрации документа «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Покупка, комиссия без расчетных документов», специалист организации – Заказчика перезаполняет вкладку «ГСМ по складам»;

4.5. Согласование и подписание ПУД «Отчет по движению ГСМ» в ИС

4.5.1. Ответственный специалист организации – Заказчика в программе 1С: Бухгалтерия предприятия в документе «Отчет по движению ГСМ» по кнопке «Выгрузить акт в лотус» выгружает ПУД «Отчет о движении горюче-смазочных материалов» в ИС на согласование и подписание ответственным лицам, установленным во вкладке «Дополнительно», при этом статус документа автоматически переходит в статус «На согласовании» (рис. №19);

818 × 87 пикс.     Открыть в новом окне

4.5.2. В ИС в созданной карточке ПУД «Отчет по движению ГСМ» прикладывает сканированные файлы документов, подтверждающий расход ГСМ за период:

- Акт замера остатков топлива в баках;

- Заправочная ведомость;

- Путевой лист (строительной машины, грузового автомобиля, легкового автомобиля, специального автомобиля, автобуса), рапорт о работе строительной машины (механизма);

4.5.3. В течении 1-го рабочего дня оригиналы документов передает по описи в ДОУ с указанием номера и даты карточки ПУД в ИС, руководствуясь СТО СМК 82.19.13 «Управление документацией. Общие положения»;

4.5.4. Ответственному лицу за согласование документа приходит уведомление в ИС о необходимости согласовать документ (рис. №20)

768 × 46 пикс.     Открыть в новом окне

4.5.5. Ответственное лицо за согласование документа переходит по ссылке в документ во вкладку «Согласование:

- По кнопке «Согласовать документ» согласовывает документ (рис. №21);

997 × 313 пикс.     Открыть в новом окне

- Либо по кнопке «Отклонить документ» отклоняет документ, при этом указывает причину отклонения в окне «Согласование» (рис. №22)

1000 × 299 пикс.     Открыть в новом окне

4.5.6. После того, как документ «Отчет по движению ГСМ» согласован, карточка ПУД автоматически направляется ответственному лицу на подписание;

4.5.7. Ответственному лицу за подписание документа, приходит уведомление о необходимости подписать документ (рис. №23)

739 × 31 пикс.     Открыть в новом окне

4.5.8. Ответственное лицо за подписание документа переходит в карточку ПУД, нажимает кнопку «Редактирование», переходит в хранилище файлов, подписывает документ (рис. №24)

897 × 436 пикс.     Открыть в новом окне

Срок согласования/подписания документа – в течении 1-го рабочего дня с момента получения в ИС уведомления;

4.5.9. Если документ «Отчет по движению ГСМ» не согласован или не подписан в установленный срок, то ответственному специалисту организации - Заказчика приходит задача в программе 1С: Бухгалтерия предприятия «Отклонен документ отчет по движению ГСМ» (рис. №25);

688 × 81 пикс.     Открыть в новом окне

4.5.10. Специалист организации – Заказчика открывает задачу, по кнопке «Данные задачи» переходит в документ «Отчет по движению ГСМ» (рис. №26)