44. По итогам анализа тематики сотрудник архивного подразделения, ответственный за исполнение запроса:
1) в случае наличия в архивном подразделении архивных документов или информации, необходимых для исполнения запроса, исходя из содержания запроса оформляет один или несколько из перечисленных документов:
архивную справку;
копию архивного документа;
архивную выписку;
2) в случае, когда решение содержащихся в запросе вопросов относится к компетенции других организаций либо когда запрос требует исполнения несколькими организациями, одновременно с направлением запроса (копии запроса) в организации по принадлежности оформляет уведомление о пересылке запроса в другую организацию по принадлежности;
3) в случае отсутствия в архивном подразделении архивных документов или информации, необходимых для исполнения запроса, и когда решение содержащихся в запросе вопросов не относится к компетенции других организаций оформляет уведомление о невозможности исполнения запроса.
45. Архивные справки, копии архивных документов, архивные выписки, уведомления о пересылке запроса в другие организации по принадлежности, уведомления о невозможности исполнения запроса составляются на бланке органа безопасности или архивного подразделения установленной формы, регистрируются и докладываются начальнику органа безопасности или архивного подразделения либо его заместителю для подписания.
46. Начальник органа безопасности или архивного подразделения либо его заместитель проверяют законность, обоснованность и полноту предоставления государственной услуги, подписывают представленные документы и передают их сотруднику архивного подразделения, ответственному за исполнение запроса, для направления или выдачи заявителю.
47. Максимальный срок исполнения административной процедуры не должен превышать 24 дней с даты получения запроса сотрудником архивного подразделения, ответственным за его исполнение.
В случае необходимости продления срока исполнения запроса сотрудник архивного подразделения, ответственный за исполнение запроса, не менее чем за 3 дня до истечения срока составляет на имя начальника органа безопасности либо его заместителя рапорт, в котором отражает суть проведенной работы, указывает причины необходимости продления срока исполнения запроса и испрашивает разрешение его продления на определенный срок (или до конкретной даты).
О продлении срока исполнения запроса заявитель уведомляется письменно либо в форме электронного документа.
Направление или выдача архивной справки, копии архивного документа, архивной выписки, уведомления о пересылке запроса в другую организацию по принадлежности либо уведомления о невозможности исполнения запроса
48. Основанием для начала административной процедуры является получение сотрудником архивного подразделения, ответственным за исполнение запроса, документов, подписанных начальником органа безопасности или архивного подразделения либо его заместителем.
49. Способ направления или выдачи подписанных документов соответствует способу получения документов, избранным заявителем при представлении запроса.
50. Документы направляются подразделениями органов безопасности, ответственными за прием и регистрацию поступающей корреспонденции, либо архивными подразделениями на почтовый адрес, указанный заявителем.
Ответ на запрос, полученный по электронной почте либо в форме электронного документа с использованием Единого портала, направляется по почтовому адресу, указанному в запросе, или в виде электронного сообщения по указанному в запросе адресу электронной почты.
Ответ на запрос двух и более лиц направляется на почтовый адрес либо адрес электронной почты первого подписавшего его лица (если в запросе не оговорено конкретное лицо) или каждому из заявителей.
51. Выдача подписанных документов заявителю либо его представителю (на основании доверенности от заявителя) на руки осуществляется сотрудником архивного подразделения, ответственным за исполнение запроса, при предъявлении заявителем либо его представителем (на основании доверенности от заявителя) документа, удостоверяющего личность.
52. Направление документов заявителям, проживающим (находящимся) за пределами Российской Федерации, за исключением проживающих (находящихся) на территориях государств - участников СНГ, осуществляется через МИД России.
53. В случае если запрос поступил через МИД России, ответы направляются непосредственно в его адрес.
54. Максимальный срок исполнения административной процедуры не должен превышать 3 дней с момента получения сотрудником архивного подразделения, ответственным за исполнение запроса, документов, подписанных начальником органа безопасности или архивного подразделения либо его заместителем.
IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений
55. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Административного регламента осуществляется должностными лицами органов безопасности и архивных подразделений, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
56. Текущий контроль осуществляется посредством проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками органов безопасности и архивных подразделений положений настоящего Административного регламента.
57. Для текущего контроля используются сведения, имеющиеся в документах и учетных формах, ведущихся в архивных подразделениях, служебная корреспонденция, устная и письменная информация сотрудников органов безопасности и архивных подразделений.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги
58. Порядок и периодичность плановых и внеплановых проверок органов безопасности и архивных подразделений устанавливаются правовыми актами ФСБ России, решениями начальников органов безопасности и руководства ФСБ России.
59. Плановые проверки состояния работы по соблюдению и исполнению положений настоящего Административного регламента проводятся в органах безопасности и архивных подразделениях не реже одного раза в квартал. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на действия (бездействие), решения должностных лиц органов безопасности и архивных подразделений.
Ответственность должностных лиц органов безопасности за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги
60. Должностные лица органов безопасности и архивных подразделений, участвующие в предоставлении государственной услуги, несут персональную ответственность за выполнение административных процедур и соблюдение сроков, установленных настоящим Административным регламентом.
Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
61. Порядок и формы контроля уполномоченными должностными лицами органов безопасности за предоставлением государственной услуги устанавливаются правовыми актами ФСБ России.
62. Граждане, их объединения и организации участвуют в осуществлении контроля за предоставлением органами безопасности государственной услуги в соответствии с положениями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и правовых актов ФСБ России.
63. Контроль за предоставлением государственной услуги может осуществляться со стороны граждан, их объединений и организаций путем направления в адрес органов безопасности и архивных подразделений:
1) предложений о совершенствовании нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление должностными лицами органов безопасности и архивных подразделений государственной услуги;
2) сообщений о нарушении законодательных и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе органов безопасности и архивных подразделений, их должностных лиц;
3) жалоб по фактам нарушения должностными лицами органов безопасности и архивных подразделений прав, свобод или законных интересов граждан.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органов безопасности, а также их должностных лиц
Информация для заявителя о его праве подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) органов безопасности и (или) их должностных лиц при предоставлении государственной услуги
64. Заявитель имеет право подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) органов безопасности (архивных подразделений) и (или) их должностных лиц при предоставлении государственной услуги*(28).
Предмет жалобы
65. Предметом жалобы являются:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги;
3) требование предоставления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
6) требование внесения заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;