47. Должностные лица Росархива обеспечивают:
а) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей;
б) получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
в) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителей.
Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме
48. В случае, если заявители подают свои запросы в Росархив при личном обращении, их запросы принимаются немедленно и регистрируются в день подачи.
49. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Росархива и на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
50. Обеспечение представления заявителю сообщения, подтверждающего поступление запроса в Росархив, при направлении заявителем запроса в форме электронного сообщения.
51. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не используются. Информация о процедуре предоставления государственной услуги предоставляется бесплатно. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
52. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает:
а) регистрация запросов заявителей;
б) передача запросов для организации их исполнения в профильное структурное подразделение;
в) анализ тематики запросов заявителей;
г) направление запросов заявителей на исполнение в органы и организации по принадлежности;
д) подготовка ответов заявителям;
е) оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
ж) проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
з) отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги
Регистрация запросов заявителей
53. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
54. Поступившие в Росархив из МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы и запросы в электронной форме регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию поступившей корреспонденции.
Передача запросов для организации их исполнения в профильное структурное подразделение
55. После регистрации, запросы передаются в профильное структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
56. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству Росархива, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.
Анализ тематики запросов заявителей
57. После передачи запроса в профильное подразделение его руководитель обеспечивает оперативное рассмотрение запросов заявителей, доведение их до исполнителей.
58. Специалисты профильного структурного подразделения Росархива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Росархиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей. При этом определяются:
а) правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
б) степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
в) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
г) адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
59. Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.
Направление запросов заявителей на исполнение в органы и организации по принадлежности
60. На основании анализа тематики поступивших запросов Росархив направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:
в федеральные органы государственной власти;
в федеральные государственные архивы;
в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
61. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Росархив направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в МИД России.
62. При необходимости, федеральные органы государственной власти, федеральные государственные архивы, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.
63. При направлении запросов на исполнение по принадлежности Росархив, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.
64. Срок исполнения данной административной процедуры - 15 дней.
Подготовка ответов заявителям
65. На основании проведенной поисковой работы Росархивом, иными органами и организациями осуществляется подготовка ответов заявителям. Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.