Приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (РД-20-04-2008).
2. Руководителям территориальных органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору в месячный срок привести нормативные акты территориальных органов в соответствие с Инструкцией по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору.
| Руководитель | К.Б. Пуликовский |
Руководящие документы РД-20-04-2008 Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору "Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору" (утв. приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 30 мая 2008 г. N 372)
Зарегистрированы Федеральной службой
по экологическому, технологическому
и атомному надзору 3 июня 2008 г.
по экологическому, технологическому
и атомному надзору 3 июня 2008 г.
Регистрационный N 569
Введена в действие с 30 мая 2008 г.
I. Общие положения
1. Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением трудовых правоотношений, повышения его эффективности, формирования и развития единых требований для центрального аппарата и территориальных органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба), обеспечения контроля исполнения и установления единого порядка работы с кадровыми документами.
2. Инструкция обязательна для работников кадровых служб и отдельных работников, специально уполномоченных для ведения кадровой работы, и устанавливает требования к организации кадрового делопроизводства, порядку оформления, ведения, регистрации хранения и учета документов, образующихся в процессе деятельности кадровых служб (таких как приказы, личные дела, трудовые книжки, личные карточки, штатные расписания и штатные расстановки, служебные контракты (трудовые договоры) и дополнительные соглашения к ним, и иных кадровых документов). Действие Инструкции распространяется на документы несекретного характера.
3. Инструкция разработана на основании требований Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Трудового кодекса Российской Федерации, Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225, Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 октября 2003 года N 69, Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (РД-22-05-2006), Регламента Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (утвержден приказом Службы от 24.07.2006 N 724), иных документов нормативного характера, касающихся порядка подготовки, оформления, регистрации, учета и контроля исполнения документов.
4. Методическое руководство организацией и совершенствованием кадрового делопроизводства в Службе и контроль установленного Инструкцией порядка работы с кадровыми документами возлагается на Управление по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны.
5. Ответственность за организацию работы по исполнению требований Инструкции возлагается на начальника Управления по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны и руководителей территориальных органов.
6. В целях обеспечения кадрового делопроизводства Управление по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны и кадровые службы территориальных органов имеют простые (негербовые) круглые печати и штампы.
II. Организация работы кадрового делопроизводства
7. В целях исполнения требований законодательства, регулирующего вопросы государственной службы, и трудового законодательства приказом Службы (для центрального аппарата) и приказом территориального органа (для территориальных органов) из числа работников кадровой службы назначаются:
- лица, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных;
- лица, ответственные за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них.
8. Кадровые службы или должностные лица, специально уполномоченные для ведения кадровой работы, обеспечиваются:
- отдельными изолированными помещениями для работы с кадровыми документами, хранения трудовых книжек, личных дел и иных документов, содержащих персональные сведения о работниках, исключающими возможность ознакомления третьих лиц или утраты документов, содержащих персональные данные работников;
- необходимым количеством рабочих мест, оргтехникой, средствами связи, техническими и иными средствами для обеспечения деятельности кадровой службы;
- запираемыми металлическими (несгораемыми) шкафами или сейфами для хранения трудовых книжек, вкладышей в них, бланков строгой отчетности и личных дел работников в необходимом количестве;
- необходимыми бланками и формами документов, книг и журналов, используемых кадровыми службами в соответствии с требованиями действующего законодательства.
III. Основные составляющие системы кадрового делопроизводства
9. Кадровое делопроизводство осуществляется в процессе деятельности кадровой службы путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения, а также ведения, учета и хранения предусмотренных законодательством и нормативными актами Службы бланков, форм, книг и журналов.
10. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции Службы, управлений центрального аппарата и территориальных органов, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и отдельных работников.
11. К основным организационным документам, применительно к задачам кадровой службы, относятся:
- положение о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору;
- положения об управлениях центрального аппарата и территориальных органах, отделах (самостоятельных структурных подразделениях) территориальных органов;
- руководящие документы Службы, регламентирующие задачи и функции кадровой службы;
- организационная структура и штатное расписание Службы и территориальных органов;
- служебный распорядок Службы;
- должностные регламенты (должностные инструкции) работников, а также иные организационные документы для выполнения задач и функций кадровой службы в соответствии с действующим законодательством, регулирующим вопросы государственной службы, и трудовым законодательством.
12. Разработка, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, хранение, изменение и пересмотр положений об управлениях центрального аппарата и территориальных органах, отделах (самостоятельных структурных подразделениях) территориальных органов осуществляется в соответствии с требованиями Положения о порядке разработки руководящих документов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (РД-03-12-2005).
13. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности Службы, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки, аттестации, переподготовки, повышения квалификации и т.д.
14. Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему денежного содержания или заработной платы, осуществления доплат или удержаний. Примерные формулировки приказов по личному составу приведены в приложении N 1.
15. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи руководителю Службы или территориального органа при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
16. Для подготовки приказов о командировании работника и о предоставлении работнику отпуска допускается использование унифицированных форм, утвержденных постановлением Федеральной службы Государственной статистики Российской Федерации от 05.01.2004 N 1 (формы N Т-9, Т-9а и форма N Т-6).
17. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем кадровой службы, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителем юридической службы или работником, на которого возложены обязанности по проведению правовой экспертизы нормативных и правовых актов.
18. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу связанные с финансово-хозяйственной деятельностью, введением или изменением структуры и (или) штатного расписания кроме лиц, указанных в пункте 17 визируются начальником финансового органа (главным бухгалтером).
19. Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
20. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
21. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
22. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
23. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
24. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
25. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.