26. Приказы по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по личному составу делятся на категории в соответствии со сроками хранения, каждая из которых имеет свою буквенно-цифровую нумерацию, так для приказов по личному составу (прием, увольнение, переводы и т.д.) принято буквенное обозначение "лс", для приказов о предоставлении отпусков - "к", для приказов о командировании - "кр".
27. Приказы по личному составу регистрируются кадровой службой в журналах регистрации приказов и хранятся в соответствии с категорией, к которой отнесен приказ, и датой его подписания в хронологическом порядке.
28. Кадровой службой, в соответствии с утвержденной руководителем и согласованной учреждением Федеральной архивной службы России номенклатурой дел государственного органа, формируются дела. Документы в дела объединяются по тематическому признаку и установленному сроку хранения, приказы по личному составу в дела объединяются в зависимости от категории.
29. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и конкурсных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, листки временной нетрудоспособности и другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.
30. Предоставление ежегодных отпусков работникам осуществляется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым руководителем Службы или территориального органа на следующий календарный год не менее чем за две недели до конца текущего календарного года.
31. Временная нетрудоспособность работника подтверждается листком нетрудоспособности, который выдается медицинским учреждением.
32. Листок нетрудоспособности работник передает должностному лицу, ответственному за ведение табельного учета в управлении центрального аппарата или в структурном подразделении территориального органа Службы, который заполняет оборотную сторону листка нетрудоспособности, подписывает у непосредственного начальника и передает в кадровую службу.
33. Работники кадровой службы регистрируют листок нетрудоспособности, проверяют правильность и полноту оформления и передают его в финансовое подразделение для проведения расчетов.
IV. Оформление трудовых отношений при приеме
34. Поступление гражданина на гражданскую службу для замещения должности гражданской службы осуществляется по результатам конкурса, согласно статье 22 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Организация и проведение конкурсных мероприятий для замещения вакантных должностей государственной гражданской службы осуществляется в порядке и в сроки установленные законодательством, регулирующим вопросы государственной службы, и нормативными актами Службы.
35. Гражданин при поступлении на гражданскую службу должен предъявить, а работники кадровой службы обязаны затребовать от него следующие документы:
- заявление с просьбой о приеме на государственную службу и замещении должности государственной службы;
- собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;
- документы об образовании, повышении квалификации и переподготовке;
- паспорт;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовая деятельность осуществляется впервые;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- медицинское заключение (справка формы 086У);
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (декларацию о доходах на имущество - подается в налоговый орган по месту жительства);
- справку о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением должности федеральной государственной службы, заполняется на основе декларации (утверждена Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. N 484);
- фотографии 4 штуки размером 3 x 4, матовые, черно-белые, овальные;
- свидетельства о рождении детей (до восемнадцати лет);
- иные документы в соответствии с частью 3 статьи 26 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (справку инспекции Федеральной налоговой службы, подтверждающую сведения о том, что кандидат не зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, не является участником или учредителем коммерческих обществ, не занимается коммерческой или иной приносящей доход деятельностью, справку о наличии или отсутствии судимости и др.).
36. Работники кадровой службы, отвечающие за оформление документов при приеме на государственную службу, обязаны:
- проверить наличие всех необходимых документов для формирования личного дела и подготовки проекта приказа о приеме;
- проверить правильность заполнения всех учетных форм, наличие подписей кандидата;
- проверить соответствие анкетных данных и других сведений, сообщенных о себе кандидатом, представленным им документам;
- убедиться в ознакомлении гражданина с должностным регламентом, условиями и размером оплаты труда, правами и обязанностями по замещаемой должности;
- ознакомить кандидата со Служебным распорядком, с Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, имеющими отношение к прохождению гражданской службы.
- подготовить проект приказа о приеме на государственную гражданскую службу;
- подготовить два экземпляра служебного контракта (приложение N 2) о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы.
37. На основании решения руководителя Службы (для центрального аппарата) или руководителя территориального органа (для территориальных органов) (далее - представитель нанимателя) о приеме гражданина на государственную службу и назначении на должность государственной службы работники кадровой службы обязаны:
- ознакомить гражданского служащего с приказом о приеме на государственную службу и назначении на должность государственной службы под роспись;
- выдать второй экземпляр служебного контракта под роспись;
- сформировать личное дело гражданского служащего и ознакомить его с материалами личного дела под роспись;
- заполнить трудовую книжку;
- заполнить личную карточку гражданского служащего (форма Т-2ГС) и ознакомить с записями гражданского служащего под роспись.
38. При приеме на работу граждан на должности, не являющиеся должностями государственной службы, и заключении трудового договора (приложение N 3) кандидат предъявляет, а работник кадровой службы обязан затребовать следующие документы:
- заявление о приеме на работу;
- собственноручно заполненную анкету установленной формы;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
- копию трудовой книжки, заверенной установленным порядком по основному месту работы, в случае поступления на работу на условиях совместительства.
39. При заключении гражданином служебного контракта или трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются Службой.