- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению (медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для выполнения обусловленной работы - при необходимости);
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего и справка о соблюдении ограничений, установленных законодательством, регулирующим вопросы государственной службы (представленные гражданином при приеме);
- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- копия трудовой книжки и (или) документов, подтверждающих прохождение военной или иной службы;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
- копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы (копия приказа о приеме на работу);
- экземпляр служебного контракта (трудового договора);
Приобщаются к личному делу в хронологическом порядке, по мере поступления, в период работы:
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы (копии приказов о переводах, перемещениях, временном замещении должности и др.);
- экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт (трудовой договор);
- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
- экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
- копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
- копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
- копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены (копии приказов о поощрении или применении в отношении работника мер дисциплинарного воздействия);
- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, сведения о соблюдении ограничений, установленных законодательством, регулирующим вопросы государственной службы (представляемые в период работы);
- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;
- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении (копия приказа об увольнении).
68. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
69. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
70. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
71. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления).
72. Должностные лица кадровой службы, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников не менее одного раза в год должны знакомить их с материалами личного дела.
VIII. Учет и хранение личных дел работников, порядок использования персональных данных работников
73. Личные дела работников Службы учитываются и регистрируются в Журнале учета личных дел. Примерная форма журнала приведена в приложении N 8.
74. Личные дела работников Службы должны храниться в помещении кадровой службы в закрывающихся металлических несгораемых шкафах или сейфах, исключающих случайное ознакомление третьих лиц или утрату материалов личного дела.
75. После увольнения работника его личное дело перемещается из архива личных дел действующих работников и помещается в архив работников уволенных, где хранится в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передается в архив Службы или территориального органа.
76. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по запросу в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы с составлением соответствующего акта (приложение N 9), один экземпляр которого, после получения принимающей стороной личного дела, возвращается в кадровую службу с удостоверяющей получение подписью и печатью.
77. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
78. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
79. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
80. Кадровая служба обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа и копирования.
81. Работники, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел.
IX. Организация работы по ведению, хранению и учету трудовых книжек работников
82. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
83. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 октября 2003 года N 69.
84. Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В Службе и ее территориальных органах ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
85. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.
86. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой, регистрируются все трудовые книжки работников Службы, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые.
87. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке установленном пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.