8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.1.16. Опись дел структурного подразделения Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем отдела делопроизводства ДОСД и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства.
При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
8.1.17. Опись дел структурного подразделения Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Министерства. При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период для уничтожения и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 31) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Министерства акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения; после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Министерства, то название каждого структурного подразделения Министерства указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
8.2. Подготовка и передача документов в архив
8.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства и утвержденному руководителем отдела делопроизводства ДОСД.
8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением Министерства к передаче в архив Министерства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Министерства обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом Министерства в присутствии работника структурного подразделения Министерства. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Министерства и работника, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства передаются базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства, работник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении Министерства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
16 июля 2007 года
Приложение N 1 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА
Приложение N 1
к п. 3.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
Об архивном деле в Российской Федерации
Глава 1. Общие положения
...
Глава 8. Международное сотрудничество
Статья 28. Международное сотрудничество в области архивного дела
Органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные...
Президент
Российской Федерации
Приложение N 2 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приложение N 2
к п. 3.2.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА
УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проект
УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об утверждении Положения об Управлении Президента
Российской Федерации по внутренней политике
1. Утвердить прилагаемое Положение ____________________________________
___________________________________________________________________________
2. Признать утратившим силу: