- орган по сертификации работает на некоммерческой основе, т.е. прибыль, остающаяся после осуществления установленных законом выплат, направляется только на осуществление и развитие деятельности в области сертификации;
- исключается прямая зависимость заработной платы персонала от размера дохода органа;
- исключается возможность раздела имущества органа при прекращении его деятельности, т.е. должно обеспечиваться использование этого имущества только для целей сертификации;
- оплата работ по сертификации осуществляется заявителем (по договору с органом по сертификации) в порядке, предусмотренном Законом Российской Федерации "О техническом регулировании".
Рекомендации по содержанию Положения об органе по сертификации приведены в Приложении 4.
37. Орган по сертификации должен иметь Руководство по качеству и документированные процедуры, устанавливающие порядок подтверждения соответствия органа по сертификации требованиям настоящего документа. Эти материалы должны содержать:
- заявление о политике в области качества, в виде отдельного документа;
- краткое описание юридического статуса органа по сертификации;
- сведения об организации деятельности органа по сертификации, включая подробные данные о составе органа и правилах выполнения процедур;
- фамилии, данные о квалификации, практическом опыте работы и полномочиях руководителя и персонала органа по сертификации, как штатного, так и нештатного, в том числе сведения об аккредитованных в Системе экспертах (включая регистрационные номера документов, подтверждающих аккредитацию и области их аттестации);
- подробные сведения о повышении квалификации персонала, занятого в области сертификации;
- должностные инструкции персонала, указывающие его служебные обязанности и ответственность;
- организационную схему, отражающую подчиненность, ответственность и распределение обязанностей персонала;
- сведения о процедуре оценки результатов сертификационных и инспекционных испытаний продукции;
- сведения об используемых средствах испытаний (в том числе средствах измерений);
- сведения о процедуре инспекционного контроля;
- перечень субподрядчиков и подробные сведения о процедурах оценки и проверки их компетентности;
- подробные сведения о порядке подачи и рассмотрения апелляций;
- порядок внутренней проверки деятельности органа по сертификации;
- порядок ведения архивов;
- сроки хранения документов;
- процедуру приостановки (прекращения) деятельности в случае приостановления (отмены) действия аттестата аккредитации.
Для составления Руководства по качеству и включения в него других необходимых сведений могут быть использованы документы испытательных лабораторий, должностные инструкции, программы обучения и т.д. или их подробные перечни и описания.
Персонал ОС должен быть ознакомлен с Руководством по качеству. ОС должен располагать документальным подтверждением ознакомления сотрудников с Руководством по качеству.
IX. Протоколы и регистрационные записи
38. Орган по сертификации должен поддерживать в рабочем состоянии систему регистрации и протоколирования. Протоколы и регистрационные записи должны показывать, каким образом была выполнена каждая процедура сертификации. Все протоколы и регистрационные записи должны надежно храниться в течение срока, установленного органом с учетом законодательства и соглашений по признанию сертификатов или протоколов испытаний, при соблюдении конфиденциальности по отношению к интересам заявителя (изготовителя), если это не противоречит законодательству, но не менее 3 лет после окончания срока действия основанных на них сертификатов на серийный выпуск (или не менее срока службы (годности) продукции, которая сертифицирована как партия).
X. Процедуры сертификации
39. Орган по сертификации должен располагать необходимыми средствами и документированными процедурами, позволяющими проводить сертификацию в соответствии с требованиями Системы.
XI. Субподряд
40. Органы по сертификации в соответствии с договором (контрактом) проводят работы самостоятельно.
Орган по сертификации может передать часть работ по сертификации, за исключением подготовки решений (по заявкам, о выдаче или отказе в выдаче, об отмене, приостановлении, возобновлении действия сертификатов), выдачи сертификатов, на условиях субподряда другому органу по сертификации или испытательной лаборатории. При этом орган по сертификации должен быть уверен в том, что его субподрядчик удовлетворяет критериям компетентности, которые установлены правилами Системы и настоящим документом.
41. Орган по сертификации может заключить субподряд на проведение определенных работ только в том случае, если субподрядчик аккредитован на эти работы в Системе. Однако центральный орган Системы в виде исключения может обоснованно разрешить выдачу субподряда на проведение работ не аккредитованным в Системе органам по сертификации и испытательным лабораториям. В этом случае орган-подрядчик должен принять необходимые меры, чтобы организация, выполняющая работы на основе субподряда, соблюдала соответствующие требования настоящего документа. Орган-подрядчик также должен проводить в исходящих отчетных документах четкое разграничение собственной работы и работы, выполненной им на основе субподряда. Орган-подрядчик должен располагать материалами, подтверждающими соответствие субподрядчика критериям компетентности, необходимым для проведения поручаемых работ, и представить их центральному органу Системы по его запросу.
42. Орган по сертификации должен уведомить заказчика о своем намерении поручить часть работ другой организации. Субподрядчик должен быть одобрен заказчиком.
43. Орган по сертификации должен регистрировать и хранить документацию, подтверждающую компетентность и соответствие субподрядчиков предъявляемым требованиям, а также должен вести регистрацию всех работ, выполняемых на условиях субподряда.
44. Объем работ по субподрядам должен составлять не более 25% общего объема работ по сертификации (в количественном выражении <8>), выполняемых органом в пределах области его аккредитации, если при аккредитации органа не были установлены другие лимиты на объем выполняемых им работ по субподряду (в области аккредитации).
--------------------------------
<8> Общее количество работ определяется суммарно по выданным сертификатам и принятым решениям об отказах в выдаче сертификатов.
45. В документах, содержащих результаты работ, должны быть четко выделены результаты, которые получены субподрядчиком.
46. Орган по сертификации несет полную ответственность за все работы, выполненные по субподряду.
47. Наличие договоров субподряда не может быть основанием для расширения области аккредитации органов.
XII. Испытания и инспекционный контроль
48. Входящая в состав органа по сертификации испытательная лаборатория должна соответствовать установленным требованиям и быть аккредитованной по установленным правилам. Если испытания проводит другая ИЛ, орган по сертификации должен быть уверен, что эта лаборатория соответствует установленным требованиям и аккредитована по соответствующим правилам.
Проведение испытаний в целях обязательной сертификации вне местонахождения ИЛ (в том числе на базе заказчика) возможно только по решению центрального органа Системы.
49. При организации испытаний в целях обязательной сертификации орган по сертификации выбирает соответствующую лабораторию и в качестве заказчика работ поручает ей проведение испытаний. Орган по сертификации не вправе предоставлять ИЛ информацию о заказчике сертификации. Договор на проведение испытаний заключается между органом по сертификации и испытательной лабораторией.
50. Инспекционный контроль, проводимый органом по сертификации, должен отвечать требованиям Системы. Конкретные правила проведения органом по сертификации инспекционного контроля за сертифицированными объектами устанавливают в Руководстве по качеству органа по сертификации.
51. Если инспекционный контроль проводит другая организация по поручению органа по сертификации, последний должен обеспечить выполнение требований нормативных правовых актов Системы.
Если орган по сертификации регулярно пользуется услугами другой организации, в этом случае необходимо заключить с ней документально оформленное соглашение (договор), включая соблюдение конфиденциальности.
XIII. Конфиденциальность
52. Орган по сертификации должен обеспечить конфиденциальность информации, получаемой в процессе проведения сертификации.
Персонал органа по сертификации должен быть проинструктирован о недопущении разглашения конфиденциальной информации. Проведение инструктажа должно быть подтверждено документально.