4.15. Экземпляр договора контрагента с неотъемлемыми его частями (приложениями) отправляются инициатором договора контрагенту, как правило, заказным или ценным письмом либо направляются нарочно и вручаются под расписку уполномоченному должностному лицу контрагента.
4.16. Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в надлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных нормативных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
4.17. Все заключенные учреждением или органом УИС договоры подлежат учету (регистрации) юридической службой.
Регистрация осуществляется в отдельном журнале регистрации договоров в соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года. Журнал регистрации договоров оформляется по установленным правилам делопроизводства. При регистрации на договоре проставляются его порядковый номер и дата регистрации.
Хранение подлинников договоров возлагается на инициатора заключения договора либо по решению соответствующего руководителя учреждения или органа УИС - на главную бухгалтерию (бухгалтерию) учреждения или органа УИС.
Ответственность за учет (регистрацию) и хранение договоров возлагается на соответствующих должностных лиц.
4.18. Претензионно-исковая работа и представление интересов УИС в арбитражных судах и судах общей юрисдикции (далее - представление интересов УИС в судах) включает в себя совокупность действий сотрудников и работников УИС, позволяющих реализовывать правоспособность учреждений и органов УИС в области разрешения хозяйственных и иных споров, участниками которых они являются, с использованием досудебных и судебных процедур.
4.19. Организация претензионно-исковой работы и представление интересов УИС в судах строятся на основе разделения обязанностей и ответственности всех структурных подразделений учреждений и органов УИС, непосредственно осуществляющих данную деятельность.
4.20. Основными целями претензионно-исковой работы и представления интересов УИС в судах являются обеспечение договорной дисциплины в правоотношениях с участием учреждений и органов УИС, защита правовыми средствами имущественных и личных неимущественных прав и законных интересов учреждений и органов УИС, обеспечение законности при исполнении договорных и внедоговорных обязательств.
4.21. Претензионно-исковая работа и представление интересов УИС должны обеспечивать:
защиту экономических интересов УИС путем снижения и предупреждения непроизводительных расходов и потерь финансовых и материальных средств;
отстаивание и восстановление основанных на законе или договоре имущественных и личных неимущественных прав и охраняемых законом интересов УИС;
уважение интересов добросовестных контрагентов в случаях виновного неисполнения со стороны УИС своих договорных обязательств;
установление и устранение причин и условий, вызывающих неисполнение договорных обязательств со стороны учреждений и органов УИС и контрагентов.
4.22. Основными правовыми средствами, используемыми в претензионно-исковой работе и представлении интересов УИС в судах, являются взаимоувязанные юридически обоснованные действия, направленные на урегулирование споров с контрагентами (сторонами в правоотношениях) в досудебном порядке, а также обеспечивающие надлежащие условия для правильного разрешения хозяйственных и иных споров в судебном порядке.
4.23. Документальным обеспечением указанных правовых средств являются претензии и исковые заявления (заявления) от имени учреждений и органов УИС, ответы на претензии и отзывы на исковые заявления (заявления), должником (ответчиком либо заинтересованным лицом) по которым выступают учреждения и органы УИС.
4.24. В соответствии с установленными требованиями методическое и непосредственное обеспечение претензионно-исковой работы и представление интересов УИС осуществляют сотрудники соответствующих юридических служб УИС.
4.25. При претензионном порядке урегулирования споров кредитор в силу закона или договора обязан предъявить должнику требование об исполнении возложенной на него обязанности, а должник - дать на него ответ в установленный срок.
Претензионный порядок применяется в случаях, когда он установлен для данной категории споров федеральным законом и (или) принятым в соответствии с ним подзаконным нормативным правовым актом, а также в случаях, когда такой порядок определен в заключенном договоре.
4.26. Претензионные требования излагаются в форме претензии - письменного документа, составляемого в соответствии с федеральным законом, устанавливающим претензионный порядок урегулирования данной категории споров, а в остальных случаях - по примерной форме, определяемой настоящим Регламентом.
4.27. Основанием для предъявления претензий от имени учреждений и органов УИС является неисполнение или ненадлежащее исполнение контрагентами предусмотренных законодательством или договором обязательств.
4.28. Претензия должна быть направлена в адрес недобросовестного контрагента в срок не позднее чем через 1 месяц со дня просрочки его платежа по обязательству.
4.29. Претензия имеет установленную письменную форму, соответствующие реквизиты и подписывается начальником учреждения или органа УИС или лицом, его официально замещающим.
Претензия может быть подписана также другим лицом, специально уполномоченным на то доверенностью, выданной от имени учреждения или органа УИС в установленном порядке.
4.30. В претензии указываются:
четко сформулированные конкретные требования учреждения или органа УИС;
сумма претензии и ее обоснованный расчет (если претензия подлежит денежной оценке);
обстоятельства, на которых основываются требования, и доказательства, подтверждающие их, со ссылкой на нормативные правовые акты и условия договора;
перечень прилагаемых к претензии доказательств и других документов;
иные сведения, необходимые для урегулирования спора между учреждением или органом УИС и контрагентом;
срок ответа на претензию (не превышающий, как правило, месячного срока).
4.31. К претензии прилагается подписанный со стороны учреждения (органа) УИС акт сверки взаиморасчетов с контрагентом (развернутый, то есть с указанием накладных, счетов-фактур, сумм оплаты).
Если отдельные документы по спорным правоотношениям отсутствуют у контрагента, к претензии могут прилагаться надлежащим образом заверенные копии документов либо выписки из них.
4.32. Претензия отправляется заказным или ценным письмом. Допускается возможность направления претензии по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих документальное фиксирование ее отправления, либо направляется нарочно и вручается под расписку уполномоченному должностному лицу контрагента.
В целях оперативного информирования должника о претензионных требованиях учреждения (органа) УИС текст претензии может быть направлен ему по электронной почте.
В случае если способ отправления претензии предусмотрен заключенным договором, претензия отправляется способом, установленным в договоре.
4.33. Доказательствами соблюдения претензионного порядка служат копия претензии и документ, подтверждающий факт ее направления (вручения) должнику.
Такими документами могут являться: почтовая квитанция об отправке заказного или ценного письма (с описью вложения); уведомление о вручении такого письма; экземпляр претензии с отметкой (исходящим и входящим номерами, датой, печатью и подписью должностного лица) контрагента о получении претензии и приложенных к ней документов.
4.34. Претензия, предъявленная к учреждению или органу УИС его контрагентом, рассматривается в течение 20 дней со дня получения. Учреждение или орган УИС направляет заявителю претензии ответ о результатах ее рассмотрения не позднее двадцать первого календарного дня с даты получения претензии, если иной срок не установлен договором с контрагентом, международным договором или федеральным законом.
4.35. Если к претензии, предъявленной к учреждению или органу УИС, не приложены документы, необходимые для ее рассмотрения, то они запрашиваются у заявителя претензии с указанием срока представления. При неполучении затребованных документов к указанному сроку претензия рассматривается на основании имеющихся документов.
4.36. Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается начальником или лицом, его официально замещающим.
Ответ на претензию может быть подписан также другим должностным лицом, уполномоченным на то доверенностью, выданной от имени учреждения или органа УИС.
4.37. В ответе на претензию указываются:
при полном или частичном удовлетворении претензии - признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии (если она не подлежит денежной оценке);
при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии - мотивы отказа со ссылкой на соответствующие нормы законодательства и доказательства, обосновывающие отказ;
перечень прилагаемых к ответу на претензию доказательств, других документов.
При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы (если они были приложены к претензии), а также направлены документы, обосновывающие отказ (если их нет у заявителя претензии).
4.38. Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.