Сводные учетные сведения по каждому из названных отраслевых фондов по форме Приложения 5 к Регламенту указанные предприятие и организации представляют в Федеральную архивную службу России с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.6. Центры стандартизации, метрологии и сертификации Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту и представляют их в Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации сводные учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту представляет в Федеральную архивную службу России. Периодичность и сроки представления аналогичны указанным в п. 2.7.5 Регламента.
2.7.7. Федеральная архивная служба России включает учетные сведения, полученные в централизованном порядке, в Приложение 6 к Регламенту, составляемое в соответствии с п. 2.6.4 Регламента.
2.8. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества
2.8.1. Государственный учет документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным распоряжением Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом от 22 октября 1996 г. N 1131-р и Приказом Федеральной архивной службы России от 6 декабря 1996 г. N 54.
2.8.2. Представление документов централизованного государственного учета приватизированными организациями на документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, определенном п. 2.6 Регламента.
3. Порядок государственного учета документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации
3.1. После отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществленного органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора), организуется их государственный учет.
3.2. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют учетные сведения о своих архивных документах по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России в государственные, районные, городские архивы:
юридические лица - по форме Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в порядке, определенном п. 2.6.1 Регламента;
физические лица - по форме Приложения 2 к Регламенту.
3.3. Централизованный государственный учет документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется:
для юридических лиц - в порядке, определенном п.п. 2.6.2 - 2.6.4 Регламента;
для физических лиц - в порядке, определенном п.п. 2.4.2.4, 2.4.2.5, 2.4.3.2 Регламента.
3.4. Архивные документы, вопрос об отнесении которых к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться как документы Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.
3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, включаются в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, определенном п. 2.4 Регламента.
3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4 Регламента, по формам Приложений 1, 2, 3 к Регламенту.
Приложение 1 Паспорт архива
Приложение 1
к Регламенту
___________________________________
(наименование и адрес получателя)
Кем представляется ________________
(наименование
___________________________________
и адрес отчитывающейся организации)
Паспорт ______________________________________________________
_______________________________________ архива на 1 января ____ г.
(название архива)
1. Состав и объем архивных документов
| Показатели | Код стр. | Кол- во фон- дов | Количество ед. хр. | Кол-во ед. хр., приня- тых на времен- ное хранен. | |||
| все- го | в том числе | ||||||
| внесен- ных в описи | сек- рет- ных <*> | учтенных особо ценных | |||||
| А | Б | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Документы на бум. основе. Всего: | 101 | ||||||
| в т.ч.: Управленческая документация | 102 | ||||||
| Документы личного происхождения | 103 | X | |||||
| НТД | 104 | ||||||
| Документы по личному составу | 105 | X | |||||
| Кинодокументы | 106 | ||||||
| Фотодокументы | 107 | ||||||
| Фонодокументы | 108 | ||||||
| Видеофонограммы | 109 | ||||||
| МЧД | 110 | ||||||
| Микроформы на правах подлинников | 111 | X | |||||
| Итого: | 112 | ||||||
--------------------------------
<*> Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.
Примечания:
| Показатели | Код стр. | Количество ед. учета | |
| всего | в том числе внесенных в описи | ||
| А | Б | 2 | 3 |
| Кинодокументы | 106 | ||
| Фонодокументы | 108 | ||
| Видеофонограммы | 109 | ||
| МЧД | 110 | ||
| Микроформы на правах подлинников (кадров) | 111 | ||
| Документы л/п, не внесенные в описи (документов) | 103 | ||
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
| Показатели | Код стр. | Количество ед. хр. | Объем стр. фонда | ||
| скопиро- ванных для страх. фонда | имеющих фонд пользо- вания | кол-во кадров нега- тива | кол-во ед. хр. страхово- го фонда | ||
| А | Б | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Документы на бум. основе. Всего: | 201 | ||||
| в т.ч.: Управленческая документация | 202 | ||||
| Документы личного происхождения | 203 | ||||
| НТД | 204 | ||||
| Документы по личному составу | 205 | X | X | X | |
| Кинодокументы | 206 | X | |||
| Фотодокументы | 207 | X | |||
| Фонодокументы | 208 | X | |||
| Видеофонограммы | 209 | X | |||
| МЧД | 210 | X | |||
| Микроформы на правах подлинников | 211 | ||||
| Итого: | 212 | ||||
3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам
3.1. Описи, каталоги, базы данных
| Показатели | Код стр. | Кол-во описей (книг уче- та и опи- сания) | Закаталогизировано | Создано баз данных о составе и содержании документов | |||||
| кол- во фон- дов | кол- во ед. хр. ед. уч. | кол-во состав- ленных карточек | |||||||
| все- го | из них в пол- ном ком- плек- те | кол- во БД | инф. объем (в МБайт) | ||||||
| все- го | из них вкл. в ка- та- логи | ||||||||
| А | Б | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Документы на бум. основе. Всего: | 301 | ||||||||
| в т.ч.: Управленческая документация | 302 | ||||||||
| Документы личного происхождения | 303 | ||||||||
| НТД | 304 | ||||||||
| Документы по личному составу | 305 | ||||||||
| Кинодокументы | 306 | ||||||||
| Фотодокументы | 307 | ||||||||
| Фонодокументы | 308 | ||||||||
| Видеофонограммы | 309 | ||||||||
| МЧД | 310 | ||||||||
| Микроформы на правах подлинников | 311 | ||||||||
| Итого: | 312 | ||||||||
3.2. Справочно - информационные издания:
| Показатели | Код строки | Кол-во |
| А | Б | 1 |
| Изданные справочники. Всего: | 314 | |
| в т.ч.: Путеводители, краткие справочники по фондам | 315 | |
| Других типов | 316 | |
| По административно - территориальному делению | 317 | |
| По истории учреждений | 318 |
--------------------------------
<*> Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.
4. Состав и объем научно - справочной библиотеки
| Показатели | Код строки | Количество |
| А | Б | 1 |
| Книги и брошюры | 401 | |
| Газеты | 402 | |
| Журналы | 403 | |
| Др. виды печатной продукции | 404 |
5. Условия хранения документов
| Показатели | Код стр. | Кол-во |
| А | Б | 1 |
| Зданий (помещения) архива. Всего: | 501 | |
| в т.ч.: специальные | 502 | |
| приспособленные | 503 | |
| Протяженность стеллажных полок (в пог. м.). Всего | 504 | |
| в т.ч. металлических | 505 | |
| деревянных | 506 | |
| смешанных | 507 | |
| Степень загруженности (в %) | 508 | |
| Оснащенность зданий сигнализацией (в %): охранная | 509 | |
| пожарная | 510 | |
| Закартонировано ед. хр. | 511 |
Руководитель _______________ _______________________________