- результаты идентификации опасностей и оценки риска, наиболее значительные опасности/риски, вытекающие из производственной деятельности организации, и мероприятия по их предупреждению и снижению;
- требования системы управления охраной труда организации (положения, процедуры, методики, инструкции или другие внутренние документы, используемые в рамках системы управления охраной труда), а также их взаимосвязи;
- ссылки на иную связанную с системой управления охраной труда документацию.
4.5.2 Необходимо проверить, что документация системы управления охраной труда:
- установлена с учетом размера, характера и вида деятельности организации, а вид документации определяется тем, как данный документ должен использоваться;
- оформлена и изложена так, чтобы быть понятной пользователям [например, для облегчения пользования разработан единый документ по системе управления охраной труда* или имеется в наличии сводный краткий документ, описывающий все элементы (группы требований) системы];
- распространяется и является легкодоступной для всех работников организации, кому она предназначена и кого касается.
4.5.3 Организация должна предоставить доказательства того, что она установила и поддерживает процедуры управления документацией, а такие процедуры обеспечивают выполнение следующих критериев оценки соответствия:
- применимость (адекватность) каждого документа подтверждена уполномоченным на это персоналом;
- все документы периодически пересматриваются, по мере необходимости в них вносятся изменения, новое содержание любых документов системы комментируется и распространяется среди заинтересованных лиц;
- лица, ответственные за создание и изменение документов, определены;
- местоположение всех документов может быть легко определено, а сами документы являются доступными и действующими (текущими) во всех местах их размещениях, где осуществляется деятельность, существенная для эффективного функционирования системы управления охраной труда;
- все документы, утратившие силу, своевременно изымаются из всех мест выпуска и мест использования или иначе осуществляется защита от непреднамеренного их использования (например, любые документы, утратившие силу и сохраненные для юридических и/или для информативных целей, соответствующим образом идентифицированы).
4.5.4 Следует найти доказательства того, что организация установила и поддерживает в рабочем состоянии процедуры, которые:
- обеспечивают, чтобы записи, содержащие сведения по охране труда, фиксирующие прошедшие события и факты и ведущиеся в соответствии с потребностями организации, были идентифицированы (установлены);
- позволяют определить связь (прослеживаемость) записей, содержащих сведения по охране труда, с видами деятельности, к которым они относятся (например, записи по подготовке персонала, записи по обслуживанию оборудования и т.п.);
- обеспечивают, чтобы записи по охране труда велись на местах, были четкими, сохранялись и поддерживались в рабочем состоянии таким образом, чтобы они были пригодны для восстановления, а кроме того были защищены от повреждения, порчи или утери;
- определяют (идентифицируют), устанавливают (утверждают) и протоколируют (регистрируют) сроки хранения записей;
- обеспечивают доступность для работников записей, относящихся к производственной среде и состоянию здоровья работников (с учетом требований конфиденциальности).
4.5.5 Необходимо проанализировать и сделать вывод относительно соответствия следующих записей по охране труда:
- записи, вытекающие из осуществления системного управления охраной труда;
- записи о связанных с работой травмах, ухудшениях здоровья, болезнях и инцидентах;
- записи, вытекающие из требований национального законодательства и нормативных документов по охране труда;
- записи данных о воздействиях вредных и/или опасных производственных факторов на работников и наблюдений за производственной средой, за состоянием здоровья работников;
- записи по результатам текущего контроля и реагирующего мониторинга (см. 4.11).
В обязательном случае в организации должны вестись записи по подготовке персонала (см. 4.4), результатам проверок (см. 4.13) и анализу эффективности системы управления руководством (см. 4.14).
4.5.6 Следует провести оценку эффективности использования организацией записей по охране труда, принимая во внимание следующие ключевые факторы:
- способы идентификации;
- накопление, сбор и фиксация данных, расположение записей в определенном порядке;
- сохранность записей и данных;
- поддержание и обслуживание;
- поиск;
- продолжительность хранения.
Кроме того, также должны быть проанализированы и оценены:
- обязанности, ответственность и полномочия по ведению записей в сфере охраны труда;
- конфиденциальность записей;
- выполнение законодательных требований по хранению записей;
- использование и поиск записей в электронном виде.
4.6 Оценка процедур передачи и обмена информацией
4.6.1 Следует найти доказательства выполнения в организации мероприятий и процедур по:
- получению, документированию и реагированию на внешние и внутренние сообщения, связанные с охраной труда, в том числе по получению, гарантированному рассмотрению и подготовке ответов на запросы, идеи и предложения работников и их представителей по охране труда;
- обеспечению внутренней передачи и обмену информацией по охране труда (отчетов) между соответствующими уровнями управления и функциональными структурами организации с целью вовлечения работников и их консультирования по вопросам охраны труда.
Необходимо также убедиться, что указанные выше мероприятия и процедуры должным образом применяются, а при необходимости в них своевременно вносятся изменения.
4.6.2 Организация должна представить доказательства того, что:
- собственные работники и при необходимости работники подрядных организаций вовлечены в процессы идентификации и оценки риска как для существующих рабочих мест, так и для любых новых или изменяемых рабочих мест;
- мнение собственных работников (и подрядчиков, где это возможно) по вопросам управления охраной труда производства учитывается.
4.6.3 Следует проверить:
- информированы ли работники о Политике, задачах, целях и правилах в области безопасности и охраны труда;
- вовлечены ли работники в разработку и пересмотр Политики в области охраны труда и процедур по управлению рисками;
- консультируются с ними обо всех изменениях, которые затрагивают вопросы обеспечения безопасности и охраны труда;