| РАЗРАБОТАН впервыеДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: 18.01.2013 г.Носновании Решения |
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция разработана для установления единого порядка действий по внесению изменений в Единый государственный реестр юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ) в связи со сменой (избранием) единоличного исполнительного органа юридического лица (далее – ЕИО) и подготовке документов в связи с избранием ЕИО без внесения изменений в ЕГРЮЛ.
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения Руководителем Правового управления (далее – ПУ), начальником и сотрудниками юридического отдела ПУ (далее – Сотрудники ПУ), в функции которых входит исполнение поручений по внесению изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой (избранием) ЕИО и подготовке документов в связи с избранием ЕИО без внесения изменений в ЕГРЮЛ.
1.3. Для целей Инструкции приняты следующие понятия:
Аккредитованная консалтинговая компания - юридическое лицо, аккредитованное уполномоченным органом Заказчика в качестве специализированной консалтинговой компании и осуществляющее на основании заключенного договора за плату обслуживание Общества, а также исполняющее контроллинговые функции по профилю деятельности Аккредитованной компании.
Архив – подразделение аккредитованной консалтинговой компании, оказывающей услуги по архивному хранению документации.
Заказчик – юридическое или физическое лицо, заключившее договор с аккредитованной консалтинговой компанией на оказание услуг.
Правовое управление – подразделение аккредитованной консалтинговой компании, оказывающее правовые услуги, в том числе подготовке корпоративных документов.
Управление по персоналу – подразделение аккредитованной консалтинговой компании, оказывающее услуги по управлению персоналом, поиску и подбору персонала.
Управление ДОУ – подразделение аккредитованной консалтинговой компании, осуществляющее функции по приему, обработке, отправке документации.
2. НАПРАВЛЕНИЕ ПОРУЧЕНИЯ
2.1. Поручение о подготовке документов, связанных с избранием единоличного исполнительного органа юридического лица и внесения изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой (избранием) ЕИО юридического лица либо подготовке документов в связи с избранием ЕИО без внесения изменений в ЕГРЮЛ (далее по тексту – Поручение) направляется в юридический отдел ПУ в Информационной системе (далее – ИС) в разделе «Заявки на работу с корпоративными документами», «Заявки УК», в виде электронного письма в ИС посредством функции «Обработать» «передать в Юр.службу» с приложением следующей информации и документов:
2.1.1. В случае избрания единоличным исполнительным органом – физического лица, необходимо приложить сканированную копию паспорта избираемого ЕИО (первую и вторую страницу), ИНН, указать сроки начала и окончания контракта, наличие и длительность испытательного срока, порядок оплаты деятельности, иные условия (при необходимости их включения в контракт).
2.1.2. В случае передачи полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица – Управляющему – Индивидуальному предпринимателю либо управляющей компании, необходимо приложить сканированную копию паспорта (первую и вторую страницу), ИНН Управляющего - ИП, представителя управляющей компании, свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, указать срок передачи полномочий ЕИО, вид договора на осуществление функций единоличного исполнительного органа.
2.2. Поручение направляет ЕИО, Участник (акционер) юридического лица, Председатель Совета директоров, Управление по персоналу либо иное уполномоченное лицо с визой «согласовано» участника (акционера).
2.3. Поручение о подготовке документов, связанных с избранием единоличного исполнительного органа юридического лица и внесения изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой (избранием) ЕИО юридического лица принимается в работу только при наличии в поручении визы «согласовано» руководителя управления по персоналу.
3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ЕГРЮЛ В СВЯЗИ СО СМЕНОЙ (ИЗБРАНИЕМ) ЕИО.
3.1. Начальник юридического отдела либо иное уполномоченное им лицо в срок не позднее 12-00 рабочего дня следующего за днем направления поручения должен оценить полноту предоставленной информации и осуществить следующие действия:
3.1.1. В случае полноты предоставленной информации в карточке поручения:
- назначить Сотрудника ПУ в качестве «Исполнителя» (закладка Исполнение);
- назначить себя в качестве «Контролера» и устанавливает срок контроля исполнения поручения не более 3-х рабочих дней (в закладке Контроль);
- направить поручение Сотруднику ПУ посредством функции «Обработать» «Направить на исполнение»;
- контролировать исполнение поручения.
3.1.2. В случае неполноты предоставленной информации запрашивает недостающую информацию и возвращает поручение на доработку представителю Заказчика посредством функции «Обработать» «Отправить на рассмотрение руководства».
3.2. Сотрудник ПУ в течение 2-х рабочих дней с момента получения поручения от начальника юридического отдела либо иного уполномоченного лица должен:
3.2.1. Создать карточку договора на осуществление функций единоличного исполнительного органа (далее по тексту – Договор) в базе «Договоры» (в случае, если функции ЕИО юридического лица передаются Управляющей компании либо Управляющему – Индивидуальному предпринимателю) либо карточку контракта в базе СТД Контракты директоров (далее по тексту – Контракт) (в случае избрания единоличным исполнительным органом – физического лица).
- Направить поручение в карточке Договора/Контракта в экономическое управление о необходимости создания приложений и спецификации к Договору/контракту посредством функции «Обработать» «Отправить на исполнение».
- Направить поручение в карточке Договора/Контракта избираемому ЕИО о необходимости заполнения приложений, предусмотренных формой Договора/Контракта, заполнение которых требуется от избираемого ЕИО.
- После получения заполненных приложений и спецификации Сотрудник ПУ готовит проект Договора/Контракта по установленной форме.
- Разместить проект Договора/Контракта с заполненными приложениями в карточке Договора/Контракта и направить на согласование:
а) высшему органу управления юридического лица;
б) избираемому ЕИО;
в) руководителю бизнес-направления;
г) начальнику юридического отдела;
д) руководителю управления по персоналу;
е) ответственному экономисту.
- Контролировать согласование Договора/Контракта, незамедлительно устранять замечания согласующих лиц.
3.2.1.1. В течение 1-го рабочего дня с момента согласования Договора/Контракта направить поручение в Управление ДОУ о необходимости подписания Договора/Контракта с приложениями, контролируя своевременное подписание, перевод Договора/Контракта в действующие.
3.2.2. Создать этап к расторгаемому договору/контракту и оформить соглашение о расторжении Договора/Контракта (в случае прекращений полномочий ЕИО по соглашению сторон):
- Разместить проект соглашения о расторжении Договора/Контракта в карточке этапа к Договору/Контракта и направить на согласование:
а) высшему органу управления юридического лица;
б) представителю управляющей компании (управляющему – ИП)/Директору с кем расторгается договор;
в) руководителю бизнес-направления;
г) начальнику юридического отдела;
д) руководителю управления по персоналу;
е) ответственному экономисту.
- Контролировать согласование соглашения, незамедлительно устранять замечания согласующих лиц.
3.2.2.1. В течение 1-го рабочего дня с момента согласования соглашения направить поручение в Управление ДОУ о необходимости подписания Соглашения, контролируя своевременное подписание. После прикрепления сканированного соглашения в карточку этапа к договору Сотрудник ПУ переводит расторгаемый договор/контракт в исполненные.