3.2.2. Создать этап к расторгаемому договору/контракту и оформить соглашение о расторжении Договора/Контракта (в случае прекращений полномочий ЕИО по соглашению сторон):
- Разместить проект соглашения о расторжении Договора/Контракта в карточке этапа к Договору/Контракта и направить на согласование:
а) высшему органу управления юридического лица;
б) представителю управляющей компании (управляющему – ИП)/Директору с кем расторгается договор;
в) руководителю бизнес-направления;
г) начальнику юридического отдела;
д) руководителю управления по персоналу;
е) ответственному экономисту.
- Контролировать согласование соглашения, незамедлительно устранять замечания согласующих лиц.
3.2.2.1. В течение 1-го рабочего дня с момента согласования соглашения направить поручение в Управление ДОУ о необходимости подписания Соглашения, контролируя своевременное подписание. После прикрепления сканированного соглашения в карточку этапа к договору Сотрудник ПУ переводит расторгаемый договор/контракт в исполненные.
3.2.3. Не позднее дня прекращения действия Договора/Контракта ЕИО, в том числе в связи расторжением Договора, истечением срока действия полномочий либо прекращения полномочий ЕИО по иным основаниям, предусмотренным Договором/Контрактом либо законодательством РФ Сотрудник ПУ должен создать этап к Договору\Контракту ЕИО, полномочия которого прекращаются и запросить у бухгалтерии перечень документов бухгалтерского учета юридического лица, хранящихся на бумажных носителях и в электронном виде с указанием места хранения, информацию об аннулировании ЭП для проведения электронных платежей, а также перечень учредительных документов юридического лица у специализированной организации, в которых хранятся передаваемые документы, ЭП для проведения электронных платежей.
3.2.3.1. После предоставления необходимой информации Сотрудник ПУ должен оформить акт приема-передачи документов бухгалтерского учета, удостоверительных печатей, учредительных документов, между ЕИО полномочия которого прекращаются и избираемым ЕИО. Разместить акт приема-передачи документов бухгалтерского учета, удостоверительных печатей, учредительных документов в этапе карточки договора/контракта и направить на согласование:
а) высшему органу управления юридического лица;
б) ЕИО полномочия, которого прекращаются;
в) избираемому ЕИО;
г) ответственному бухгалтеру;
д) представителям специализированных организаций, в которых хранятся передаваемые документы, круглая печать, ЭП для проведения электронных платежей.
3.2.3.2. После согласования акта приема-передачи Сотрудник ПУ направляет акт на подписание электронной подписью Сторонам, контролируя своевременное подписание акта. Акт приема-передачи документации должен быть подписан Сторонами в день прекращения полномочий ЕИО.
3.2.4. Оформить следующие документы:
А) решение (протокол) высшего органа управления по форме, предусмотренной СТО СМК Неунифицированные формы документов 030.000.000 Гражданское право (далее – решение (протокол) об избрании ЕИО).
Б) заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (форма 14001), рекомендованная ФНС России в целях реализации положений, введенных ФЗ от 30.12.2008 г. № 312-ФЗ, от 30.12.2008 г. № 315-ФЗ, от 27.12.2009 г. № 352-ФЗ.
- разместить подготовленные документы и ссылки на карточку Договора/Контракта и карточку соглашения о расторжении (в случае, предусмотренном п.3.2.2.) в карточке поручения и направить на согласование:
а) высшему органу управления юридического лица;
б) избираемому ЕИО;
в) руководителю бизнес-направления;
г) начальнику юридического отдела.
- направить в экономическое управление запрос на предоставление денежных средств для оплаты нотариальных действий посредством функции «Обработать» «отправить на исполнение». В случае безналичного расчета Сотрудник ПУ в карточке поручения проставляет отметку о необходимости безналичной оплаты с указанием суммы и наименования получателя платежа.
Оплата расходов в безналичном порядке является приоритетной.
- установить дату контроля на дату в срок, до которой юридическое лицо обязано уведомить регистрирующий орган о смене (избрании) ЕИО.
- контролировать согласование документов, незамедлительно устранять замечания согласующих лиц.
3.2.5. Сотрудник ПУ в течение 1-го рабочего дня с момента согласования документов и получения денежных средств (оплаты за нотариальные действия) должен распечатать и направить документы на подписание, контролируя своевременное подписание и получение подписанных документов.
3.3. В случае, если при подготовке документов, в процессе согласования либо после подписания документов станет очевидным невозможность в сроки, установленные законодательством уведомить регистрирующий орган о смене (избрании) ЕИО Сотрудник ПУ обязан сообщить об этом начальнику юридического отдела, руководителю управления по персоналу, высшему органу управления юридического лица, и сообщить об ответственности за несвоевременное уведомление, а также согласовать с высшим органом управления срок смены (избрания) ЕИО.
3.4. Сотрудник ПУ в течение 1-го рабочего дня с момента получения подписанных документов должен:
- отсканировать подписанное решение (протокол) об избрании ЕИО, прикрепить его и подписанный и отсканированный Управлением ДОУ Договор/Контракт, соглашение о расторжении Договора/Контракта (при его наличии) в карточку поручения и направить представителю аккредитованной консалтинговой компании, ответственному за отражение информации в Каталоге юридических лиц и на сайте http://www.dokipedia.ru/ для внесения необходимых изменений.
- направить уведомление в карточке поручения о смене ЕИО в адрес высшего органа управления юридического лица, избранного ЕИО, сотрудников консалтинговой компании, в соответствии с внутренним распоряжением руководителя ПУ, по форме, предусмотренной СТО СМК Неунифицированные формы документов 030.000.000 Гражданское право.
- направить нарочно документы нотариусу для удостоверения подписи заявителя (единоличного исполнительного органа юридического лица) в заявлении о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (форма 14001).
- уведомить заявителя (единоличного исполнительного органа юридического лица) о дате и времени посещения нотариуса путем направления сообщения в ИС либо посредством телефонной связи.
- после удостоверения нотариусом заявления оплатить нотариальные действия (в случае оплаты наличными денежными средствами), получить заверенные нотариусом документы и оправдательные документы по оплате нотариальных действий у нотариуса.
- передать нарочно в экономическое управление оправдательные документы по оплате нотариальных действий (в случае оплаты наличными денежными средствами).
4. НАПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАН, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИЙ ГОСУДАРСТВЕННУЮ РЕГИСТРАЦИЮ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ЕГРЮЛ В СВЯЗИ СО СМЕНОЙ (ИЗБРАНИЕМ) ЕИО
4.1. Сотрудник ПУ в срок не позднее 3-х дней с даты принятия решения о смене (избрании) ЕИО должен:
- направить документы, необходимые для внесения изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой (избранием) ЕИО (нарочно, в особых случаях по согласованию с высшим органом управления и начальником юридического отдела заказным письмом с уведомлением с описью вложения) в регистрирующий орган (ИФНС, МИНЮСТ).
- проставить в поручении отметку «Документы направлены в ИФНС (МИНЮСТ) __________ 20__г. срок регистрации внесения изменений в ЕГРЮЛ ___________20__г.» и изменяет дату контроля на дату срока внесения изменений в ЕГРЮЛ.
- Контролировать истечение срока на регистрацию.
5. ПОЛУЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ОРГАНА, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО ГОСУДАРСТВЕННУЮ РЕГИСТРАЦИЮ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ЕГРЮЛ В СВЯЗИ СО СМЕНОЙ (ИЗБРАНИЕМ ЕИО)
5.1. Не позднее рабочего дня, следующего за днем истечения срока государственной регистрации внесения изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой (избранием) ЕИО Сотрудник ПУ должен:
- получить документы в регистрирующем органе;
- отсканировать документы и прикрепить в карточку поручения;
- сдать документы на хранение в Архив в соответствии с СТО Инструкция «Порядок передачи на хранение корпоративных документов»;
- проставить в поручении отметку об исполнении поручения «Изменения в ЕГРЮЛ внесены, документы получены, переданы в Архив» и направить проставить в поручении отметку об исполнении поручения «Изменения в ЕГРЮЛ внесены, документы получены, переданы в Архив» и направить уведомление о государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой (избранием) ЕИО, предусмотренной СТО СМК Неунифицированные формы документов 030.000.000 Гражданское право, в адрес избранного единоличного исполнительного органа, сотрудников консалтинговой организации, в соответствии с внутренним распоряжением руководителя ПУ, высшего органа управления юридического лица.