ЖУРНАЛ N ______
учета исходящих документов
в ____________________________________________________________________________________________________
(наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)
Порядковый учетный номер и гриф ограничения | Кому направлен | Вид и краткое содержание документа, учетные номера приложений | Количество экземпляров, их номера | Количество листов в экземпляре | Какой входящий номер исполнен | Фамилия исполнителя и наименование структурного подразделения | Расписка в получении документа и черновика на отправку и дата | Расписка об уничтожении черновиков и дата | Расписка исполнителя в получении копии документа и дата | Расписка работника службы делопроизводства в получении документа для подшивки в дело | Куда подшит документ | Номер акта об уничтожении документа и дата | Номер реестра (разносной книги), которым отправлен документ | Отметка о проверке наличия документов | Примечание | |||||||||||||||
основного документа | приложения | основного документа | приложения | номер дела и тома | номера листов | |||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | ||||||||||||
Образец журнала учета исходящих документов
Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах
уголовно-исполнительной системы
(п. 137)
к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах
уголовно-исполнительной системы
(п. 137)
ЖУРНАЛ N ______
учета издаваемых приказов (распоряжений)
в ______________________________________________________________________
(наименование учреждения или органа УИС)
Порядковый учетный номер | Гриф секретности | Краткое содержание | Кем подготовлен (структурное подразделение) | Количество полученных или размноженных экз. (выписок) | Номера экземпляров | Количество листов в экз. | Данные о рассылке | Отметка о возвращении номера экз., номер и дата сопроводительного письма | Номер дела, куда подшит подлинник (список рассылки и номера листов) | Расписка о проверке наличия документов и дата | Номер и дата акта об уничтожении документа и дата | Примечание | |||
куда отправлен (кому передан, расписка и дата) | номер и дата сопроводительного письма (перечня), реестра, разносной книги | количество экземпляров | номера экземпляров | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
Примечания:
1. Все издаваемые приказы и распоряжения по их направлениям деятельности регистрируются в раздельных журналах. Если в приказах (распоряжениях) имеется пометка "Для служебного пользования" после цифры добавляется буквенный индекс - "дсп".
2. Порядковый учетный номер в графе 1 является регистрационным номером, присваиваемым приказу (распоряжению), дата пишется ниже учетного номера.
3. Литерные (под буквами а), б), в) и т.д.) номера в учетах не допускаются.
4. Графы 2, 6, 11 заполняются в зависимости от грифа секретности (ограничения).
Образец журнала учета издаваемых правовых актов
Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах
уголовно-исполнительной системы
(п.п. 139, 142)
к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах
уголовно-исполнительной системы
(п.п. 139, 142)
ЖУРНАЛ N ______
учета поступающих правовых актов
в _____________________________________________________________
(наименование учреждения или органа УИС)
Порядковый учетный номер | Номер и дата, гриф секретности поступившего правового акта | Краткое содержание | Кем издан, номер и дата сопроводительного письма или перечня | Количество полученных или размноженных экз. (выписок) | Номера экземпляров | Количество листов в экземпляре | Данные о рассылке | Отметка о возвращении, (номера экз. номер и дата сопроводительного письма) | Расписка о проверке наличия документа и дата | Номер и дата акта об уничтожении документа и дата | Примечание | |||
куда отправлен (кому передан) расписка и дата | номер и дата сопроводительного письма (перечня) | количество экземпляров | номера экземпляров | |||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
Примечания:
1. Приказы и распоряжения регистрируются раздельно.
2. Учетный номер из графы 1 переносится на документ. Штамп ставится в правом нижнем углу первого листа документа, где указывается учетный номер, номер журнала, дата, подпись.
3. Поступившие нормативные правовые акты в текущем году за предыдущий год регистрируются в журнале учета поступающих правовых актов предыдущего года. Регистрация каждый календарный год начинается с первого номера.
Образец журнала учета поступающих правовых актов
Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах
уголовно-исполнительной системы
(п. 146)
к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах
уголовно-исполнительной системы
(п. 146)
ЖУРНАЛ N ______
регистрации договоров
в ______________________________________________________________________
(наименование учреждения или органа УИС)
N п/п | Дата регистрации | Вид документа (договор, соглашение) | Краткое содержание | Наименование организации (учреждения), с кем заключен договор (соглашение), юридический адрес | Наименование, адрес организации (учреждения), откуда поступил договор (соглашение) | Количество экземпляров | Номера экземпляров | Кому передан документ | Роспись, дата | Куда подшит документ | Дата окончания договора (соглашения) | Примечание | |
номер дела | номера листов | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Примечания:
1. В журнале ведется учет всех договоров, в том числе и вторых экземпляров, полученных от организаций.
2. В том случае, когда экземпляр договора поступил из других организаций, регистрационный номер пишется через дробь.
Образец журнала регистрации договоров (соглашений)
Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах
уголовно-исполнительной системы
(п. 159)
к Инструкции по делопроизводству
в учреждениях и органах
уголовно-исполнительной системы
(п. 159)
ЖУРНАЛ N ______
учета принятых (переданных) факсограмм
в ______________________________________________________________________
(наименование учреждения или органа УИС, структурного подразделения)
N п/п | Дата и время поступления (отправки) факсограмм | Корреспондент отправки (получения) | Количество листов факсограммы | Краткое содержание факсограммы | Ф.И.О. принявшего (отправившего) факсограмму | Ф.И.О. исполнителя и руководителя, подписавшего (получившего) факсограмму | Примечание Образец журнала регистрации договоров (соглашений |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примечания:
1. Резолюция руководителя учреждения или органа ФСИН России и отметки об исполнении записываются в графе 5 ниже текста.