рассмотрение письменных обращений;
подготовка и направление ответов на письменные обращения;
личный прием граждан;
подготовка отчетных материалов по работе с обращениями.
45. Блок-схема последовательности административных действий при исполнении государственной функции в органах наркоконтроля представлена в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.
Прием и регистрация письменных обращений Прием и регистрация письменных обращений в ФСКН России
46. Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации письменных обращений является поступление в ФСКН России письменного обращения гражданина.
47. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) проверяется правильность их адресования. Ошибочно доставленные почтовые отправления не вскрываются и возвращаются на почту.
48. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем вложений. В случае их отсутствия либо несоответствия указанных в обращении гражданина документов и материалов имеющимся в конверте составляется соответствующий акт и вносятся отметки в учетные формы. Конверт хранится вместе с обращением и материалами по его рассмотрению.
49. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
50. Сотрудник Приемной ФСКН России регистрирует поступившие в ФСКН России письменные обращения путем внесения данных в учетную форму системы автоматизации делопроизводства (далее - учетная форма).
Регистрация обращений начинается ежегодно с первого номера.
51. Основными сведениями, подлежащими обязательному отражению в учетной форме, являются:
дата регистрации обращения;
регистрационный номер;
сведения о повторное обращения;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, или адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, дата подписания обращения;
краткое содержание обращения;
фамилия, инициалы и резолюция должностного лица по обращению, название структурного подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнитель);
дата и результаты рассмотрения обращения;
сведения о постановке обращения на контроль;
сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.
52. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы обращения. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии гражданина и порядкового номера обращения (например: Д/401).
Если обращение является приложением к сопроводительному письму, поступившему из государственного органа, органа местного самоуправления, организации или от должностного лица, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
53. При поступлении повторных обращений (обращений от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу) им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующих графах учетной формы указывается регистрационный номер первичного обращения и отметка "повторно". Обращения одного и того же гражданина по разным вопросам повторными не считаются.
54. Второй и последующие экземпляры одного и того же обращения, направленные гражданином в различные органы государственной власти, органы местного самоуправления или иным должностным лицам (далее - дубликатное обращение) и переадресованные этими органами и должностными лицами в ФСКН России, регистрируются за самостоятельными номерами и приобщаются к ранее поступившему обращению.
Дубликатное обращение, повторяющее текст предыдущего обращения, на которое давался ответ, не рассматривается, а заявителю направляется уведомление о ранее данном ответе с приложением копии этого ответа.
55. Регистрационный номер обращения, подписанного двумя и более гражданами (далее - коллективное обращение), состоит из букв "Кол" и порядкового номера обращения (например: Кол/635). При регистрации такого обращения в учетную форму вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии. Первой указывается фамилия гражданина, в адрес которого должен быть направлен ответ. В графе "Примечание" учетной формы проставляется отметка "коллективное" и указывается количество граждан, подписавших обращение.
56. В случае поступления из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц нескольких обращений с одним сопроводительным письмом регистрационный номер присваивается каждому обращению. При этом сопроводительное письмо копируется в количестве, соответствующем числу обращений.
57. Регистрационный номер обращения, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес, состоит из букв "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например: Ан/711). В графе "Примечание" учетной формы проставляется отметка "анонимное".
Прием и регистрация письменных обращений в управлении аппарата ГАК, территориальном органе ФСКН России и организации ФСКН России
58. Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации письменных обращений является поступление в управление аппарата ГАК, территориальный орган ФСКН России или организацию ФСКН России письменного обращения.
59. Регистрация письменного обращения производится уполномоченным сотрудником управления аппарата ГАК, территориального органа ФСКН России или организации ФСКН России в журнале контрольно-номерного учета обращений граждан или личного приема граждан (приложение 2 к Административному регламенту) и в регистрационно-контрольных карточках (приложение 3 к Административному регламенту). Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии гражданина и порядкового номера обращения (например: Д/401).
Регистрация обращений начинается ежегодно с первого номера.
60. Управления аппарата ГАК, территориальные органы ФСКН России и организации ФСКН России, в которые поступает незначительное количество обращений, могут регистрировать поступившие обращения в регистрационно-контрольном журнале учета и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб (приложение 4 к Административному регламенту), который может вестись в течение всего периода, необходимого для его полного завершения.
61. При наличии в управлении аппарата ГАК, территориальном органе ФСКН России, организации ФСКН России системы автоматизации делопроизводства в соответствующую учетную форму вносятся сведения, указанные в пункте 51 Административного регламента. При этом регистрационно-контрольный журнал учета и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб и регистрационно-контрольные карточки могут не вестись.
62. Присвоенный по журналу контрольно-номерного учета регистрационный номер проставляется на свободном месте первого листа обращения и в регистрационно-контрольной карточке.
63. Картотека с регистрационно-контрольными карточками ведется строго по алфавиту фамилий граждан.
Рассмотрение письменных обращений
64. Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению письменных обращений является регистрация письменного обращения в органах наркоконтроля.
65. Зарегистрированные обращения докладываются соответствующему должностному лицу органа наркоконтроля не позднее дня, следующего за днем регистрации, для рассмотрения и подготовки соответствующего поручения. При этом повторные обращения докладываются с приложением всей предшествующей по данному обращению переписки.
66. Рассмотрение письменных обращений осуществляется:
в ФСКН России - директором ФСКН России, первым заместителем директора ФСКН России и заместителями директора ФСКН России (в соответствии с распределением обязанностей), руководителями и заместителями руководителей подразделений ФСКН России;
в управлениях аппарата ГАК - начальниками управлений аппарата ГАК;
в территориальных органах ФСКН России - начальниками территориальных органов и их заместителями (в соответствии с распределением обязанностей);
в организациях ФСКН России - начальниками организаций и их заместителями (в соответствии с распределением обязанностей).
Рассмотрение письменных обращений в ФСКН России
67. Зарегистрированные обращения, поступившие в ФСКН России, докладываются начальником Управления делами Организационно- административного департамента ФСКН России директору ФСКН России, первому заместителю директора ФСКН России, заместителю директора ФСКН России (в соответствии с распределением обязанностей) либо направляются в соответствующие подразделения ФСКН России по направлениям деятельности.
Решение директора ФСКН России, первого заместителя директора ФСКН России, заместителя директора ФСКН России, руководителя подразделения ФСКН России о рассмотрении обращения оформляется соответствующим поручением.
68. Обращения, не требующие рассмотрения руководством ФСКН России и содержащие вопросы, относящиеся к компетенции управлений аппарата ГАК, территориальных органов или организаций ФСКН России, не позднее дня, следующего за днем регистрации, направляются на рассмотрение в соответствующие управления аппарата ГАК, территориальные органы ФСКН России или организации ФСКН России. При этом граждане, направившие обращения, в тот же день в письменной форме или в форме электронного документа уведомляются о направлении их обращений на рассмотрение в соответствующий территориальный орган ФСКН России или организацию ФСКН России.