На обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения Росжелдора, заполняется карточка в этих структурных подразделениях либо указанные обращения регистрируются в журнале.
8.7. Поступившие в структурные подразделения Росжелдора обращения граждан рассматриваются руководителем структурного подразделения и с соответствующими указаниями направляются исполнителю. Обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения Росжелдора, по исполнении хранятся в установленном порядке в этих структурных подразделениях.
8.8. Рассмотрение обращений граждан, поставленных на контроль, считается законченным, когда полностью рассмотрены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю. Копии ответов заявителям предоставляются в службу ДОУ.
На каждом обращении (предложении, заявлении, жалобе) граждан (или на копии ответа автору, на докладной записке) после окончательного их разрешения ставится отметка "В дело", личная подпись руководителя или другого должностного лица, принявшего это решение, указана дата.
Письменные обращения формируются в дела отдельно от общей переписки и подлежат хранению в течение 5 лет.
8.9. При ответах на обращения граждан исходящим номером может являться входящий номер поступившего обращения. Ответы на обращения граждан, подписанные руководителем Росжелдора или его заместителями, регистрируются в службе ДОУ.
8.10. Обращения органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления или иных организаций, а также граждан, содержащие жалобы на неудовлетворительную работу руководителей организаций, подведомственных Росжелдору, с соответствующим заключением структурного подразделения, курирующего указанные организации, не позднее чем в 10-дневный срок (если не установлен иной срок) представляются руководителю Росжелдора или его заместителю для принятия решения.
8.11. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Росжелдора или должностного лица, должно быть переадресовано в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
8.12. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
8.13. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
8.14. Росжелдор в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений, принятие по ним решений и направление ответов заявителям:
письменное обращение, поступившее в Росжелдор в соответствии с ее компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации;
в исключительных случаях руководитель Росжелдора (заместитель руководителя) либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в службу ДОУ.
8.15. В аппарате Росжелдора должно быть обеспечено объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение. В этих целях:
при необходимости запрашиваются документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 8.19 настоящей Инструкции;
сообщается гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
8.16. В случае, если в Росжелдор направлен в установленном порядке запрос иного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, то необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы предоставляются в соответствующий орган (должностному лицу) в течение 15 дней с даты поступления запроса, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
8.17. Росжелдор при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
8.18. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
8.19. Порядок рассмотрения отдельных обращений:
в случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
Росжелдор при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
в случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
в случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Росжелдора (заместитель руководителя) либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;
в случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
8.20. Организация личного приема граждан в Росжелдоре:
личный прием граждан в Росжелдоре проводится руководителем Росжелдора, заместителями руководителя и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан;
при личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность;
содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией;
в случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Росжелдора, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться;
в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Учет приема граждан ведется в журнале установленной формы (Приложение N 29 к настоящей Инструкции).
IX. Копировально-множительные работы
9.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Росжелдора производится как централизованно через Административно-кадровое управление, так и на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.
9.2. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, подписанный руководителем структурного подразделения-исполнителя и начальника Административно-кадрового управления.
9.3. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель структурного подразделения.
9.4. Запрещается копирование документов, поступивших в Росжелдор с пометкой "Снятие копий запрещается" и т.п.
X. Изготовление и использование печатей и штампов
10.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Росжелдора, производится:
гербовых печатей - по разрешению руководителя Росжелдора;
прочих печатей и штампов - по разрешению начальника Административно-кадрового управления.
10.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются службой ДОУ и выдаются под расписку работникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
10.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подписанных руководителем Росжелдора, его заместителями и руководителями структурных подразделений, имеющими право подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства.
Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ.
10.4. В Росжелдоре, кроме гербовой печати Росжелдора, используются индексированные гербовые печати "N 2" и "N 3".