Если контакт существует по организации, но он неактуален (физическое лицо уволено, либо нет записей по данной организации), то контакт автоматически удаляется.
Автоматическая синхронизация контактов в SharePoint происходит раз в сутки в полночь, Outlook подгружает данные со своей периодичностью.
Обновление контактной информации в Outlook
Пользователи имеют возможность создавать/обновлять контактные данные по данным каталога лиц.
Информация из Телефонного справочника автоматически обновляется и попадает в Outlook, когда пользователь на сайте выбирает опцию «Подключиться к «Outlook» (рисунок 264).
 | |
| 894 × 140 пикс. Открыть в новом окне | Кнопка "Подключиться к Outlook" |
После выбора опции появляется окно с запросом разрешения открытия программы из веб-узла (рисунок 265).
 | |
| 421 × 309 пикс. Открыть в новом окне | Сообщение об открытии программы из веб-узла |
После нажатия кнопки «Разрешить» открывается окно, представленное на рисунке 266.
 | |
| 477 × 294 пикс. Открыть в новом окне | |
По кнопке «Разрешить» происходит подключение списка контактов к Outlook.
В программе Outlook в общие контакты будет добавлена группа «Физ лица - Контакты» (рисунок 267).
 | |
| 1094 × 539 пикс. Открыть в новом окне | Группа контактов "Физ лица - Контакты" |
Установка прав на сайте «Договоры»
В договорах, где организация ведет учет в ИС (выступает одной из сторон – покупатель или продавец) по регламентному заданию в каталоге лиц один раз в сутки собираются данные по должностям «Учредитель» и «Член совета директоров» из регистра сведений на вкладке «Должности» и происходит настройка прав доступа на сайте «Договоры».
Зарегистрированному пользователю на сайте доступны опубликованные договоры, а также договоры, в которых одна из сторон входит в список договоров в настройках прав доступа.
Отчет по аффилированным лицам на сайте физ. лиц, юр. лиц
Правила формирования отчетов:
1) Первый уровень (Лицо1) собирается:
- По вкладке «Должности» самого лица – только действующие должности
- Если лицо – физ. лицо – по «Трудовой деятельности» самого лица (статус должности – не действующая)
- Если лицо – юр. лицо – по «Трудовой деятельности» всех физ. лиц, где данное юр. лицо выступает «Предшествующим местом работы» (статус должности – не действующая)
2) Второй уровень (Лицо2) собирается:
- По вкладке «Должности» Лица1 – только действующие должности
- Если Лицо1 – физ. лицо – по «Трудовой деятельности» лица1 (статус должности – не действующая)
- Если Лицо1 – юр. лицо – по «Трудовой деятельности» всех физ. лиц, где данное юр. лицо выступает «Предшествующим местом работы» (статус должности – не действующая)
3) Из второго уровня исключается лицо, по которому формируется отчет.
4) Во втором уровне выделяются цветом одинаковые лица, относящиеся к разным Лицам1.
На рисунке 268 представлен пример отчета.
 | |
| 1022 × 396 пикс. Открыть в новом окне | Аффилированные лица |
Отчет по заинтересованным лицам на сайте физ. лиц
Правила формирования отчета:
1) Собираются родственники лица, заведенные ссылками на карточки физ. лиц в каталоге лиц.
2) Далее собираются организации родственника:
- По вкладке «Должности» родственника – только действующие должности
- По «Трудовой деятельности» родственника (статус должности – недействующая)
3) Цветом выделяются одинаковые организации разных родственников
На рисунке 269 представлен пример сформированного отчета по заинтересованным лицам.
 | |
| 1085 × 282 пикс. Открыть в новом окне | Заинтересованные лица |
Особенности работы по лицам в Лотусе
В системе электронного документооборота Lotus Notes выбор физических и юридических лиц осуществляется из формы, пример которой представлен на рисунке 270.
 | |
| 878 × 608 пикс. Открыть в новом окне | |
По кнопке «+» открывается список сотрудников, которые работают в организации на текущую дату (рисунок 271). Список сотрудников формируется из действующих должностей вкладки «Должности» в справочнике «Каталог лиц» (см. раздел «Определение действующих должностей»).
 | |
| 878 × 608 пикс. Открыть в новом окне | |
По нажатию на наименовании столбца «Организация сотрудник» имеется возможность осуществить фильтрацию по сотруднику. На рисунке 272 представлен список сотрудников.
 | |
| 904 × 613 пикс. Открыть в новом окне | |
Форма выбора в СЭД Lotus Notes может иметь разный вид (выбор может осуществляться из юридических и физических лиц, только юридических лиц, только физических лиц).
Если лицо, указывается в письме, то у него должен быть заполнен параметр NotesAddress.
В документах Lotus Notes выставляется автор или подпись (по умолчанию берется первая действующая должность сотрудника).
Переадресация
Механизмы замещения
Принцип работы: Администратор в адресной книге сервера может установить пересылку почты. Если такая пересылка установлена правильно, человеку, который указан заместителем, доступны все те же действия, что и исходному пользователю (отдельно не отображается, в обработке доступны действия замещающего). Замещение действует только для согласования.
Заполнение параметров договоров в СЭД Lotus Notes
После выбора наименования организации в карточке договора в СЭД Lotus Notes происходит автоматическое заполнение параметров организации (рисунок 273):
- Представитель
- Банковские реквизиты
- Основание