67. Описи дел подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником организации), подпись скрепляется гербовой мастичной печатью по действительному наименованию воинской части (организации).
Описи дел до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией.
68. Воинские части (организации) описи дел (формы N 5, 6, 7) составляют в следующем количестве экземпляров:
а) при сдаче дел непосредственно в ЦА МО - в двух экземплярах, в ЦВМА и ЦА РКВ - в трех экземплярах независимо от сроков хранения дел;
б) при сдаче дел в окружные архивы со сроками хранения постоянно, 75 и 50 лет - в трех экземплярах, со сроками хранения до 25 лет включительно - в двух экземплярах, во флотские архивы со сроками хранения постоянно, 75 и 50 лет - в четырех экземплярах, со сроками хранения до 25 лет включительно - в двух экземплярах.
69. В главных штабах видов Вооруженных Сил, штабе Тыла Вооруженных Сил, штабах военных округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, штабах и управлениях родов войск Вооруженных Сил, главных и центральных управлениях Министерства обороны, в высших военно-учебных заведениях, научно-исследовательских и проектных организациях описи составляются отдельно на дела каждого управления (отдела, службы).
70. Бланки описей дел изготавливаются типографским способом на белой бумаге первого сорта формата А-4 (210x297 мм). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 2 см для подшивки. Текст печатается на машинке без помарок и исправлений только на одной стороне листа.
71. Описи на дела с грифами секретности составляются в секретном порядке. Описи на дела, не имеющие грифа секретности, в том числе воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, составляются в несекретном порядке.
72. Дела и описи, подготовленные с нарушением требований, изложенных в настоящем Наставлении, в архивы Вооруженных Сил не принимаются.
За сохранность дел, законченных делопроизводством, правильность их оформления и подготовки к передаче (в соответствии с настоящим Наставлением) на дальнейшее хранение, а также полноту заполнения исторического формуляра (исторической справки) ответственность несет начальник штаба воинской части (начальник организации).
Е. Сдача документов в архивы
73. Сдача документов воинскими частями и организациями в окружные и флотские архивы производится в сроки, устанавливаемые готовыми планами, утверждаемыми начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы.
Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году воинские части (организации) представляют в соответствующие архивы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел, степени их секретности (совершенно секретные, секретные, несекретные), кому подчинена воинская часть (организация).
74. Документы воинской части (организации) сдаются в архив в полном объеме. Особое внимание обращается на наличие приказов по личному составу, книг учета личного состава, финансовых ведомостей на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала (по годам за весь сдаваемый период).
В случае утраты документов (дел) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства, в результате которых были утрачены документы, и меры, принятые по их розыску или восстановлению.
Документы, подлежащие сдаче в архив, упаковываются в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью "Для пакетов" или пломбируются.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив.
75. Документы в архив доставляются транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с архивом.
Если документы доставляются железнодорожным, воздушным или водным транспортом, то для перевозки их от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива транспорт выделяет архив, принимающий документы. Перевозка документов от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов.
Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу их в архив несет сдатчик.
76. При большом удалении воинской части (организации) от архива с разрешения начальника архива документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес архива посылками через спецсвязь Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации или организацию фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны. На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись: "Без представителя воинской части (организации) не вскрывать". Прибывающие в архив представители воинской части (организации) должны иметь при себе доверенность на право сдачи пересланных документов.
77. Для сдачи документов в архив воинская часть (организация) выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с такими документами, а также знающих состав сдаваемых документов.
Все лица, прибывающие в архивы для сдачи документов, регистрируются работниками архивов.
78. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на архив.
После завершения сдачи документов и получения от архива описей на сданные дела в инвентарных книгах и других учетных документах воинской части (организации) делается отметка о сдаче дел в архив. Например: "Сдано в архив МВО по описи N 52120".
79. Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в воинской части (организации).
80. Порядок сдачи документов окружными и флотскими архивами в центральные архивы определяется инструкциями, утверждаемыми начальниками центральных архивов.
81. При расформировании воинской части (организации) все дела с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в архив вместе с ликвидационным актом. Порядок составления ликвидационного акта определен Руководством по войсковому (корабельному) хозяйству в Вооруженных Силах Российской Федерации*(11). Вместе с делами в архив сдается полностью оформленный исторический формуляр (историческая справка) воинской части (организации). Командирам воинских частей (организаций) перемещение подчиненных им должностных лиц, ответственных за подготовку документации для ее сдачи в архивы при расформировании воинской части (организации), осуществлять только после сдачи документов на архивное хранение.
Передача дел и документов расформированных воинских частей (учреждений, организаций) другим воинским частям (организациям) запрещается.
Описи на дела, книги, журналы, переданные на хранение в архив при расформировании воинской части (организации), подшиваются в ликвидационный акт.
82. Воинские части (организации) при передислокации за границу, а также при убытии в состав действующей армии все документы, за исключением необходимых для текущей работы, сдают в соответствующие архивы. Документы со сроками хранения до 3 лет включительно по разрешению начальника штаба воинской части (начальника организации) уничтожаются в установленном порядке.
83. В особых (экстренных) случаях, когда по условиям обстановки нет возможности для передачи документов в установленном порядке, по решению начальника штаба военного округа документы могут быть сданы в военные комиссариаты по месту дислокации воинской части (организации).
Документы передаются упакованными в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью воинской части (организации) "Для пакетов" или пломбируются. На бирке указываются количество наименований документов, условное наименование воинской части (организации), которой принадлежат архивные документы, фамилия и подпись лица, ответственного за упаковку документов, и номер мешка. В первый мешок укладываются заранее подготовленные описи дел и сопроводительное письмо на имя начальника архива.
Передача мешков с документами производится по акту, в котором указываются количество наименований документов согласно данным, указанным на бирках, количество мешков, кому принадлежат документы и какой печатью опечатаны. Акт составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры акта передаются военному комиссариату, третий экземпляр с распиской работника этого военного комиссариата подшивается в дело воинской части (организации).
Военный комиссариат принятые документы и первый экземпляр акта обязан в месячный срок передать в соответствующий окружной или флотский архив. Второй экземпляр акта подшивается в дело военного комиссариата.
Архив, приняв по акту в опечатанных мешках документы, вскрывает мешки и специально созданной комиссией (не менее 3 человек) производит проверку наличия всех документов по описям. В двухмесячный срок со дня получения архив обязан специальным письмом подтвердить штабу военного округа и в копии - воинской части (организации), а также военному комиссариату получение документов с перечислением номеров описей, по которым документы приняты на хранение.
84. Воинские части (организации) при передислокации из-за границы на территорию Российской Федерации транспортируют все документы и передачу их на хранение в архивы производят в соответствии с пунктами 23-27, 29, 30, 32 настоящего Наставления.
85. Воинские части и организации действующей армии не должны накапливать у себя не нужные для практической работы документы. Дела, законченные делопроизводством, независимо от сроков хранения передаются:
воинскими частями (организациями), военными судами и военными прокуратурами - в соответствующие архивы фронтов, флотов, флотилий;
архивами действующих фронтов, флотов, флотилий - в соответствующие центральные архивы или в архив ближайшего военного округа.
Порядок и сроки сдачи документов в центральные архивы в военное время определяются указаниями Генерального штаба.
Ж. Прием документов в архивах
86. При приеме дел и описей в архиве производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями приказов и директив по ведению делопроизводства в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.
Дела с истекшими сроками хранения архивами не принимаются.
Прием дел в архивах производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются на бирку его металлической печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке.
87. Дела от воинских частей и организаций архивами принимаются:
с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;
с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях на внутренней описи и в конце дела;
несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи, с просчетом листов.
Кроме того, во всех делах проверяются правильность определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел, соответствие наименования (заголовка) дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие надписей и печатей в документах, заполнение всех граф в книгах учета личного состава, а также физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и др.). Вскрытые недостатки устраняются представителями воинских частей (организаций).