2. В окружных и флотских архивах запись производится по окончании приема дел от воинской части (организации).
В графу "Выбыло" вносится каждое выбытие дел отдельно с указанием причины выбытия: уничтожено по акту, передано в ЦА МО и т.д.
3. В центральных архивах основанием для записей служат: в графу "Поступило" - накладная на принятые дела от сдатчиков или других архивохранилищ, в графу "Выбыло" - акт на уничтоженные дела или акт (накладная) на переданные дела.
4. На 1 января каждого года производится подсчет и делается итоговая запись о количестве поступивших и выбывших дел в течение года.
Форма N 20
(п. 148)
СЕКРЕТНО
────────────────
(по заполнении)
КНИГА
УЧЕТА АКТОВ НА УНИЧТОЖЕННЫЕ
АРХИВНЫЕ ДЕЛА
_____________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
N п/п | Номер акта | Дата составления акта | Наименование фонда | Количество дел, внесенных в акт | Количество дел, разрешенных к уничтожению | Всего уничтожено с начала года | Дата уничтожения | Местонахождение акта |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Пояснения по ведению книги
1. Книга ведется:
в окружных и флотских архивах - за архив в целом;
в центральных архивах - за архив и в каждом архивохранилище.
2. Акт записывается в книгу после подписания его всеми членами комиссии.
3. В конце каждого года производятся итоговые записи о количестве дел, уничтоженных за истекший год, и за все годы.
Форма N 21
(пп. 156, 159)
КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
___________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
N п/п | Дата поступления или выбытия единиц хранения | Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли единицы хранения | Дата копирования | Номер фонда | Номер описи | Количество дел, включенных в единицу хранения страхового фонда | Сведения о страховом фонде (количество единиц хранения) | Сведения о фонде пользования (количество единиц хранения) | Примечание | ||||
Поступило | Выбыло | Имеется на хранении | Поступило | Выбыло | Имеется на хранении | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Итого поступило в _________ году __________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения страхового фонда, ________________ _единиц хранения фонда
(цифрами и прописью)
пользования; выбыло _______________________________________ единиц
(цифрами и прописью)
хранения страхового фонда и ______________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
фонда пользования.
Форма N 22
(пп. 156, 162)
КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ
___________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)