Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
Номер описи по порядку | На дела какого фонда составлена опись (наименование воинской части, организации) | Гриф секретности описи | За какой год | Количество экземпляров описи | Количество листов описи во всех экземплярах | Количество дел по описи | В какое архивохранилище переданы дела и опись | Примечание | |
сов. секретных и секретных | несекретных | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Пояснения по ведению книги
1. В книге учета регистрируются описи сов. секретных, секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.
2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов описи, остающихся в архиве.
3. В окружных и флотских архивах в графе 9 указывается место хранения описей.
Форма N 23
(пп. 156, 160)
СЕКРЕТНО
───────────────
(по заполнении)
СПИСОК ФОНДОВ
Номер фонда | Название фонда и крайние даты его существования | Примечание |
1 | 2 | 3 |
Пояснения по ведению списка фондов
1. Список фондов является основным учетным документом архивных фондов за архив в целом, а в центральных архивах, кроме того, - и за каждое архивохранилище.
2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается.
3. В графе 2 указывается полное действительное (без сокращений) наименование воинской части, организации (фондообразователя) и крайние даты их существования.
Если воинская часть (организация) в процессе своей деятельности переименовывалась или преобразовывалась, а документы ее составляют один фонд, то такая воинская часть (организация) вносится в список всего один раз соответственно ее переименованию или преобразованию по алфавиту или в порядке номеров штатного наименования с перечислением всех наименований в хронологическом порядке. Например, 107 мотострелковая дивизия последовательно подвергалась преобразованию и переформированию во 2 гвардейскую мотострелковую, 49 гвардейскую стрелковую, 33 гвардейскую механизированную и 33 гвардейскую мотострелковую дивизии. Документы этих дивизий в соответствии с требованиями к фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается один номер.
4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний документ, на основании которого выбыл фонд.
Форма N 24
(пп. 156, 161, 162)
__________________
(гриф секретности)
ЛИСТ ФОНДА N________
Дата первого поступления фонда в архив _______ Категория фонда _____
Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу _______
Местонахождение фонда ___________________________________________
(наименование архива)
Крайние даты наименования фонда | Наименование фонда | Место хранения документов | Примечание |
Дата записи | Номер описи дел | От кого поступили или куда выбыли документы, наименование и номер документа | Наименование описи или аннотация документов (краткая характеристика документов) | Гриф секретности | Крайние даты дел описи | Поступило дел | Выбыло дел | Имеется на хранении дел | Смикрофильмировано дел постоянного хранения | |||||||||||||
всего | в том числе | всего | в том числе | всего | в том числе | |||||||||||||||||
постоянного хранения | временного хранения | по личному составу | постоянного хранения | временного хранения | по личному составу | постоянного хранения | временного хранения | по личному составу | ||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | ||||
Форма N 25
(пп. 156, 159, 163)
_________________
(гриф секретности)
УТВЕРЖДАЮ
________________________
(должность,
________________________
воинское звание,
________________________
подпись, фамилия)
М.П.
"____"________ 200___ г.
ОПИСЬ N_____________
страхового фонда
N п/п единиц хранения страхового фонда | Дата копирования документов | Количество кадров в единицах хранения страхового фонда | Количество дел, включенных в единицу хранения | Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда | Примечание | ||
Номера фондов | Номера описей | Номера дел | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Всего в опись внесено _______________________________ единиц хранения.
(цифрами, прописью)