1. Книга ведется в окружных и флотских архивах за архив в целом, в центральных архивах - в каждом архивохранилище.
2. При высылке архивного дела заполняются все графы, кроме графы 7.
3. При высылке позитивов микрофильмов графы 4 и 5 не заполняются.
4. При высылке дел (позитивов микрофильмов) в графе 9 указывается наименование воинской части (организации), в адрес которой выслано дело, а в графе 11 - номер сопроводительного письма.
Форма N 35
(п. 269)
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ
(ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), ВЫДАННЫХ
ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
ВНУТРИ АРХИВА
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
N п/п | Дата выдачи | Номер фонда | Номер описи | Номер дела по описи | Количество листов (количество кадров) | Номер пленки | Кому выдано | Дата возвращения и расписка в приеме |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Пояснения по ведению книги
1. При выдаче архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При выдаче позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
Форма N 36
(п. 269)
ЛИСТ
использования дела
Фонд N ______________. Опись N ______________. Дело N ______________
Наименование дела __________________________________________________
за 200___ г.
Дата записи | Номера использованных листов | Для какой цели использованы документы | Характер использования документов | Фамилия и подпись лица, сделавшего запись |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Форма N 37
(п. 269)
КАРТОЧКА ВЫДАЧИ
Фонд N ______________. Опись N ______________. Дело N _______________
Наименование дела ___________________________________________________
Количество листов ___________________________________________________
Дата выдачи (высылки) | Кому выдано (куда выслано) | Расписка получившего дело или исходящий номер | Дата возвращения | Расписка принявшего дело |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Форма N 38
(п. 269)
ОПИСЬ
АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ
МИКРОФИЛЬМОВ), НАХОДЯЩИХСЯ
У ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
_____________________________________________________________________
(воинское звание, фамилия,
_____________________________________________________________________
имя, отчество исследователя)
N п/п | Дата записи | Номер фонда | Номер описи | Номер дела по описи | Количество листов (количество кадров) | Номер пленки | Дата возвращения и расписка в приеме |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Пояснения по ведению описи
1. При выдаче архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие тетради, официальные издания и печати.
Форма N 39
(п. 288)