3.11. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции (приложение N 4), документу присваивается соответствующий (порядковый) исходящий номер и указывается дата его регистрации.
3.12. Конфиденциальные документы отправляются получателям фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями с уведомлением о вручении адресату, а также способом курьерской доставки.
Отправка конфиденциальных документов способом факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.
3.13. При отправке конфиденциального документа способом курьерской доставки он передается ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником курьеру под роспись в журнале учета исходящей корреспонденции в опечатанном конверте с реестром доставки, в котором получатель расписывается в получении документа с указанием своей фамилии, инициалов и даты получения документа.
В журнале учета исходящей корреспонденции проставляется соответствующая отметка о вручении документа получателю.
3.14. При рассылке конфиденциального документа нескольким адресатам составляется соответствующий указатель рассылки, который согласовывается с должностным лицом, принявшим решение об отнесении документа к категории "ДСП".
4. Порядок учета и регистрации внутренних документов для служебного пользования, их прохождения в антимонопольном органе
4.1. Внутренние конфиденциальные документы в антимонопольном органе регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале учета и регистрации внутренних документов "ДСП" (приложение N 1) после принятия решения о присвоении документу категории "ДСП" в соответствии с пунктами.2.1., 2.2., 2.3. настоящей Инструкции.
4.2. Конфиденциальному документу антимонопольного органа внутреннего обращения присваивается категория "ДСП" и соответствующий регистрационным номер, состоящий из букв "вн.", двух цифр индекса (кода) структурного подразделения (в территориальных органах - цифры номера региона), регистрирующего документ, далее, через знак дроби цифрами указывается порядковый номер регистрируемого документа. Порядковый номер начинается с буквы "К", которая означает, что данный документ относится к конфиденциальным документам. Например: "вн. 05/К12".
4.3. В правом верхнем углу первой страницы (или обложки дела) зарегистрированного внутреннего документа проставляется штамп с пометкой "ДСП", на штампе указывается регистрационный номер, дата регистрации, номер экземпляра, количество экземпляров и количество листов экземпляра.
Зарегистрированный документ передается исполнителю под роспись в журнале регистрации и учета внутренних документов "ДСП".
4.4. Регистрация, учет и прохождение конфиденциальных документов в структурных подразделениях антимонопольного органа ведется в специальных журналах учета документов "ДСП" структурных подразделений (приложение N 5).
4.5. Передача конфиденциальных документов из одного структурного подразделения в другое и между исполнителями разрешается с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении документа к категории "ДСП", и осуществляется под роспись в журналах соответствующего учета документов "ДСП".
5. Ведение делопроизводства на совещаниях при обсуждении документов, содержащих сведения конфиденциального характера
5.1. Необходимость, место проведения и состав участников совещаний (комиссий) по обсуждению документов, содержащих конфиденциальные сведения, определяется должностными лицами, установленными в пункте 2.1 настоящей Инструкции.
5.2. Документам, разработанным и принятым на таких совещаниях (комиссиях) и их проектам: (повесткам, протоколам, решениям, стенограммам и другим) присваивается категория "Для служебного пользования".
Регистрация, учет и хранение указанных документов осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
5.3. Рабочие записи с содержанием обсуждаемых вопросов участники совещаний ведут в специальных рабочих тетрадях (журналах), выдаваемых ответственным за конфиденциальное производство работником.
Специальные рабочие журналы работников ФАС России регистрируются по правилам регистрации внутренних документов "ДСП", установленным п. 4.1 и п. 4.2 настоящей Инструкции и хранятся у ответственного за конфиденциальное делопроизводство работника.
5.4. Проносить на совещания, где обсуждаются документы, содержащие сведения конфиденциального характера фото, аудио, видео оборудование, мобильные телефоны, радиопередающие устройства, другие технические средства с возможностями записи и передачи информации, запрещается.
6. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов и обеспечения ограничений к их доступу
6.1. Систематизация и оформление конфиденциальных документов в соответствующие дела, согласно номенклатуре дел структурных подразделений ФАС России и номенклатуре дел территориальных органов, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и инструкциями по делопроизводству территориальных органов.
6.2. Дела с конфиденциальными документами и журналы их учета хранятся в надежно запираемых опечатываемых шкафах или сейфах у работников, указанных в п. 3.1 настоящей Инструкции либо у начальников структурных подразделений ФАС России, руководителей или заместителей руководителей территориальных органов. Листы дел с конфиденциальными документами, журналов их учета, специальных рабочих тетрадей, нумеруются, прошиваются и опечатываются. К делам с конфиденциальными документами прилагаются описи.
6.3. Конфиденциальные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними компьютерными сетями и расположенными в помещениях с установленными кодовыми замками на дверях. Работа ведется на специально выделенном диске, который по окончании работы форматируется.
Копии электронных текстов конфиденциальных документов могут быть перенесены на другие электронные носители с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении об отнесении указанного документа к категории "ДСП".
В электронном тексте конфиденциального документа проставляется пометка "ДСП".
6.4. Документы, исполненные на магнитных носителях, регистрируются, маркируются пометкой "ДСП", хранятся вместе с сопроводительными документами и используются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, также как конфиденциальные документы на бумажных носителях.
6.5. Ознакомление с конфиденциальными документами, в случае служебной необходимости, работников антимонопольного органа, снятие с них копий и выписок, разрешается по их мотивированным служебным запискам, должностными лицами, указанными в пункте 2.1 настоящей Инструкции,
Ознакомление с документами осуществляется под роспись с указанием должности, фамилии работника и даты ознакомления.
Подписи, фамилии ознакомившихся с документом лиц, дата ознакомления и отметки о снятии дополнительных копий или выписок, проставляются на последней странице документа.
6.6. Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами, имеющими пометки "ДСП" и гриф "коммерческая тайна", приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.
6.7. Конфиденциальные документы антимонопольного органа, документы и информация с грифом "коммерческая тайна", находящиеся в распоряжении антимонопольного органа, представляются в другие организации и учреждения в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
6.8. Выносить конфиденциальные документы и документы с грифом "коммерческая тайна" из зданий антимонопольного органа, разрешается только в случаях служебной необходимости с письменного согласия руководителя, заместителей руководителя ФАС России, руководителей территориальных органов, по мотивированной служебной записке инициаторов (работников).
6.9. Обсуждать содержание конфиденциальных документов по открытым каналам телефонной связи запрещается.
6.10. Ответственность за организацию делопроизводства, за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность в антимонопольном органе возлагается на начальников структурных подразделений и руководителей территориальных органов.
6.11. Работники, отвечающие за регистрацию, учет, и хранение конфиденциальных документов, работники у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.
6.12. О всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается начальнику структурного подразделения, руководителю территориального органа и в контрольный отдел Административного управления.
В случае утраты документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверка в установленном в ФАС России порядке.
6.13. В случае ухода в отпуск, увольнения, длительного отсутствия на работе по болезни и иным причинам работников, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, их обязанности возлагаются на других работников. Передача документов в данных случаях производится по акту приема- передачи.
В случае, когда работник, ответственный за конфиденциальное делопроизводство не может присутствовать при подписании акта, данный факт отражается в акте, а передача документов другому работнику осуществляется руководителем структурного подразделения в присутствии сотрудника контрольного отдела Административного управления.
6.14. Проверка учета, хранения и наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказами руководителя ФАС России и руководителей территориальных органов.
6.15. Должностные лица и работники антимонопольного органа, виновные в утрате или разглашении конфиденциальной информации, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.16. Конфиденциальные документы, утратившие свое практическое значение, уничтожаются.
6.17. Срок хранения конфиденциальных документов устанавливается номенклатурой дел структурных подразделений и номенклатурой дел территориальных органов.
Уничтожение документов, в том числе испорченных документов и их черновиков, осуществляется по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству и инструкциями по делопроизводству территориальных органов.
______________________________
* В соответствии с законодательством Российской Федерации конфиденциальные документы могут иметь грифы и пометки: "коммерческая тайна", "служебная тайна", "для служебного пользования", "конфиденциально", "банковская тайна", "налоговая тайна", "нотариальная тайна", "врачебная тайна", "адвокатская тайна", "ограниченного распространения" и т.д.
Приложение N 1
к п. 2.6, п. 4.1
ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ