СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы»

Общие положения

Сервис «Электронные документы» представляет собой площадку для взаимодействия в рамках единого информационного пространства группе заинтересованных лиц для коллективной работы над документами:
  • Создание документов,
  • Обсуждение документов,
  • Согласование документов,
  • Регистрация документов,
  • Исполнение документов.
В данной инструкции описаны общие механизмы работы сервиса «Электронные документы» в СЭД Папир. Работа с формами электронных документов описана в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».
Использование сервиса «Электронные документы» подтверждает принятие Вами условий Соглашения об использовании системы электронного документооборота Papir.

Глоссарий

Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Регистрация – присвоение идентификационных номеров внутренним и внешним документам; запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистратор – ответственный за регистрацию в системе поступившей корреспонденции (автор документа).
Контролер – ответственный за обеспечение централизованного, контролируемого учета документации, поступающей и отправляемой во внешние организации.
Администратор – пользователь, обладающий максимальными правами доступа к документу.
Представитель – владелец документа, который является представителем контрагента и автором документа и осуществляет контроль надлежащего исполнения Редактором своих обязанностей, а также смену статуса договора вручную в случае необходимости.
Редактор – ответственный за обеспечение заключения договора.
Менеджер – пользователь, который может выполнять некоторые действия с документом, выдается только по запросу.
Закрытое обсуждение – обсуждение доступное определенному кругу лиц.
Контрагент – юридическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель), являющееся одной из сторон договора, которое при заключении договора берет на себя определенные обязательства.
Покупатель – контрагент, имеющий намерение приобрести, либо приобретающий Товары, Работы, Услуги, и заключающий договор на поставку Товаров, Работ, Услуг.
Поставщик – контрагент, непосредственно осуществляющий деятельность по предоставлению Товаров, Работ, Услуг в рамках договора на поставку.
Публичное обсуждение – общедоступное обсуждение, которое видно всем участникам системы. Все участники могут добавлять в него комментарии.
Резолюция – вынесение решения по согласованию документа (согласован/не согласован).
Сертификат – это документ с цифровой подписью, связывающий значение открытого ключа с удостоверением пользователя, устройства или службы, которым принадлежит соответствующий закрытый ключ.
Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.
Уполномоченный представитель – представитель контрагента, уполномоченный совершать сделки (заключать договоры) от имени контрагента.
Участник согласования – представитель контрагента, на которого возложены функции по согласованию договора перед его заключением.
Удостоверяющий документ (документ-основание) – документ, дающий право физическому лицу действовать в интересах организации при заключении договора.
Читатель – пользователь, имеющий право просмотра, обсуждения, согласования и/или подписания документа.
Центр сертификации (удостоверяющий центр) – сторона (отдел, организация), чья честность неоспорима, а открытый ключ широко известен. Задача центра сертификации — подтверждать подлинность ключей шифрования с помощью сертификатов электронной подписи.
Электронная подпись (ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Другие термины указаны в СТО УП «Реестр терминов develop-man».

Подключение сервиса «Электронные документы»

Для работы с сервисом «Электронные документы» необходимо выполнить вход в систему PAPIR, используя логин и пароль (подробнее о регистрации см. СТО МИ пользователя «Регистрация в системе PAPIR).
Откроется магазин сервисов, который представляет собой четыре раздела:
  • «Мой профиль» – информация о Пользователе, указанная при регистрации,
  • «Мои организации» – перечень организаций, от лица которых Пользователь может осуществлять работу в сервисах системы PAPIR; если раздел пуст, необходимо добавить организацию с помощью соответствующей кнопки,
  • «Доступные для подключения сервисы» – перечень неактивных сервисов, которые Пользователь может выбрать для использования для каждой организации в отдельности,
  • «Сервисы, подключенные в выбранной организации» – перечень доступных для работы сервисов.
Необходимо выбрать организацию, для которой необходимо подключить сервис, в списке доступных для подключения сервисов выбрать «Электронные документы» и нажать кнопку «Подключить сервис» (рисунок 1).
Подключение сервиса электронные документы.
1530 × 748 пикс.     Открыть в новом окне Подключение сервиса электронные документы.
Далее появится мастер подключения сервисов (доступен в двух вариантах):
1. Если пользователь является редактором организации, то необходимо нажать кнопку «Подключить сервис» (рисунок 2).
Мастер подключения сервисов.
594 × 467 пикс.     Открыть в новом окне Мастер подключения сервисов.
2. Если появилось сообщение о том, что пользователь не является редактором организации и не может подключить сервис, то необходимо нажать кнопку «Отправить запрос». Редактору организации придет запрос о подключении для пользователя выбранного сервиса (рисунок 3).
Мастер подключения сервисов.
593 × 372 пикс.     Открыть в новом окне Мастер подключения сервисов.
В случае, когда пользователя является Редактором организации, выбранный сервис сразу же переместится в раздел «Сервисы, подключенные в выбранной организации». Далее необходимо выбрать пользователей, которые также получат доступ к сервису «Электронные документы» (рисунок 4).
Назначение пользователй для работы с сервисом.
909 × 404 пикс.     Открыть в новом окне Назначение пользователй для работы с сервисом.
В появившемся окне необходимо выбрать сотрудника, которому выдается доступ к сервису. Нажать кнопку «Добавить» и назначить роль Пользователь (рисунок 5).
Назначение роли пользователя.
794 × 498 пикс.     Открыть в новом окне Назначение роли пользователя.

Работа с картотекой электронных документов

Вход в сервис «Электронные документы»

Если пользователю Редактором организации уже предоставлен доступ к сервису «Электронные документы», то в списке сервисов необходимо выбрать его и нажать кнопку «Войти в сервис» (рисунок 6).
Вход в сервис "Электронные документы".
907 × 392 пикс.     Открыть в новом окне Вход в сервис "Электронные документы".
Откроется окно рабочего стола, которое состоит из виджетов: