СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы»

Общие положения

Сервис «Электронные документы» представляет собой площадку для взаимодействия в рамках единого информационного пространства группе заинтересованных лиц для коллективной работы над документами:

• Создание документов,
• Обсуждение документов,
• Согласование документов,
• Регистрация документов,
• Исполнение документов.

В данной инструкции описаны общие механизмы работы сервиса «Электронные документы» в СЭД Папир. Работа с формами электронных документов описана в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».

Использование сервиса «Электронные документы» подтверждает принятие Вами условий Соглашения об использовании системы электронного документооборота Papir.

Глоссарий

Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Регистрация – присвоение идентификационных номеров внутренним и внешним документам; запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистратор – ответственный за регистрацию в системе поступившей корреспонденции (автор документа).

Контролер – ответственный за обеспечение централизованного, контролируемого учета документации, поступающей и отправляемой во внешние организации.

Администратор – пользователь, обладающий максимальными правами доступа к документу.

Представитель – владелец документа, который является представителем контрагента и автором документа и осуществляет контроль надлежащего исполнения Редактором своих обязанностей, а также смену статуса договора вручную в случае необходимости.

Редактор – ответственный за обеспечение заключения договора.

Менеджер – пользователь, который может выполнять некоторые действия с документом, выдается только по запросу.

Закрытое обсуждение – обсуждение доступное определенному кругу лиц.

Контрагент – юридическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель), являющееся одной из сторон договора, которое при заключении договора берет на себя определенные обязательства.

Покупатель – контрагент, имеющий намерение приобрести, либо приобретающий Товары, Работы, Услуги, и заключающий договор на поставку Товаров, Работ, Услуг.

Поставщик – контрагент, непосредственно осуществляющий деятельность по предоставлению Товаров, Работ, Услуг в рамках договора на поставку.

Публичное обсуждение – общедоступное обсуждение, которое видно всем участникам системы. Все участники могут добавлять в него комментарии.

Резолюция – вынесение решения по согласованию документа (согласован/не согласован).

Сертификат – это документ с цифровой подписью, связывающий значение открытого ключа с удостоверением пользователя, устройства или службы, которым принадлежит соответствующий закрытый ключ.

Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.

Уполномоченный представитель – представитель контрагента, уполномоченный совершать сделки (заключать договоры) от имени контрагента.

Участник согласования – представитель контрагента, на которого возложены функции по согласованию договора перед его заключением.

Удостоверяющий документ (документ-основание) – документ, дающий право физическому лицу действовать в интересах организации при заключении договора.

Читатель – пользователь, имеющий право просмотра, обсуждения, согласования и/или подписания документа.

Центр сертификации (удостоверяющий центр) – сторона (отдел, организация), чья честность неоспорима, а открытый ключ широко известен. Задача центра сертификации — подтверждать подлинность ключей шифрования с помощью сертификатов электронной подписи.

Электронная подпись (ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Другие термины указаны в СТО УП «Реестр терминов develop-man».

Подключение сервиса «Электронные документы»

Для работы с сервисом «Электронные документы» необходимо выполнить вход в систему PAPIR, используя логин и пароль (подробнее о регистрации см. СТО МИ пользователя «Регистрация в системе PAPIR).

Откроется магазин сервисов, который представляет собой четыре раздела:

• «Мой профиль» – информация о Пользователе, указанная при регистрации,
• «Мои организации» – перечень организаций, от лица которых Пользователь может осуществлять работу в сервисах системы PAPIR; если раздел пуст, необходимо добавить организацию с помощью соответствующей кнопки,
• «Доступные для подключения сервисы» – перечень неактивных сервисов, которые Пользователь может выбрать для использования для каждой организации в отдельности,
• «Сервисы, подключенные в выбранной организации» – перечень доступных для работы сервисов.

Необходимо выбрать организацию, для которой необходимо подключить сервис, в списке доступных для подключения сервисов выбрать «Электронные документы» и нажать кнопку «Подключить сервис» (рисунок 1).

1530 × 748 пикс.     Открыть в новом окне	Подключение сервиса электронные документы.

Далее появится мастер подключения сервисов (доступен в двух вариантах):

1. Если пользователь является редактором организации, то необходимо нажать кнопку «Подключить сервис» (рисунок 2).

594 × 467 пикс.     Открыть в новом окне	Мастер подключения сервисов.

2. Если появилось сообщение о том, что пользователь не является редактором организации и не может подключить сервис, то необходимо нажать кнопку «Отправить запрос». Редактору организации придет запрос о подключении для пользователя выбранного сервиса (рисунок 3).

593 × 372 пикс.     Открыть в новом окне	Мастер подключения сервисов.

В случае, когда пользователя является Редактором организации, выбранный сервис сразу же переместится в раздел «Сервисы, подключенные в выбранной организации». Далее необходимо выбрать пользователей, которые также получат доступ к сервису «Электронные документы» (рисунок 4).

909 × 404 пикс.     Открыть в новом окне	Назначение пользователй для работы с сервисом.

В появившемся окне необходимо выбрать сотрудника, которому выдается доступ к сервису. Нажать кнопку «Добавить» и назначить роль Пользователь (рисунок 5).

794 × 498 пикс.     Открыть в новом окне	Назначение роли пользователя.

Работа с картотекой электронных документов

Вход в сервис «Электронные документы»

Если пользователю Редактором организации уже предоставлен доступ к сервису «Электронные документы», то в списке сервисов необходимо выбрать его и нажать кнопку «Войти в сервис» (рисунок 6).

907 × 392 пикс.     Открыть в новом окне	Вход в сервис "Электронные документы".

Откроется окно рабочего стола, которое состоит из виджетов: