СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы» стр. 4

В появившемся окне необходимо выбрать метку из списка меток документа и нажать кнопку «Удалить из списка» (рисунок 36).

993 × 586 пикс.     Открыть в новом окне	Удаление метки.

Метка удалится из списка меток документа. После нажатия кнопки «Сохранить» метка снимается с электронного документа.

Редактирование наименования метки

Пользователь может переименовать созданную вручную метку. Для этого необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Редактировать собственную метку» (рисунок 37). В появившемся окне ввести новое имя метки.

710 × 408 пикс.     Открыть в новом окне	Редактирование наименования метки.

Удаление метки из картотеки

Для удаления метки необходимо выбрать метку в дереве папок и нажать кнопку «Удалить собственную метку» (рисунок 38).

455 × 417 пикс.     Открыть в новом окне	Удаление метки.

После подтверждения действия метка удаляется из списка. Метка снимается со всех документов, где она была добавлена, при этом документы не удаляются.

Создание электронного документа

Для создания нового электронного документа необходимо в картотеке электронных документов нажать кнопку «Добавить электронный документ»

241 × 32 пикс.     Открыть в новом окне

.

В открывшейся вкладке со списком шаблонов электронных документов необходимо выбрать нужный и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 39). Доступные к созданию шаблоны отсортированы по типу документа и по наименованию шаблона.

867 × 594 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор шаблона электронного документа.

После нажатия кнопки «Выбрать» открывается электронная форма для заполнения данных по электронному документу. Подробное описание полей шаблонов электронных документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Шаблоны электронных документов».

Важно!

При заполнении электронной формы документа не рекомендуется использовать спецсимволы «точка с запятой» и «обратный слэш», так как при формировании печатной формы электронного документа данные спецсимволы автоматически исключаются.

В случае, если электронная форма документа не успевает сформироваться за период ответа сервера (30 сек.), то формирование электронной формы продолжается в фоновом режиме, появляется сообщение с предупреждением и вкладка создания электронного документа закрывается (рисунок 40).

600 × 161 пикс.     Открыть в новом окне	Предупреждение о длительном времени формирования документа.

При завершении процесса формирования электронной формы документа система отправляет сообщение с ссылкой на созданный электронный документ в центр уведомлений (рисунок 41). Сообщение дублируется на e-mail (рисунок 42).

1006 × 566 пикс.     Открыть в новом окне	Уведомление со ссылкой на созданный документ.

781 × 621 пикс.     Открыть в новом окне	Письмо со ссылкой на созданный документ.

После заполнения полей формы электронного документа необходимо нажать кнопку «Сохранить документ». При сохранении документа осуществляется проверка заполненности скрытых полей печатной формы, если поля не заполнены, то при сохранении документа появляется сообщение об ошибке (рисунок 43), при этом сообщение носит информативный характер и документ будет успешно создан/сохранен.

529 × 175 пикс.     Открыть в новом окне	Информационное сообщение.

Важно!

Проверка на заполненность обязательных полей печатной формы выполняется у следующих документов:

• Договоры, кроме Универсального договора,
• Спецификации,
• Приложения, кроме Универсального приложения,
• ПУДы, кроме товарной накладной.

После сохранения документа автоматически осуществляется переход на домашнюю страницу документа. Домашняя страница содержит разделы (рисунок 44):

• Меню с кнопками для редактирования и управления статусами документа,
• Раздел с общей информацией по документу,
• Печатные формы – список печатных форм документа и его дочерних документов,
• Вложения – список прикрепленных файлов,
• Основное обсуждение,
• Кнопка обновления электронного документа.

1180 × 511 пикс.     Открыть в новом окне	Домашняя страница электронного документа.

В разделе с общей информацией по документу в общем случае содержится: номер, дата создания, статус, стороны документа, статус проведения документа в учетной системе, если документ был выгружен и проведен (см. Выгрузка документов в 1С) и автор последних изменений (рисунок 45). В документах типа «Первичный учетный документ» и «Приложение» отображена информация о родительском договоре в отдельном поле. В документах типа «Спецификация» отображается информация о сторнировании (см. Универсальная спецификация).

592 × 404 пикс.     Открыть в новом окне	Пример шапки электронного документа.

Если организация находится в черном списке или не аккредитована, то в шапке документа рядом с наименование юридического лица отображается данная информация (рисунок 46). Для согласования и подписания электронных документов с типом «Договор» или «Спецификация», в которых одна из сторон не аккредитована или находится в черном списке необходима настройка специального правила (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

Важно!

Информация об аккредитации организации и включении/исключении ее в черный список хранится в 1С:Каталог лиц. Для проверки организации и исключения ее из черного списка необходимо обратиться к ответственым специалистам.

677 × 210 пикс.     Открыть в новом окне	Отметки включения организации в черный список и не аккредитованной организации.

При нажатии на кнопку шапка электронного документа скрывается, по умолчанию шапка документа развернута только в разделе «Домашняя страница», во всех остальных разделах – скрыта.

При нажатии на кнопку происходит обновление всех данные электронного документа.

При нажатии на элемент списка раздела «Печатные формы» или «Вложенные файлы» открывается окно предпросмотра печатной формы документа или содержимое вложенного файла соответственно (см. Просмотрщик документов) (рисунок 47).

963 × 660 пикс.     Открыть в новом окне	Окно просмотра печатной формы.

После создания система автоматически присваивает электронному документу статус «На редактировании» или «Черновик».

Панель навигации электронного документа содержит разделы (рисунок 48):

• Домашняя страница – набор основной информации по документу,
• Электронная форма – форма, содержащая набор атрибутов, заполнявшихся в момент создания документа,
• Связанные документы – список приложений к документу и связанных документов (спецификации, товарные накладные и т.д.),
• Печатные формы – печатные формы текущего документа и его связанных документов,
• Вложения – прикрепленные к документу файлы,
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу,
• Инвестиционные проекты – дерево инвестиционных проектов, связанных с данным документом,
• Обсуждение – главное обсуждение документа и обсуждения, в которых упоминается данный документ или которые связаны с ним,
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа,
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью,
• Экспорт/Импорт – история выгрузки документа и запуск процесса экспорта документа в 1С:Бухгалтерию.
• История изменений статусов.

257 × 401 пикс.     Открыть в новом окне	Разделы электронного документа.

Для удобства работы с документом данную панель навигации можно свернуть или развернуть с помощью кнопки .

Ввод данных стороны в электронной форме документа

Для выбора стороны необходимо в строке поиска ввести наименование стороны (полное или частичное), система отфильтрует записи справочника «Юридические лица» или «Физические лица» в зависимости от типа стороны по данным символам (рисунок 49), из появившегося списка необходимо выбрать нужную сторону. Для исключения ситуации выбора неправильной стороны для организации дополнительно отображаются адрес и ИНН юридического лица, а для физического лица – электронная почта (рисунок 50).

759 × 425 пикс.     Открыть в новом окне	Поиск организации в справочнике "Юридические лица" по наименованию.

787 × 582 пикс.     Открыть в новом окне	Поиск физического лица по справочнику "Физические лица".

Важно!