Инженер по технике безопасности - работник Предприятия, инженер по грузоподъемным механизмам и безопасности дорожного движения (по технике безопасности на транспорте), которому вменены обязанности по осуществлению контроля за техническим состоянием подвижного состава, организацией безопасности движения, проведение профилактической работы, направленной на предупреждение дорожно-транспортных происшествий (ДТП) и сокращение травматизма на транспорте Предприятия.
IT- специалист - работник Предприятия или представитель Оператора Системы (в зависимости от способа подключения ТС к Системе), ответственный за установку, настройку и эксплуатацию АРМ на Предприятии.
Механик - работник Предприятия, которому вменены обязанности по проверке состояния ТС с правом выдачи разрешения на выезд его на линию и приему его обратно при возвращении.
Мобильный модуль - бортовое навигационно-связное оборудование со спутниковым навигационным приемником ГЛОНАСС/GPS - устанавливаемое на ТС, для регулярной передачи телематической информации по сетям GSM/GPRS на телематическую платформу Оператора Системы.
Ответственные лица - работники Предприятия, назначенные приказом единоличного исполнительного органа Предприятия.
Подразделение - отдел, управление, цех, участок или иная структурная единица Предприятия, осуществляющая функции согласно соответствующему положению о данном структурном подразделении.
Сбой - поломка, неисправность мобильного модуля или не регистрация данных в Системе.
Система мониторинга транспорта - автоматизированный, навигационно-информационный комплекс программных и аппаратных средств, который позволяет осуществлять управление и оптимизацию действий сотрудников транспортного подразделения и в целом Предприятия и повышать эффективность контроля за производственной деятельностью ТС.
Слив ГСМ - моментальное изменение показания уровня топлива в баке по данным датчика Системы.
Транспортное подразделение - отдел, управление, цех, участок или иная структурная единица Предприятия, осуществляющая функции перевозок, эксплуатирующая транспортные средства и иную технику Предприятия.
Участники Системы - субъекты информационного обмена, взаимодействующие в рамках функционирования Системы: руководитель транспортного подразделения, водитель, диспетчер, заказчик, механик, экономист.
Экономист - работник Предприятия, осуществляющий планирование.
4. Общие положения
4.1 Настоящий Регламент должен соответствовать учетной политике Предприятия для развития практического использования данных Системы в учете Предприятия.
4.2 В соответствии с настоящим Регламентом:
Предприятие разрабатывает собственные нормы по расходу топлива транспортными средствами на 100 км с учетом особенностей целевого использования ТС и особенностей эксплуатации Системы и утверждает порядок заполнения путевых листов, для регистрации данных из Системы в путевых листах;
Предприятие самостоятельно производит оценку эффективности эксплуатации Системы согласно настоящему Порядку и включает данные расходы в Бюджет Предприятия.
5. Эксплуатационные системы
5.1 Условия эксплуатации Системы
Для эксплуатации Системы Руководитель Системы:
обеспечивает бесперебойное функционирование мобильных модулей и АРМ Системы;
разрабатывает нормы по фактическому расходу топлива транспортным средством на 100 км с учетом особенностей эксплуатации Системы, учитывающие большинство влияющих на величину расходования топлива факторов, в частности, климатические условия местности, плотность движения в населенном пункте, износ двигателя конкретного ТС;
утверждает приказом по Предприятию разработанные нормы по фактическому расходу топлива ТС на 100 км с учетом особенностей эксплуатации Системы и корректирующие коэффициенты, связанные, с зимним и летним периодом эксплуатации;
утверждает приказом по Предприятию использование нормативов по расходу ГСМ, не учитывающих особенности эксплуатации Системы на ТС, где не установлены мобильные модули или в случае сбоя навигационной системы (поломки или не регистрации данных в Системе). Оформляет отдельным приложением к приказу список ТС, по которым расход ГСМ учитывается по нормативам, не учитывающим особенности эксплуатации Системы;
утверждает приказом по Предприятию отражение расходов по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете на основании фактических данных (результатов) Системы по ТС;
утверждает приказом по Предприятию порядок заполнения путевых листов и форм учета по ТС (журналы, акты и реестры) с использованием Системы, где в обязательном порядке отражает следующие данные:
общий накопительный пробег при выезде из гаража и при возвращении в гараж:
пробег автотранспортного средства за смену;
марка и количество выданного топлива;
остаток топлива при выезде;
остаток топлива при возвращении;
расход топлива фактический = остаток топлива при выезде + заправка топлива - остаток топлива при возвращении;
данные по заправкам топливом формируются на основании данных приходных документов поставщиков и отчетов заправляющих АЗС;
расход топлива нормативный;
экономия топлива;
перерасход топлива;
вносит изменения (дополнения) в должностные инструкции участников Системы, которым вменены обязанности по выполнению функций настоящего Регламента.
5.2 Эксплуатация Системы
5.2.1. Система эксплуатируется транспортным подразделением для осуществления функций управления, мониторинга ТС и формирования отчетности (результатов Системы). Результаты Системы используются бухгалтерским подразделением для отражения затрат в учете Предприятия, руководителем Системы и отделом безопасности - для контроля расхода топлива и исключения нецелевого использования ТС.
5.2.2. Для осуществления контроля расхода топлива ТС определяется изменение остатка ГСМ в баке в каждый отрезок времени. По измерениям остатков ГСМ, Система рассчитывает его расход в любой момент времени. Метод расчета зависит от параметров оборудования и конфигурации бака.
Под фактическим расходом топлива за смену (рейс) понимается:
при наличии датчика расхода топлива, через который проходит все израсходованное топливо, расход топлива, рассчитанный на его основании;
при отсутствии датчика расхода топлива и наличии датчика уровня топлива в баке расчетный расход топлива, рассчитанный как сумма двух значений: разницы между остатками топлива в баке ТС на начало и конец смены, основанных на показании этих датчиков и количества заправленного топлива, основанного на приходных документах поставщиков и отчетах заправляющих АЗС.
расход топлива, рассчитанный на основании показаний прочих датчиков Системы (пробега, моточасов и т.д.) в зависимости от метода расчета, при техническом обосновании о невозможности установки датчиков расчета топлива на отдельных автотранспортных средствах, строительных машинах, механизмах и прочей производственной технике.
5.2.3. Описание процессов Системы
5.2.3.1 Транспортное подразделение Предприятия является самостоятельным структурным подразделением Предприятия, выполняющим перевозку грузов, пассажиров и технологические работы по заявкам, планам и заданиям руководства Предприятия.
5.2.3.2 Назначение транспортного подразделения Предприятия заключается в полном удовлетворении потребностей Предприятия в перевозках и выполнении иных работ при максимальном использовании ТС и минимальной себестоимости транспортных операций. Основными функциями транспортного подразделения Предприятия являются перевозки, в соответствии с планами перевозок. Эти планы подразделение составляет на основе предварительных заявок подразделений - потребителей.
5.2.3.3 Участнику Системы, которому вменены обязанности по обработке путевых листов, к путевому листу прикладывается распечатка из Системы за месяц (отчет о движении автотранспорта), где указан расход бензина за каждую смену, пройденный километраж, остатки топлива на начало и конец смены. На основании письма Минфина Российской Федерации от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 расходы на ГСМ учитываются на основании документов, составленных с использованием спутниковой навигации "ГЛОНАСС" или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь. Таким образом, основным первичным документом по списанию ГСМ является путевой лист с приложенным к нему отчетом из Системы.
5.2.4 Функции участников Системы при эксплуатации
5.2.4.1. Руководитель Системы