При выходе из строя мобильных модулей или воздействия на них со стороны водителей незамедлительно устно сообщает руководителю Системы.
На основании данных диспетчера о перерасходе топлива, устанавливает причины перерасхода и принимает меры к их устранению:
при повышенном расходе моторного масла, посторонних шумах в двигателе и его износе инициирует процедуры по ремонту ТС;
при выявлении "агрессивного" стиля вождения устно предупреждает водителя о нарушении придерживаться спокойного, аккуратного и безаварийного стиля вождения.
При несоответствии показаний спидометра, одометра и т.д. данным Системы устанавливает причины несоответствий и незамедлительно устно сообщает руководителю Системы. По факту выясненных обстоятельств может быть составлен "Акт расследования инцидента".
При несоответствии заправок и сливов топлива в течение рабочей смены устанавливает причины несоответствий и незамедлительно устно сообщает руководителю системы. По факту выясненных обстоятельств может быть составлен "Акт расследования инцидента".
При обнаружении нарушения пломбировки мобильных модулей составляет "Акт контроля целостности пломбировки" и предоставляет его руководителю Системы.
В конце месяца подает сводную служебную записку на имя руководителя Системы, в которой отражает вышеперечисленные несоответствия и нарушения за текущий месяц, где в обязательном порядке отражает следующие данные:
Ф.И.О. водителя;
виды и количество нарушений;
объяснительные записки и другие документы, подтверждающие факты нарушений;
предложения о наказании виновных.
5.2.4.6. Экономист
На основании отчетов из Системы по ТС, осуществляет сверку фактических расходов топлива на соответствие нормам расхода, утвержденным по Предприятию.
Ежемесячно, после закрытия отчетного периода, в случае выявления систематической экономии или перерасхода топлива согласно данным Системы производит перерасчет утвержденных норм расхода топлива ТС.
5.2.4.7. Инженер по технике безопасности
Осуществляет мониторинг и контроль параметров ТС с использованием АРМ Системы:
соблюдения скоростного режима согласно ПДД; соблюдения согласованных и утвержденных маршрутов ТС; посещения заданных контрольных точек;
в случае выявления вышеперечисленных нарушений или нецелевого использования ТС или использования ТС в личных целях незамедлительно докладывает о выявленных несоответствиях и нарушениях руководителю Системы и принимает немедленные меры к их устранению, а также к недопущению подобных несоответствий и нарушений в дальнейшем.
В конце месяца подает служебную записку на имя руководителя Системы, в которой отражает все выявленные несоответствия и нарушения за текущий месяц, где в обязательном порядке отразить следующие данные:
Ф.И.О. водителя;
виды и количество нарушений;
объяснительные записки и другие документы, подтверждающие факты нарушений;
предложения о наказании виновных.
5.2.4.8 Водитель
Обеспечивает сохранность мобильного модуля и пломб, установленных на мобильном модуле.
При обнаружении нарушения пломбировки незамедлительно сообщает диспетчеру, механику и ожидает разрешения Руководителя Системы на эксплуатацию ТС.
При обнаружении неисправности мобильного модуля Системы незамедлительно сообщает о ее неисправности диспетчеру и механику.
Предоставляет путевые листы ТС механику для регистрации и сверки фактических пробегов и моточасов по показаниям спидометров и счетчиков моточасов.
Каждую смену производит сверку остатков топлива по фактическому наличию топлива в баке ТС с показаниями датчиков.
Еженедельно совместно с диспетчером производит сверку, остатков топлива по фактическому наличию топлива в баке с показаниями датчиков Системы и утвержденными нормами расхода топлива.
Указывает в путевых листах пробег ТС, время простоя с работающим двигателем в ожидании погрузки-разгрузки за подписью заказчика.
5.2.4.9. Юридическое подразделение
Участвует в разработке и редактировании локальных нормативных актов Предприятия по эксплуатации Системы, проводит их правовую экспертизу.
На основании приказа руководителя Предприятия участвует в служебных проверках, с целью правового контроля за соблюдением процессуальных действий участников служебной проверки.
Взаимодействует со всеми участниками Системы при проведении служебной проверки. На основании служебной проверки оформляет письменное заключение по результатам служебной проверки, в котором подробно описывает выявленные факты нарушений и прикладывает к нему подтверждающие документы.
Производит оформление результатов служебных проверок и составление процессуальных документов (в т.ч. заключения по результатам служебной проверки и приказа о применении дисциплинарного взыскания к сотруднику, в отношении которого проводилась служебная проверка).
Письменно или устно консультирует участников Системы по правовым вопросам, связанным с эксплуатацией Системы.
5.3. Порядок отражения результатов Системы (расходов по ГСМ) в учете Предприятия
Списание расходов в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете производится на основании путевых листов, которые заполнены в соответствии с Приказом по Предприятию о порядке заполнения путевых листов и форм учета по ТС на основании результатов Системы.
5.3.1. Согласно утвержденных настоящим Регламентом функций, ответственные лица осуществляют мониторинг ТС и формируют отчеты по установленным на Предприятии формам.
5.3.2. Транспортное подразделение (диспетчер, механик) представляет бухгалтерскому подразделению все документы (путевые листы, отчеты, журналы и регистры), необходимые для учета и контроля ТС, в том числе:
Отчет по ТС из Системы по форме приложения N 1;
Отчет сводный по всем ТС из Системы по форме приложения N 2;
Акты о корректировках данных за месяц, проведенных в Системе.
5.3.3. Порядок организации работы и корректировки данных о расходе топлива ТС в случае сбоя оборудования Системы
5.3.3.1. В случае сбоя Системы специалист, обнаруживший сбой информирует руководителя Системы и IT-специалиста в течение одного рабочего дня об обнаруженном сбое.
IT-специалист:
анализирует исправность и целостность оборудования Системы;
при необходимости консультируется с технической поддержкой организации поставщика услуг, устно или в электронной форме информирует руководителя Системы о возможных причинах сбоя.