лист резолюций по письменному обращению;
письменное обращение, приложения к нему (если они имеются), конверт;
материалы проверки по письменному обращению (если она проводилась), а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору, рапорт о продлении срока рассмотрения;
заключение по результатам рассмотрения обращения;
копия ответа автору обращения.
Листы в материале нумеруются карандашом в правом верхнем углу, прошитый материал опечатывается в соответствии с правилами делопроизводства.
170. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в материал по письменному обращению подшивается его копия (без приложения), а также копии сопроводительного документа и ответа автору. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.
171. Запрещается расшивать законченный производством и списанный в дело материал по письменному обращению, а также изымать из него какие-либо документы.
172. Материалы по письменным обращениям граждан формируются в отдельных номенклатурных делах, где они не сшиваются между собой, располагаются в хронологическом порядке исходя из даты их списания или по регистрационным номерам. Опись к делу должна содержать следующие графы: фамилия автора обращения; регистрационный номер обращения; количество листов в материале по письменному обращению; отметка о движении материала. При передаче дел в подразделение специальных фондов имеющиеся в нем материалы сшиваются.
173. При частом изъятии из дел материалов по письменным обращениям допускается ведение Журнала учета движения материалов по письменным обращениям граждан (приложение N 6 к Административному регламенту). Указанный журнал оформляется и ведется по правилам делопроизводства.
174. Допускается формирование отдельных номенклатурных дел по предложениям, заявлениям или по направлениям оперативно-служебной деятельности, а также по типам жалоб: коллективным, повторным, многократным, анонимным, некорректным по содержанию или изложению, по исковым заявлениям, с материалами, связанными с их рассмотрением (исполнением судебных решений) или имеющими гриф "секретно".
175. В учетную форму вносятся сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения. При изъятии материала по письменному обращению из дела в описи проставляются отметки о движении материала.
176. С разрешения руководителя подразделения делопроизводства допускается направление материалов по письменным обращениям, их копий или копий отдельных документов в другие подразделения системы МВД России, государственные органы, органы местного самоуправления.
177. Сотрудникам подразделений делопроизводства запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, без отметки руководителя "В дело N_____" на заключении или копии ответа, а также материал, не соответствующий требованиям пункта 169 Административного регламента.
178. Запрещается хранение материалов по рассмотренным письменным обращениям у исполнителей. В исключительных случаях в связи с осуществлением дополнительного контроля по распоряжению руководителя органа внутренних дел или его заместителя допускается их хранение у уполномоченного на то должностного лица, с обязательной отметкой об этом в описи материалов, находящихся в деле.
179. Член общественного совета имеет право с письменного согласия гражданина на ознакомление с обращением о нарушении его прав, свобод и законных интересов сотрудниками органов внутренних дел, а также с результатами их рассмотрения, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.
Об ознакомлении делается соответствующая отметка в учетной форме. Разрешение гражданина, данное члену общественного совета, приобщается к материалу по обращению гражданина.
Обобщение и анализ статистической информации о поступлении и результатах рассмотрения обращений граждан
180. Письменные и устные обращения граждан, а также содержащиеся в них критические замечания, должны систематически обобщаться и анализироваться в целях выявления причин и условий нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы органа внутренних дел, принятия мер по устранению причин, вызывающих повторные и коллективные жалобы.
181. Мероприятия по анализу состояния работы с обращениями граждан должны осуществляться на плановой основе.
182. Состояние работы с обращениями граждан должно систематически рассматриваться на заседаниях коллегий, оперативных совещаниях при руководителе органа внутренних дел с заслушиванием руководителей структурных подразделений.
IV. Формы контроля за исполнением регламента
183. Контроль за предоставлением государственной услуги устанавливается в целях соблюдения порядка рассмотрения обращений, принятия мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с ними и осуществляется руководителем органа внутренних дел и уполномоченными должностными лицами, ответственными за организацию работы с обращениями граждан.
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений
184. Текущий контроль устанавливается за рассмотрением парламентских запросов, запросов и обращений депутатов (членов) органов законодательной власти всех уровней, обращений государственных органов, органов местного самоуправления, редакций СМИ, в которых указана просьба о предоставлении им ответа и других обращений по усмотрению руководства органа внутренних дел.
185. Текущий контроль осуществляется с использованием АИС, а также путем оперативного выяснения хода исполнения поручений по обращениям, регулярных письменных или устных напоминаний об истекших и приближающихся сроках исполнения, истребования от ответственных исполнителей объяснений причин задержки ответов с последующим докладом руководству органа внутренних дел.
186. На обращении, подлежащем контролю, проставляется оттиск штампа органа внутренних дел (подразделения центрального аппарата Министерства) - то есть субъекта контроля со словом "контроль" и указанием даты исполнения (приложение N 7 к Административному регламенту).
187. Обращение, поставленное на контроль, запрещается направлять на рассмотрение в подчиненные подразделения. Решение по результатам проведенной проверки принимается должностным лицом, которому поручено его рассмотрение.
188. Решение о продлении срока рассмотрения обращения, поставленного на контроль, может быть принято только руководителем, его установившим, уполномоченным им должностным лицом либо курирующим заместителем Министра (для центрального аппарата) в порядке, предусмотренном Административным регламентом.
189. Рассмотрение обращения снимается с контроля, если заявителю и другим заинтересованным лицам (инициаторам запроса) дан ответ на все поставленные в обращении вопросы и приняты необходимые меры. Промежуточный ответ (о продлении срока либо о проведении тех или иных действий, о результатах которых будет сообщено позднее) не является основанием для прекращения рассмотрения обращения и снятия с контроля. Решение о снятии с контроля принимает уполномоченное должностное лицо на основании копий отправленных ответов, которые им при необходимости списываются в отдельное номенклатурное дело.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги
190. Плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются структурным подразделением органа внутренних дел, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, иными структурными подразделениями и уполномоченными должностными лицами.
191. Руководители подразделений системы МВД России в служебных заданиях сотрудников, направляемых в командировку в подчиненный орган, помимо выполнения основных задач, должны планировать изучение состояния работы с обращениями граждан по своему направлению деятельности, при необходимости - принятие мер к устранению нарушений.
192. В ходе инспектирования, контрольных проверок и целевых выездов изучаются:
192.1. Планирование организационных мероприятий по улучшению качества рассмотрения обращений, выявлению и устранению причин их порождающих.
192.2. Материалы коллегий и оперативных совещаний, на которых рассматривались вопросы организации и совершенствования работы с обращениями граждан.
192.3. Статистические и аналитические материалы.
192.4. Должностные инструкции сотрудников, осуществляющих работу с обращениями граждан и рассмотрение их по существу, на предмет наличия таких полномочий.
192.5. Знание сотрудниками требований нормативных документов, регламентирующих работу с обращениями граждан.
192.6. Организация личного приема граждан.
192.7. Учетные формы.
192.8. Номенклатурные дела с материалами по письменным обращениям граждан на предмет соответствия полномочий должностного лица, подписавшего ответ, освещения в нем всех вопросов, поставленных автором и соблюдения сроков рассмотрения.
192.9. Результаты проверок отражаются отдельной справкой.
193. В случае выявления нарушений при предоставлении государственной услуги проверяющий указывает в справке на необходимость проведения служебной проверки, по результатам которой виновные должностные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ответственность должностных лиц федерального органа исполнительной власти за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги
194. Должностные лица, участвующие в предоставлении государственной услуги, несут персональную ответственность за исполнение административных процедур и соблюдение сроков, установленных Административным регламентом.
195. Персональная ответственность указанных лиц закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
196. Контроль за предоставление государственной услуги со стороны:
руководителя органа внутренних дел должен быть постоянным, всесторонним и объективным;