Записи следует делать четкими и разборчивыми.
Исправления и перечеркивания заверяют подписью.
2.3.2.4. Каждому журналу присваивают порядковый регистрационный номер.
2.3.3. Внесение изменений по журналу в копии документов
2.3.3.1. Внесение изменений в копии документов производят путем непосредственного исправления копий или их замены. Изменения в копии документов вносят тушью, чернилами или пастой черного цвета.
2.3.3.2. Внесение изменений в копии документов по журналу выполняют так же, как внесение изменений в подлинник, при этом в таблице изменений по ГОСТ 2.104 указывают:
в графе "Изм." - порядковый регистрационный номер изменения по журналу с буквой "Ж", например, "2Ж";
в графе "N докумен." - регистрационный номер журнала;
графу "Лист" - прочеркивают.
Аналогично заполняют графы блока внесения изменений по ГОСТ 3.1103 и графы ЛР.
2.3.3.3. Изменения вносят во все имеющиеся учтенные копии документов, находящиеся в данной организации, и в "экземпляр конструктора" или "экземпляр технолога".
2.3.3.4. Все копии документов, в которые вносили изменения по журналу, после изготовления и испытания опытного образца (опытной партии) изделия, заменяют новыми копиями, снятыми с подлинников, исправленных без выпуска ИИ в соответствии с пунктом 1.5 настоящего стандарта.
2.3.4. Внесение изменений в подлинники документов без выпуска извещения
2.3.4.1. Изменения в подлинники документов, выполненные без выпуска ИИ, должны быть внесены на основании записи в журнале.
2.3.4.2. Изменения в подлинники документов вносят подчисткой (смывкой) или выпуском новых подлинников по правилам, установленным разд. 2 настоящего стандарта. При этом таблицу изменений, блок внесения изменений или ЛР не заполняют и около каждого изменения порядковый номер изменения не проставляют.
Форма 2
ЖУРНАЛ ИЗМЕНЕНИЙ
Изм. | Дата записи | Обозначение документа | Содержание изменения | Должность, фамилия, подпись, дата | Отметка о внесении изменений в | Примечание | |
подлинники | копии | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примечания:
1. Журнал выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ 2.301.
2. Размеры граф журнала определяет организация - его пользователь. ЛР не заполняют и около каждого изменения порядковый номер изменения не проставляют.
2.3.4.3. При замене в процессе внесения изменений подлинника новым с тем же обозначением инвентарный номер подлинника сохраняется.
2.3.4.4. При внесении изменений по журналу подлинники документов подвергают повторному нормоконтролю и визируются нормоконтролером на поле для подшивки этих документов.
Информация об изменениях:
Изменением N 1, введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 июня 2006 г. N 117-ст, в настоящее приложение внесены изменения, введенные в действие с 1 сентября 2006 г.
См. текст приложения в предыдущей редакции
Приложение 3
Рекомендуемое
Лист регистрации изменений
1. Лист регистрации изменений (ЛР) выполняют по форме 3.
Форма 3
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Лист регистрации изменений | |||||||||
Изм. | Номера листов (страниц) | Всего листов (страниц) в докум. | N докум. | Входящий N сопроводительного докум. и дата | Подп. | Дата | |||
измененных | замененных | новых | аннулированных | ||||||
Примечания:
1. ЛР выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 или по ГОСТ 2.004 с вертикальным или горизонтальным расположением листа.
2. Для текстовых документов, издаваемых типографским способом, форма ЛР может быть изменена в соответствии с требованиями оформления типографских изданий.
3. Размеры граф ЛР устанавливает разработчик документа.
4. Основная надпись ЛР для конструкторских документов по ГОСТ 2.104, для технологических документов - по ГОСТ 3.1103.
2. ЛР предусматривают в текстовых документах в соответствии с ГОСТ 2.105, включают в общее количество листов (страниц) документа и помещают последним листом документа.
Допускается предусматривать ЛР для других видов документов, предусмотренных ГОСТ 2.102 (для конструкторских документов) и ГОСТ 3.1102 (для технологических документов).
3. ЛР, как правило, предусматривают для эксплуатационных и ремонтных документов, изданных типографским способом.
Допускается для изделий, на которые составлена эксплуатационная и ремонтная документация и не предусматривается внесение в нее изменений в процессе эксплуатации и ремонта, ЛР не предусматривать.
4. Заполнение граф ЛР
4.1. Графы "Изм.", "N докум.", "Подп." и "Дата" заполняют аналогично графам таблицы изменений по ГОСТ 2.104 и графам блока внесения изменений по ГОСТ 3.1103.
4.2. В графах "Номера листов (страниц) измененных, замененных, новых, аннулированных" указывают номера листов (страниц) соответственно измененных, замененных, добавленных и аннулированных по данному ИИ.
При переиздании всего документа в графе "Номера листов (страниц) замененных" указывают "Все".
4.3. Графу "Всего листов (страниц) в докум." заполняют в случае заполнения граф "Номера листов (страниц) новых" и (или) "Номера листов (страниц) аннулированных", в остальных случаях графу прочеркивают.
4.4. Графу "Входящий N сопроводительного докум. и дата" заполняют при внесении изменений в эксплуатационные и ремонтные документы в соответствии с правилами, установленными ГОСТ 2.603. В остальных случаях графу прочеркивают или в ЛР не предусматривают.
5. При замене всех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в документ изменениям.
Информация об изменениях: