4.4.2.2. Документирование процедур, связанных с поступлением и перемещением ТМЦ должно осуществляться в соответствии с требованиями регламентов Заказчика.
4.4.3. В случае, если команда управления ИСП в разумные сроки не устранила выявленные координатором замечания, координатор направляет уведомление о рисках в адрес ЕИО Застройщика, а при длительном отсутствии реакции с его стороны – членам Совета директоров Застройщика, при высоком уровне риска – Бенефициару.
4.5. Контроль актуальности и состояния графика ИСП
4.5.1. Регулярно (ежемесячно) координатор контролирует соответствие плановых и фактических сроков выполнения работ по ИСП.
4.5.2. В целях такого контроля координатор проверяет отражение командой управления ИСП фактических данных по проекту в ИС (наличие факта исполнения проекта на графике в ИС).
4.5.3. В случае обнаружения отсутствия или некорректного отражения информации о факте выполнения работ на графике ИСП координатор оперативно информирует команду управления ИСП о необходимости корректировки графика ИСП в ИС.
4.5.4. При контроле планов ИСП координатор проводит анализ, прогнозирование и выработку рекомендаций по корректировке плана:
- анализ заключается в регулярном сравнении плановых показателей с отраженным фактом;
- прогнозирование заключается в экспертной оценке координатора выявленных отклонений, их влияния и последствий при реализации ИСП;
- выработка рекомендаций по требуемым воздействиям (мероприятиям) на ИСП, необходимых для снижения рисков и последствий от отклонений и (или) улучшения результата ИСП, предоставление их команде управления ИСП, Управляющему ИСП, ЕИО Застройщика и его представителям.
4.5.5. В случае выявления отклонений фактического от планового графика ИСП координатор незамедлительно информирует Управляющего ИСП, ЕИО Застройщика.
4.5.6. При выявлении отклонений фактического графика ИСП от планового ИСП, координатор может предложить варианты корректирующих мероприятий для нормализации фактического состояния ИСП, или, при невозможности принят меры по нормализации факта, - внести корректировки в директивный график ИСП. При внесении изменений в директивный график ИСП, координатор контролирует внесение правок в Договор, договор на предоставление доступа к ИС, а также в договор управления ИСП.
4.5.7. В случае, если команда управления ИСП в разумные сроки не устранила выявленные координатором замечания, координатор направляет уведомление о рисках в адрес ЕИО Застройщика, а при длительном отсутствии реакции с его стороны – членам Совета директоров Застройщика, при высоком уровне риска – Бенефициару.
4.6. Участие в селекторных совещаниях по ИСП
4.6.1. Координатор регулярно принимает участие в селекторных совещаниях, проводимых командой управления ИСП по реализации ИСП посредством видеоконференции в ИС.
4.6.2. При участии в таких совещаниях координатор фиксирует данные о фактическом состоянии ИСП, перечень выполненных работ, выполняемых работ, риски и проблемы, возникающие при реализации ИСП. Координатор анализирует полученную информацию, устанавливает причины возникновения рисков и отклонений, отмечает такие причины в ИС с целью исключения при реализации последующих ИСП.
4.6.3. Координатор может предлагать варианты корректирующих мероприятий опираясь на опыт реализации ИСП с аналогичными отклонениями.
4.6.4. В случае, если команда управления ИСП в разумные сроки не устранила выявленные координатором замечания, координатор направляет уведомление о рисках в адрес ЕИО Застройщика, а при длительном отсутствии реакции с его стороны – членам Совета директоров Застройщика, при высоком уровне риска – Бенефициару.
4.7. Проведение поверок на объекте
4.7.1. Регулярно (ежемесячно) координатор осуществляет выходы на объект с целью оценки фактического состояния ИСП, оценки соответствия факта данным, отражаемым в ИС, а также контроля исполнения требований стандартов Застройщика непосредственно на объекте.
4.7.2. Координатор фиксирует и предоставляет команде управления ИСП (посредством ИС и(или) на селекторных совещаниях) замечания, выявленные по результатам проверки на объекте, рекомендации по их устранению.
4.7.3. В случае, если команда управления ИСП в разумные сроки не устранила выявленные координатором замечания, координатор направляет уведомление о рисках в адрес ЕИО Застройщика, а при длительном отсутствии реакции с его стороны – членам Совета директоров Застройщика, при высоком уровне риска – Бенефициару.
4.8. Взаимодействие с командой управления ИСП
4.8.1. Координатор осуществляет непрерывное взаимодействие с командой управления ИСП по всем вопросам реализации ИСП.
4.8.2. Координатор участвует в согласовании ежемесячных отчетов участников команды управления ИСП, предоставляемых в соответствии с договором управления ИСП.
4.8.2.1. Отчет менеджера не может быть принят, если существуют не устраненные замечания по нарушению процесса управления ИСП.
4.8.3. При необходимости корректировки состава команды управления ИСП (или ее роспуска) в соответствии с СТО УП «Регламент по изменению состава команды ИСП в реализуемом инвестиционно-строительном проекте», координатор участвует в согласовании этих изменений.
4.8.4. В период реализации ИСП координатор консультирует команду управления ИСП по вопросам подключения и взаимодействия с ИС с учетом требований СТО УП «Регламент получения участником команды ИСП доступа к информационной системе».
4.9. Предоставление фактических данных реализации ИСП
4.9.1. По запросу Застройщика координатор предоставляет комплексную информацию по фактическому состоянию ИСП в соответствии с СТО УП «Требования к отчетности Офиса управления проектами», при этом:
- данные отраженные в отчетных формах ИС предоставляются без форматирования;
- данные представляются в виде ссылки на отчетную форму в ИС;
- данные, не отражаемые в отчетных формах ИС, предоставляются в свободной форме, позволяющей получить запрашиваемую информацию;
4.9.2. По запросу Застройщика координатор предоставляет информацию о причинах отклонения ИСП (сроков, стоимости) от базового плана:
- информация предоставляется в виде ссылок на обсуждения отклонений, объяснения отклонений участниками команды управления ИСП;
- при предоставлении информации об отклонениях координатор принимает за план, последнюю утвержденную редакцию базового плана ИСП (все ранее происходящие по ИСП мероприятия считаются всем известными и учтенными во время утверждения очередной редакции базового плана).
4.9.3. Координатор несет ответственность за достоверность предоставляемых им данных, координатор регулярно проверяет отчетные формы и показатели ИСП на достоверность.
5. Завершение ИСП, ввод объекта в эксплуатацию
5.1. Расчет показателей ИСП, подготовка пояснительной записки закрытия ИСП
5.1.1. В процессе завершения (закрытия) ИСП координатор готовит расчет показателей ИСП:
- проводит анализ соблюдения плановых сроков ИСП;
- проводит анализ соблюдения планового бюджета ИСП;
- выявляет иные отклонения, существенно сказавшиеся на результатах ИСП, проводит их анализ.
5.1.2. По результатам расчета показателей ИСП координатор подготавливает пояснительную записку ИСП. При этом координатор руководствуется положениями СТО УП «Регламент закрытия договора управления ИСП».
5.1.3. Данные, полученные по результатам расчета, оформленные в пояснительной записке ИСП координатор предоставляет участникам команды управления ИСП, ЕИО Застройщика.
5.1.4. В случае, если команда управления ИСП в разумные сроки не устранила выявленные координатором замечания, координатор направляет уведомление о рисках в адрес ЕИО Застройщика, а при длительном отсутствии реакции с его стороны – членам Совета директоров Застройщика, при высоком уровне риска – Бенефициару.
5.2. Участие в защите ИСП
5.2.1. Координатор принимает участие в комиссии при защите завершенного ИСП.
5.2.2. В ходе защиты завершенного ИСП участниками команды управления ИСП, координатор указывает свою резолюцию по защищаемому ИСП (согласовывает или отказывает в согласовании информации, подготовленной и предоставленной командой управления ИСП, в т.ч. указывает на недостающие данные).
5.2.3. В случае несогласия с данными по закрытию проекта, Координатор должен аргументировать свою позицию и может ссылаться на фактические данные/показатели ранее реализованных ИСП с аналогичными замечаниями.