272. Архивные справки, выписки и копии архивных документов выдаются по письменному запросу, в котором содержатся наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы, изложение существа запроса, фамилия, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дата и личная подпись.
273. Архивы исполняют письма и запросы социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства.
274. Заявления и запросы о судимости, мере наказания, лишении воинских и почетных званий по приговорам военных судов, а также о снятии судимости, восстановлении в воинских и почетных званиях, реабилитации, о высылке копий приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в архивах в установленном порядке.
275. Поступившие в архивы запросы воинских частей и организаций, государственных органов и общественных организаций, обращения граждан учитываются в журналах регистрации и учета исполнения запросов (обращений), рассматриваются должностными лицами и направляются на исполнение.
Контроль за ходом исполнения обращений граждан и нахождение копий ранее выданных архивных справок (при повторных обращениях) ведутся в журналах регистрации и учета исполнения запросов (обращений) и в электронной форме.
276. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников) и заверенных копий, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.
Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
277. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архива с обозначением названия документа: "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки ("так в документе"). Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.
После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в тексте справки после изложения каждого факта или события.
К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.
278. Архивные копии изготавливаются архивами путем дословного воспроизведения всего текста документа, а архивные выписки - путем воспроизведения части текста документа.
При изготовлении архивной копии или архивной выписки следует точно воспроизводить текст документа, не допуская исправлений орфографических и синтаксических ошибок, а также замены отдельных букв или слов. При наличии в документе указанных ошибок делается оговорка, что копия или выписка воспроизведены с полным соблюдением текста оригинала.
О снятии копий (выписок) с документов производится соответствующая запись в листах использования документов.
Архивные копии и выписки из документов высылаются при сопроводительных письмах.
279. Подготовленные архивные справки (выписки, копии) исполнителями сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются:
в окружных и флотских архивах - начальниками архивов; в центральных архивах и АВМД - начальниками отделов (архивохранилищ) и отделений.
Архивные справки (выписки, копии) заверяются печатью архива.
280. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке архива, но без надписи "Архивная справка". В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.
Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения.
При пересылке запросов или заявлений граждан в другие архивы (организации) заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.
Глава X. Контроль за состоянием и работой архивов. Передача документов в государственные архивы
281. Штабы и управления всех степеней обязаны систематически проверять состояние и работу подчиненных архивов, а также порядок учета, хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях и организациях.
Управление делами совместно с ЦА МО и ЦВМА проверяет состояние и работу окружных и флотских архивов не реже одного раза в 5 лет.
282. Проверка архивов может быть полной, охватывающей весь комплекс задач, решаемых архивами, или по отдельным видам их работы. Результаты проверки отражаются в акте, составляемом в произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по распоряжению которого проводилась проверка. В необходимых случаях по итогам проверки может издаваться приказ.
283. Представители Федерального архивного агентства допускаются к проверке состояния и использования документов в центральных архивах по согласованию с Аппаратом Министра обороны Российской Федерации и при наличии специальных удостоверений. На тех же основаниях Федеральным архивным агентством могут привлекаться к проверкам и представители федеральных государственных архивов.
284. Начальники центральных архивов и АВМД один раз в 3 года к 1 декабря отчетного года представляют в Управление делами паспорта своих архивов (форма N 26). Указанные паспорта начальник Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместитель начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации к 30 декабря отчетного года представляет в Федеральное архивное агентство.
285. Начальники архивов военных округов, группы войск, флотов и флотилий ежегодно к 30 декабря представляют в ЦА МО и ЦВМА доклады о состоянии архивов и проделанной работе за истекший год.
Начальники центральных архивов, АВМД и других архивов доклады о состоянии своих архивов и проделанной работе за истекший год представляют в Управление делами ежегодно к 1 февраля. При этом начальники ЦА МО и ЦВМА докладывают также о работе и состоянии окружных и флотских архивов.
286. Доклады составляются в произвольной форме, но с обязательным освещением следующих вопросов:
а) состояние архива (оборудование, пригодность помещений для хранения документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков, площадь и кубатура архивохранилищ, общая емкость архивохранилищ и наличие свободных площадей для приема архивных дел);
б) движение дел за год (наличие архивных дел на 1 января отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от войск, передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками хранения, наличие дел на 1 января наступившего года, из них: постоянного и временного сроков хранения, количество архивных дел, подлежащих передаче в центральные архивы, крайние даты дел, количество фондов);
в) состояние справочной работы (количество поступивших и исполненных писем и запросов, сроки исполнения и характер даваемых ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного аппарата);
г) проведенная работа по проверке хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях (организациях);
д) устранение недостатков, отмеченных в актах проверки архива;
е) штатная численность и укомплектованность архива личным составом;
ж) предложения по улучшению работы архива.
287. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на хранении в архивах Вооруженных Сил, по истечении 75-летнего срока хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы*(19). Сроки и порядок передачи документов согласовываются с Федеральным архивным агентством.
288. Передача документов в государственные архивы производится по акту. Акт о сдаче документов в государственные архивы (форма N 39) составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается архиву-приемщику, а второй остается у архива-сдатчика.
Глава XI. Организация работы архивов
А. Общие положения
289. Работа архивов Вооруженных Сил организуется в соответствии с положениями об архивах.
Положения об архивах утверждаются:
Положение о Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации - приказом Министра обороны Российской Федерации;
Положение о Центральном военно-морском архиве - начальником Главного штаба Военно-Морского Флота;
Положение о Центральном архиве Ракетных и Космических войск - начальником штаба РВСН и начальником штаба Космических войск;
положения об окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся эти архивы.
290. Положения о структурных подразделениях центральных архивов (отделах, архивохранилищах, отделениях) разрабатываются на основании положений о центральных архивах и утверждаются начальниками архивов.