Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.
240. Обеспечение центральных архивов необходимым для микрофильмирования и снятия электрографических копий документов оборудованием и материалами возлагается на соответствующие органы военного управления на основании заявок из центральных архивов, поданных в установленном порядке.
241. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.
Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива.
242. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года.
Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях не реже одного раза в 10 лет.
Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.
Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.
Д. Обеспечение физико-химической сохранности документов
243. Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, являющиеся структурными подразделениями центральных архивов.
244. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть подвергнуты документы (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.
245. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.
Учет дел, передаваемых в лаборатории, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и название фонда, номер описи, номер дела по описи, количество листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя фонда в приеме дела.
Е. Обеспечение сохранности документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств
246. В целях настоящего Наставления под чрезвычайными обстоятельствами в деятельности архивов понимаются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями настоящего Наставления и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности документов архива.
К чрезвычайным обстоятельствам относятся:
введение в государстве (регионе, городе) чрезвычайного положения;
пожар или стихийные бедствия, повлиявшие на деятельность архива;
исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;
аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;
другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности.
Архив разрабатывает и при необходимости пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в случае возникновения чрезвычайных обстоятельств. Планом мероприятий по эвакуации и укрытию документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств должны быть предусмотрены:
порядок и место эвакуации и укрытия документов;
перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2 и 3 очереди;
список работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
План мероприятий по эвакуации и укрытию документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден начальником, в подчинении которого находится архив. С указанным планом должны быть ознакомлены все сотрудники архива под расписку.
При возникновении чрезвычайных обстоятельств начальник архива немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) сообщает об этом руководству вышестоящего органа военного управления и по согласованию с ним принимает решение о работе в условиях чрезвычайных обстоятельств, которое оформляется приказом начальника архива, принимает меры по ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств и информирует о них вышестоящий орган военного управления.
Глава IX. Использование документов в архивах
А. Общие положения
247. Документы, хранящиеся в архивах, используются в военных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
248. Архивы в установленном порядке выполняют запросы воинских частей и организаций, государственных органов и общественных организаций по актуальным военным проблемам, а гражданам Российской Федерации и иностранных государств по их запросам выдают архивные справки, архивные выписки и заверенные копии архивных документов, содержащих информацию социально-правового характера, предоставляют документы или их копии для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, готовят документы для опубликования в печати.
249. Командиры воинских частей (начальники организаций), руководители организаций и предприятий других федеральных органов исполнительной власти, а также исследователи, использующие документы архивов Вооруженных Сил, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за нарушение порядка использования документов и содержащейся в них информации.
250. Воинские части, организации и граждане при использовании документов архивов Вооруженных Сил обязаны делать ссылки на место хранения документов.
251. Центральным архивам разрешается выполнение платных работ и услуг юридическим и физическим лицам без ущерба для реализации основных задач и функций.
Договоры на выполнение платных услуг заключаются в соответствии с правилами и нормами, определенными законодательством Российской Федерации.
Планирование, учет и использование средств, получаемых от приносящей доходы деятельности, осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Поступившие средства отражаются на лицевых счетах центральных архивов, открытых в органах федерального казначейства, и используются в соответствии с законом о федеральном бюджете на соответствующий год.
Центральные архивы обязаны контролировать полноту и своевременность поступления доходов на лицевые счета, возмещать фактические затраты по сметам Министерства обороны, начислять и перечислять по принадлежности в установленные сроки налоги и иные обязательные платежи, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
252. Бесплатно осуществляется:
подготовка архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов на социально-правовые обращения граждан о подтверждении прохождения военной службы, пребывании в действующей армии, присвоении званий, награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы родственников, подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, получении образования, о снятии судимости и по другим социально-правовым вопросам;
обслуживание в читальном зале архива, за исключением обслуживания по личному заявлению исследователя или договору, в котором оговорены особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала, и др.);
предоставление документов во временное пользование воинским частям и организациям (фондообразователям или их правопреемникам);
предоставление информации о документах и копий документов органам государственной власти, судебным и прокурорским органам, а также воинским частям и организациям, находящимся на сметно-бюджетном финансировании.
253. Предметно-тематические запросы, связанные с поиском и изучением большого количества архивных документов, архивами не исполняются.
Для исследования документов и получения необходимых сведений заинтересованные воинские части и организации, государственные органы и общественные организации направляют в архивы своих представителей. Доступ этих лиц к архивным документам осуществляется в установленном в Министерстве обороны порядке.
254. Публикация и экспонирование документов, хранящихся в архивах Вооруженных Сил, производятся в установленном в Министерстве обороны порядке.
Б. Работа пользователей с архивными документами. Копирование архивных документов
255. Работа пользователей с архивными документами производится только в читальных залах или специально отведенных для этих целей комнатах архивов.